Antes de 2021, a Receita Federal Brasileira implementou uma mudança importante no recolhimento da DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). Na época, era necessário acessar o portal de serviços do Governo manualmente e emitir uma guia individual para cada tributo, um procedimento feito totalmente de forma manual, o que o tornava, muitas vezes, complexo.
Mas, como já anunciamos no passado, esse processo passou por uma melhoria. Agora, o contador ou contribuinte podem emitir múltiplos códigos de arrecadação em uma única guia. Ou seja, todo o processo é feito apenas uma vez, reduzindo o volume de documentos a serem gerados.
Essa notícia, portanto, vem ao encontro da novidade que traremos hoje para simplificar e otimizar a rotina de quem utiliza Questor. Confira abaixo!
Como funciona a novidade da DARF no Questor?
O processo começa logo após a guia de imposto ser emitida. Você precisará apenas organizar para que a DARF esteja disponível na pasta monitorada pelo Quiu, nosso robô responsável pelas automatizações e agendamentos no sistema.
A partir daí, o Quiu entra em ação. Ele analisa a guia, identifica todas as informações sobre os impostos e organiza esses dados de forma inteligente.
Mas, não para por aí. Depois, essas informações são enviadas ao Questor Zen e, assim, diretamente para o cliente da contabilidade, tanto no portal online do escritório, quanto por e-mail, com possibilidade de entregar no WhatsApp, tudo sem a necessidade de intervenção manual.
Uma vez que todas essas informações são processadas, existe uma etapa adicional realizada pelo Tareffa, ferramenta de gestão de demandas integrada ao Questor. O sistema não só reconhece quais tarefas estão relacionadas a esses impostos, mas também as marca automaticamente como concluídas na lista de pendências do contador. Isso elimina a necessidade de atualizar manualmente o status das tarefas.
Sendo assim, a novidade traz mais eficiência na gestão de DARF, reduzindo o esforço manual e otimizando essa tarefa no sistema.
Conheça mais sobre o Tareffa e suas funcionalidades:
Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nosso Suporte especializado. Se você tem interesse em saber mais sobre o sistema contábil da Questor, fale conosco e agende uma demonstração.
Se você é contador ou trabalha com contabilidade sabe que a rotina em um escritório é cheia de tarefas e obrigações.
A chegada no escritório em uma típica segunda-feira pode significar o início de uma semana conturbada: e-mails não lidos, prazos apertados, cobrança de clientes, burocracia para cumprir, reuniões marcadas para participar…Ufa! É cuidar para não surtar mesmo, não é, contador?
Acontece que se você não conseguir cumprir com todas essas tarefas, elas vão acumulando e se tornando uma grande bola de neve. Isso é uma realidade para você?
Mas calma, algumas estratégias podem ajudar o contador a se organizar e lidar melhor com essas tarefas inevitáveis. Uma delas é o Checklist, uma ferramenta muito simples, mas eficaz.
Neste texto, vamos explicar como você pode utilizar o Checklist para otimizar sua rotina e evitar perda de prazos, ao mesmo tempo que pode tornar seu trabalho menos conturbado.
Então, o que é um Checklist?
O checklist, ou lista de verificação, é uma ferramenta que pode ser utilizada para garantir a conclusão de tarefas ou projetos, complexos ou não.
O propósito principal do checklist é guiar a execução de etapas ou procedimentos, proporcionando uma abordagem sistemática para garantir que nada seja esquecido ou negligenciado.
Além disso, também é um meio de monitorar o progresso em um projeto, fornecendo visibilidade sobre o que foi concluído e o que ainda precisa ser feito.
Seja nas tarefas domésticas, nos estudos ou no trabalho, o checklist de tarefas é uma boa solução para evitar que você esqueça de cumprir atividades importantes do seu dia a dia.
Ele pode ser feito de diversas maneiras, de forma mais simples utilizando um bloquinho de notas e caneta ou com ferramentas mais completas, em aplicativos e plataformas especializadas.
