Escritório de contabilidade pode trabalhar em casa

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Escritório de Contabilidade, até pouco tempo atrás, funcionava em uma sala de casa, ou puxadinho no canto. Ainda existem muitos escritórios assim espalhados pelo Brasil, mas geralmente estão começando ou, por opção, não querem se tornar grandes escritórios.

Porém, o conceito de escritório de contabilidade para trabalhar em casa que vamos abordar hoje é um pouco diferente. Em meio a crise que estamos enfrentando com o Coronavírus, trabalhar em Home Office pode ser uma opção importante e bem justificada. Então, você sabe como pode fazer a sua organização contábil funcionar com trabalho remoto?

Trabalhar distante do escritório é um desafio para uma organização contábil, principalmente quando a empresa é um pouco mais enxuta, com menos colaboradores e poucos clientes. Falta gente para organizar o setor de informática, que geralmente é terceirizado, e apenas contratado por hora trabalhada quando ocorre um problema na tecnologia do local.

A questão aqui, é que trabalhar em Home Office num escritório de contabilidade é totalmente possível e fácil de implementar. Basta ter algumas orientações que tudo funciona direitinho e à distância. E geralmente esse é um caminho sem volta, pois além de oportunizar um custo operacional menor, também garante mais qualidade de vida para seus colaboradores.

E falando em colaborador, para trabalhar remotamente é necessário realizar alguns controles importantes em relação às tarefas dos seus funcionários, e permitir dar sequência nas atividades que já funcionam naturalmente no trabalho local.

São vários problemas, e poucas oportunidades? Talvez pra maioria sim, mas se você olhar com atenção, verá que as oportunidades se sobressaem em relação aos problemas. Mas, e aí, como fazer isso acontecer então?

Conectar ao servidor a distância

Uma das formas mais simples e funcional é você instalar programas na máquina do servidor local que permitem uma comunicação simples. Exemplos bem conhecidos no mercado são o “AnyDesk” e o “TeamViwer”.

Ambos vão conectar através de um ID e senha, que ele mesmo vai gerar. Deixar ele ligado e ativo, permitindo conexão, é o suficiente pra você ter acesso remoto no computador local. Depois, com o ID e a senha e o programa instalado em qualquer máquina, você consegue acessar tudo o que precisa naquele computador.

Outra forma é através de mecanismos mais seguros e profissionais e que vai permitir você a ter acesso total do seu servidor. A grande diferença é que você vai acessar como se a sua máquina fosse o servidor. A conexão remota pode ocorrer através de ferramentas do próprio Windows, ou terceira.

Nesse caso, realizar a configuração via terminal service exige um pouco mais de conhecimento na área de tecnologia de informação, recomendamos ter a assistência de algum profissional de informática para realizar a tarefa.

A terceira, e que talvez agrade alguns profissionais de contabilidade mais exigentes, é ter todo o sistema em nuvem. Isso pode acontecer através da contratação de uma hospedagem em nuvem. Elas tendem a ser mais seguras que servidores locais e permitem o acesso apenas com internet. Esse formato terá um custo mensal de manutenção, porém, você nunca estará offline enquanto tiver internet disponível.

Gerenciar o escritório de contabilidade a distância

Resolvido o problema do acesso, e definido quem serão as pessoas que irão usar o sistema remotamente, agora a questão é entender quais são as atividades que devem ser executadas, ou ainda, se as tarefas dos seus colaboradores estão em andamento. Para isso, será necessário um sistema para monitorar todas as atividades individualmente.

Imagine você, gerindo a sua empresa de contabilidade de casa e ainda acompanhando o desempenho individual de cada colaborador. Ou ainda mais, saber exatamente qual é a solicitação de cada cliente e como anda a execução da tarefa. Isso é ter uma rotina de trabalho eficiente e controlada, podendo dar informações para argumentar sobre as demandas e execução dos trabalhos.

O que nos trás a um próximo passo, a comunicação com o cliente final. Além da maioria dos comunicadores instantâneos disponíveis gratuitamente, que são poucos produtivos e muito inseguros, qual outro meio de comunicação você costuma utilizar? Sem ramais e sem telefones corporativos, o ideal é um aplicativo que possa rastrear o envio de arquivos e registrar a comunicação entre o escritório contábil e a empresa cliente.

E neste cenário, o Tareffa é uma ferramenta 100% web e que pode ser instalada no celular, facilitando assim ao gestor contábil enxergar o dashboard de atividade dos colaboradores e estreitar a relação com os seus clientes.

Outra função muito interessante que a Questor oferece para gerenciar o seu escritório de contabilidade é a emissão automática de guias estaduais, federais e municipais. Isso, além de poupar tempo do seu colaborador, permite que ele tenha uma função mais analítica, monitorando se os envios ocorreram corretamente e validando as informações das guias.

Essas guias emitidas são enviadas automaticamente para o seu cliente com protocolos de rastreabilidade, evitando multas por atrasos ou esquecimentos. É a inteligência artificial trabalhando pelo seu escritório, garantindo interação e comunicação com o seu cliente e ainda monitoramento de toda a saúde do seu negócio.

Para saber mais sobre automatizar e robotizar as rotinas do seu escritório, dá uma olhada no Quiu, o robô da Questor que trabalha por você. Integrado com o Gestão Contábil e com o Zen.