Seu escritório pode render mais! Saiba como aumentar a produtividade!

Como aumentar a produtividade

Um assunto bastante discutido e que nunca será esgotado é: Como aumentar a produtividade? Em tempos repletos de antigas e novas metodologias, compilamos algumas dicas que irão tornar suas rotinas mais eficazes.

Invista nas pessoas

É através dos colaboradores que o processo de produção se inicia e através deles que é concluído; esses profissionais precisam de constante capacitação, mesmo profissionais já reconhecidos no mercado necessitam de atualizações periódicas, segundo o IBPT o Brasil edita 1,88 normas tributárias por hora em um dia útil e manter-se atualizado é uma rotina diária. Ao investir em capital humano, você pode moldar o quadro de pessoal de acordo com a necessidade do escritório. O nível dos seus colaboradores reflete ativamente na qualidade do serviço prestado e na manutenção de sua carteira de clientes.

Se possível, escolha um nicho

Que tal se tornar especialista em um nicho específico? Assim como em outras áreas, a contabilidade se abre em um leque enorme de opções, que aqui chamamos de oportunidades. Você pode selecionar um nicho específico e se tornar referência naquele segmento; dando a seus funcionários uma delimitação de raio de ação, você fará investimentos em capacitação mais focados, aumentando o rendimento e valor agregado do seu time.

Comunique-se sempre

Existem no mercado muitos escritórios oferecendo o mesmo serviço que o seu, certo? Mostre ao seu cliente que sua empresa se distingue das outras, seja pelo atendimento rápido ou atenção aos e-mails. crie e mantenha um canal de comunicação, não é apenas na prospecção e venda que devemos ter cuidado com o cliente, o pós-venda é essencial!

Invista na comunicação interna, escute seus colaboradores e reconheça as ações individuais, todos podem contribuir e oferecer sugestões de como aumentar a produtividade.

Aposte na Tecnologia

Assistimos nos escritórios contábeis o aumento das pilhas de papéis, ficheiros e arquivos; são pilhas de documentos do cliente X e Y, não raro alguma folha é extraviada antes da digitação, colocando em atraso todo o processo. Um processo de automação bem configurado pode aumentar em até 20% a produtividade do seu escritório, aquele funcionário que passaria horas digitando documentos poderá ser alocado em outras atividades, tornando a rotina mais eficiente.

Vejamos resumidamente como é o processo hoje:

  • O funcionário recebe a imagem por e-mail ou o documento por malote,
  • Realiza o lançamento contábil em vários locais diferentes e a efetiva baixa,
  • O funcionário arquiva o documento,

Por meio de uma solução tecnológica esse processo pode ser reduzido, o Analista Contábil Digital da Questor Sistemas lê e interpreta imagens de documentos, permitindo a execução de várias ações com os resultados encontrados, os documentos são automaticamente direcionados para pastas especificas e realizados os respectivos lançamentos. É uma tarefa rotineira que deve ser automatizada e vai trazer muitos benefícios, como aumentar a produtividade do seu negócio.  Veja no vídeo abaixo como funciona:

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