4 benefícios do Checklist de tarefas na contabilidade
Como explicamos acima, o Checklist é uma ferramenta muito fácil de utilizar, basta você começar a aplicar na sua rotina como um hábito. Quer mais motivos para fazer dos Checklists parte do seu dia a dia profissional? Continue a leitura!
Reforçamos: fazer um checklist não é só mais uma tarefa para incluir no seu dia, pelo contrário, ele pode ser o ponto de partida para facilitar todas as outras.
Redução de erros e perda de prazos: O checklist funciona como um guia das tarefas que precisam ser cumpridas e seus prazos, desse modo reduzindo as chances de erros e atrasos, especialmente em situações de pressão ou projetos complexos.
Além disso, fornece uma visão clara do progresso, facilitando a identificação de problemas e agilizando decisões.
Padronização de processos: A consistência nas etapas, promovida pelo checklist, assegura que todas as tarefas sejam executadas da mesma maneira, independentemente de quem as realiza. Por exemplo, na abertura de empresas, onde as etapas são geralmente as mesmas para todas as empresas.
Comunicação facilitada: A transparência do checklist mantém todos os membros da equipe cientes das etapas, ou seja, evitando mal-entendidos e melhorando a eficiência.
Aumento da eficiência e produtividade: Ao seguir um checklist detalhado, as tarefas são realizadas de maneira mais rápida e eficiente, assim permitindo uma alocação mais inteligente de recursos.
A clareza proporcionada pelo checklist permite que a equipe trabalhe de maneira mais tranquila e focada, reduzindo erros e retrabalhos.
Do mesmo modo, permite que os profissionais organizem suas atividades do dia de maneira mais eficaz, aumentando a autonomia e a eficiência.
Quais tarefas contábeis podem contar com um Checklist?
O checklist pode ser aplicado em diversas situações práticas na contabilidade, podemos citar algumas:
Abertura de uma empresa
Detalhamento das etapas da folha de pagamento
Fechamento mensal
Acompanhar e conduzir o onboarning do cliente
Planejar a entrega de obrigações
Detalhar processos do escritório
Enfim, em termos de produtividade, qualquer tarefa, por mais extensa que seja, pode ser otimizada com um checklist.
Mas como fazer um checklist?
Como falamos, não existe segredo. Anote todas as tarefas relacionadas àquele objetivo específico: seja um projeto complexo, como as etapas para abertura de uma empresa ou um rotineiro, como fazer uma lista de materiais de papelaria que estão faltando no seu escritório.
Você pode separar da forma que desejar também, como ordem de prioridade, por exemplo. Em resumo, é possível fazer checklists de qualquer tarefa e de diversas formas.
Em um escritório de contabilidade, para manter a organização e a padronização dos processos, existem no mercado diversas ferramentas de gestão de tarefas, que contam com variados recursos para otimizar a realização das atividades e evitar esquecimentos no cumprimento de obrigações.
Quer conhecer uma ferramenta que oferece a possibilidade de criar checklists, gerir suas tarefas gf rolex datejust unisex 116244 36mm silver tone automatic de forma centralizada e integrada ao seu sistema contábil? Vamos te apresentar!
Conte com uma ferramenta para gestão de tarefas contábeis
Fazer uso de plataforma de gestão de tarefas contábeis pode trazer muitos benefícios para um escritório de contabilidade, permitindo, assim, que o contador e toda a equipe atuem com mais eficiência, produtividade e organização.
Conheça o Tareffa, software especializado para escritórios contábeis que permite planejar, gerenciar e rastrear todas as tarefas da sua equipe!
Evolua na sua gestão de tarefas com uma plataforma especialista
O Tareffa, em sua última versão, 4.0, é uma plataforma projetada para otimizar a gestão de tarefas em escritórios contábeis.
A plataforma incorpora a metodologia Kanban para a gestão de projetos, uma abordagem visual que permite aos usuários rastrear o progresso das atividades. Bem como, oferece a baixa automática de tarefas, visando reduzir o tempo gasto em atividades rotineiras.
