Questor Empresarial – Armazenamento de XML

Com a entrada da NFe, NFSe e CTe o documento fiscal em papel (modelo 1 ou 1-A) perdeu a importância de ser armazenado como anteriormente. Para atender as necessidades de seus usuários perante as novas exigências, o Questor Empresarial criou uma ferramenta de armazenamento de arquivos eletrônicos, onde os mesmos são automaticamente “arquivados” em um “Data Center”, os arquivos ficam disponíveis online para download do cliente Questor Empresarial, também existe a possibilidade das empresas disponibilizarem a seus clientes o download dos XML’s.

Abaixo algumas perguntas e respostas quanto ao uso da NFe e armazenamento do arquivo XML.

* As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

* Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?

Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.

* A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?

A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.
A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.

Para mais informações sobre o armazenamento do arquivo XML, entre em contato com o setor comercial da Questor Empresarial.

Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/