Sua integração com as soluções da Questor, ainda permite uma conexão nativa que visa diminuir a duplicidade de esforços em tarefas como configurações e cadastros. Essa integração é projetada para ser uma aliada na agilização do onboarding de clientes e na alteração de regimes tributários.
O aspecto colaborativo do software é reforçado pelo recurso de controle de processos, que possibilita o gerenciamento de uma variedade de procedimentos, desde societários até comerciais.
Esse controle não se limita ao escritório contábil; ele pode ser estendido aos clientes, que podem acompanhar as diversas etapas dos processos, dessa forma garantindo uma maior transparência e fortalecendo a comunicação entre as partes.
E claro, não poderíamos deixar de citar que a ferramenta também permite realizar checklists, que apoiam os colaboradores na execução de rotinas do escritório. Ao criar listas de tarefas, os usuários podem marcar cada item concluído, certificando-se de que todas as etapas necessárias foram realizadas.
Além disso, o Tareffa ainda promove uma integração com o aplicativo de mensagens WhatsApp, assim facilitando a comunicação com o cliente.
Também oferece:
Dashboards com indicadores em tempo real
Controle de todas as obrigações acessórias
Agenda do contador
Gerenciamento de processos (Ex.: societário, etc.)
Gestão da comunicação com o cliente
Automação no envio dos documentos aos clientes
Em resumo, com o Tareffa você tem diversas possibilidades para gerir suas tarefas da melhor forma, para além do próprio Checklist, com objetivo de organizar e otimizar suas tarefas contábeis.
Agora que você entendeu que pode implementar o checklist como parte da sua rotina no escritório, é só começar! É simples, rápido e realmente efetivo.
Agora, pegue o bloco de notas ou abra um documento em branco e mão na massa!
Mas, se precisar de uma ferramenta mais robusta, completa e que conta com diversos recursos de gestão de tarefas, além do checklist, conte com o Tareffa.
Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para você. Compartilhe com seus colegas!
Agora, os usuários do módulo de Folha de Pagamento têm à disposição uma funcionalidade para uma problemática recorrente: a necessidade de gerar e registrar manualmente os serviços relacionados a Admissão, Rescisão Contratual e Férias no Tareffa.Isso porque essas tarefas são mais pontuais e, por isso, para incluí-las às rotinas do Tareffa, antes era preciso realizar o processo manualmente. Agora, com a novidade, você pode contar com a geração e baixa automática também nesses procedimentos menos frequentes.
Quando uma especificação é inserida no módulo de Folha de Pagamento, ela será automaticamente incluída no Tareffa, juntamente com todas as suas etapas. Da mesma forma, o processo de baixa também é realizado de maneira automática. As ações executadas no módulo refletem diretamente no Tareffa. Confira como cada uma das novas rotinas funciona:
Admissão: para empresas que já possuem sincronização com o Questor Zen, o serviço correspondente no Tareffa será gerado ao inserir um registro de admissão na Área de Trabalho de Contratos. O vencimento do serviço ocorre na data de admissão do empregado, e a baixa automática é realizada com a publicação do relatório “Contrato de Experiência Gráfico” do empregado no e-Doc.
Férias: a criação desse serviço acontece após a inclusão de um registro de férias normais na Área de Trabalho de Férias ou pelo cadastro de programação de férias. O vencimento do serviço ocorre na data de pagamento do recibo de férias, e a baixa automática é realizada com a publicação do Recibo de Férias Gráfico no e-Doc.
Rescisão: o serviço é gerado por meio da inclusão de uma rescisão contratual na Área de Trabalho de Rescisões ou pelo cadastro de aviso prévio. O vencimento do serviço ocorre a partir da data de pagamento da rescisão, e a baixa é feita automaticamente no Tareffa após a publicação do “Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho” no e-Doc.
Essa é mais uma solução que busca facilitar o serviço de empresas e contabilidades que contam com o módulo de Folha de Pagamento, agilizando a execução da folha, evitando esquecimentos e melhorando o acompanhamento de todas as etapas do processo.
Se você se interessou por essa funcionalidade ou ainda tem alguma dúvida, entre em contato com nosso time de especialistas.
Sofrendo com multas e atrasos? Saiba como organizar o seu escritório contábil para evitar problemas
Com a tecnologia, esse processo pode, inclusive, ser automatizado. Continue lendo para conferir dicas sobre como organizar o escritório!
Entregas fiscais, balancetes, Folha de Pagamento, relatórios para os clientes e muito mais. A rotina de um escritório contábil é complexa, repleta de obrigações com periodicidade mensal ou anual. Um dos principais desafios do gestor contábil é manter o fluxo de demandas alinhado, multas por desatenção ou dificuldades nas entregas. Organizar o escritório contábil é uma prioridade que deve ser seguida à risca pelos profissionais.
Reduzir custos, dificuldades e melhorar as entregas para os clientes estão nas metas de todas as empresas contábeis, não é? No entanto, esse processo de expansão e crescimento no mercado, em alguns casos, representa um risco para o escritório. Com mais empresas na cartela de clientes, a demanda cresce ainda mais. E para evitar complicações e perdas de contratos, cabe ao gestor estudar sobre organização de processos para garantir o aumento sustentável do escritório.
Quer superar esses desafios e garantir a organização e o crescimento sustentável da sua operação? Então, preparamos um conteúdo recheado de dicas para que você consiga organizar o escritório contábil e entregue todas as obrigações sem riscos de multas.
Por que organizar o escritório contábil?
Entregar mais em menos prazo é uma meta para empresas de todos os segmentos, e gera novas oportunidades, como aumento de lucros ou serviços. Na contabilidade, o processo não difere dos demais setores — e essa realidade já se tornou possível através da automatização. A tecnologia já permite a entrega de rotinas totalmente automatizadas, cabendo aos contadores a missão de configurá-las e garantir que o processo flua sem erros.
As rotinas automatizadas e a simplificação não reduziram a importância do papel do profissional contábil — muito pelo contrário, ele ganhou novas possibilidades de atuação e uma participação essencial para o crescimento dos negócios. Sem as demandas burocráticas e repetitivas, ele pode ser mais analítico, para que além de contribuir com o compliance fiscal, também auxilie a alavancar o negócio de seus clientes através de percepções financeiras e administrativas.
Com o fluxo das obrigações funcionando perfeitamente, o escritório pode aumentar os serviços ofertados e o ticket médio pago pelos clientes. Com a tendência do Business Process Outsourcing (BPO, que em uma tradução literal, significa terceirização de processos e negócios), muitas contabilidades têm apostado nesses processos tecnológicos para atender cada vez mais e melhor as rotinas das empresas.
Benefícios de organizar o seu escritório contábil
Melhor gestão da equipe: com o time mais organizado, é possível identificar e eliminar gargalos na produção. Assim, além de entregas qualificadas e livres de erros, os escritórios ganham otimização de processos e conseguem entregar mais em menos tempo.
Ganho de produtividade: a comunicação com os clientes ou a própria organização de tarefas são rotinas que tomam tempo dos contadores. Com uma operação ordenada, o profissional elimina o tempo gasto com burocracias e consegue ser mais analítico e produtivo.
Aumento na satisfação dos clientes: perda de prazos e recebimento de multas são prejuízos que, no decorrer do tempo, podem representar insatisfação e até encerramento de contratos. No entanto, uma contabilidade organizada que cumpre as entregas em dia aumenta a satisfação dos clientes.
Crescimento da operação: todos os benefícios acima atingem um resultado: o crescimento sustentável do escritório contábil, sem grandes necessidades de investimentos;
Lucratividade: Ao aumentar a produtividade e a satisfação dos clientes, o escritório também passa a faturar mais, podendo ofertar novos produtos ou ampliar a carteira de clientes.
Como organizar o escritório contábil?
1. Mapeie todas as rotinas
O dia-a-dia contábil é baseado em prazos e entregas. Por isso, o primeiro passo para andar com a organização do escritório é mapear todas as obrigações. Uma dica é classificar cada uma delas por complexidade. Existem muitas metodologias para auxiliar essa categorização, mas uma das mais conhecidas é a Matriz de Eisenhower. Ela separa as tarefas por:
Importante e urgente: que deve ser feita imediatamente;
Importante, mas não urgente: tarefas que devem ser feitas a médio ou longo prazo;
Urgente, mas não importante: se encaixa bem para agendar reuniões, enviar e-mails, entrar em contato para tirar uma dúvida;
Não urgente e não importante: tarefas que podem esperar.
2. Categorize seus clientes
Atende empresas de todos os regimes tributários, portes e complexidades de operação? Então, considere caracterizá-las por cada um desses detalhes. Assim, ao invés de cumprir as entregas empresa por empresa, você pode otimizar esse acompanhamento.
3. Esteja sempre em dia com as mudanças
Mudanças de prazos ou de legislação fazem parte da rotina contábil. Por isso, é importantíssimo que o contador esteja ciente dessas alterações e se dedique para não perder nenhuma atualização.
4. Conte com a tecnologia
Hoje, os sistemas contábeis são grandes aliados para que a rotina siga com conformidade. Seja para automatizar tarefas repetitivas, ou para o controle de demandas, a tecnologia já é uma necessidade para os escritórios.
Portanto, para não ficar atrás no mercado, conheça e integre na sua rotina as últimas tendências em software contábil. Abaixo, você vê duas soluções que não podem faltar para organizar o escritório:
Questor Cloud – uma plataforma contábil completa que atende todos os regimes tributários e a folha de pagamento
Já pensou em contar com uma solução que centralize, em um só lugar, todas as entregas contábeis do seu escritório? Isso virou realidade com o Questor Cloud. De forma unificada e sem a necessidade de adquirir pacotes adicionais, você trabalha com todos os regimes tributários e folha de pagamento. O Questor Cloud é 100% web, ou seja, elimina a preocupação com infraestrutura, atualizações de versão e backup de dados.
Concentramos em um único lugar ferramentas que auxiliam o dia a dia do contador:
Monitoramento e captura de NFe, CTe e NFSe;
Cálculo automatizado do Simples Nacional;
Cálculo automatizado de pró-labore e folha de pagamento;
Cálculo da DCTF a partir da consulta ao portal do eCAC;
Geração da DCTFWeb automatica;
Portal de autoatendimento do Cliente para emissão de documento e simulações;
Gestão de CNDs, caixa postal do eCAC e Situação Fiscal do eCAC;
Controle e baixa automática das obrigações do escritório
Tareffa – a solução definitiva para organizar o escritório contábil
Evitar atrasos e multas, e, além disso, acompanhar com detalhes todas as obrigações em aberto ou com data próxima, é uma prioridade para você? Então, você precisa conhecer o Tareffa.
Essa solução foi desenvolvida para facilitar a rotina dos gestores contábeis que precisam acompanhar diariamente o andamento do trabalho de seus times. Através de dashboards, é possível identificar com praticidade qualquer falha ou gargalo produtivo, e assim, garantir a eficiência do escritório.
O Tareffa ainda conta com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, um validador de serviços e empresas, um aplicativo exclusivo para a comunicação com os clientes e integração com WhatsApp. Ainda, para os usuários da Questor, a integração entre os sistemas é automática — inclusive no Questor Cloud, em que o gestor não precisa nem mudar de aba para acessar o Tareffa.
Em uma solução totalmente plug’n’play, o processo de integração é feito em dois dias. Ou seja, você adquire a solução, a Questor implanta e o seu time já sai usando as funcionalidades.
Veja um video que mostra os benefícios da ferramenta:
Que tal conhecer mais detalhes sobre o Tareffa? Acesse o site da Questor e solicite uma demonstração!
