Conheça a API Big Data projetada para automatizar e agilizar o processo de cadastro de empresas de forma automática e simultânea.
Contabilidades que atendem a um grande número de CNPJs ou a empresas com diversas filiais, geralmente gastam muito tempo e esforço no cadastro manual de informações no sistema.
Dessa forma, para facilitar o cadastro e atualização de informações de empresas, o módulo Fiscal do Questor conta com a API Big Data no Cadastro Automático de Empresas, em lote. Isso significa que é possível cadastrar mais que um CNPJ simultaneamente dentro do sistema.
Através da API, o sistema faz a busca das informações na Receita Federal, realizando o preenchimento automático dos dados disponíveis. A funcionalidade também oferece a possibilidade de atualizar os dados cadastrais caso houver qualquer mudança. No entanto, essa atualização pode ser feita a cada 90 dias.
Além disso, a funcionalidade também permite o cadastro individual de estabelecimentos, facilitando a inclusão de informações para filiais ou estabelecimentos específicos.
Continue a leitura para mais benefícios.
Benefícios da API Big Data no cadastro de empresas
Atualizações periódicas: manter os dados atualizados é crucial para cumprir obrigações legais, a cada 90 dias é possível fazer a atualização em lote do cadastro dos seus clientes, garantindo que os dados não tenham qualquer divergência.
Precisão dos dados cadastrados: oferece a possibilidade de revisar os dados, garantindo maior precisão e a conformidade dos registros.
Facilidade para novos clientes: empresas que buscam adquirir novos clientes podem se beneficiar da agilidade no cadastro. Esse primeiro processo dentro do sistema agora pode ser feito rapidamente.
Economia de tempo: A funcionalidade visa economizar tempo das equipes e aumentar a agilidade no processo do primeiro cadastro das empresas, o que é primordial para contabilidades com grande demanda de cadastros.
Resumindo, essa funcionalidade do módulo fiscal do Questor, resolve problemas relacionadas à agilidade, automação e atualização de dados no processo de cadastro de empresas e estabelecimentos, especialmente para contabilidades que atendem múltiplos CNPJs ou empresas com filiais.
Gostou dessa funcionalidade? Comece a automatizar hoje mesmo! Acesse o Questor DOCSpara mais informações ou acione nosso time de especialistas. Se você ainda não é cliente Questor, solicite uma demonstração gratuita aqui.
Questor Cloud é seguro? Entenda como funciona a segurança e confiabilidade do sistema
Solução contábil em nuvem da Questor está adequada com os maiores critérios de proteção e segurança da informação.
O Questor Cloud e é o sistema contábil 100% web da Questor Sistemas, com todo o potencial de transformar o mercado contábil através de altos parâmetros de performance, funcionalidade e responsividade. Caso você ainda não tenha conhecido essa solução, a gente te explica o que ela é.
Basicamente, o Questor Cloud reúne todas as funcionalidades contábeis da Questor em um só espaço, com os mesmos critérios de qualidade do Gestão Contábil — solução tecnológica pioneira, que deu origem às demais inovações da Questor.
Essa solução surgiu com o intuito de somar no portfólio de produtos da Questor, e principalmente, para oferecer mobilidade e tecnologia na infraestrutura para os escritórios contábeis. Com foco em te oferecer o melhor desempenho da plataforma contábil, mas com toda a segurança e privacidade, o Questor Cloud segue parâmetros de usabilidade dos sistemas web ou em nuvem, e isso requer um investimento extra em segurança e confiança na estabilidade do serviço entregue.
Você deve estar interessado (a) em conhecer cada critério de segurança do Questor Cloud, não é? Por isso, preparamos esse artigo completo com todos os certificados e características disponíveis. Confira:
De fato, o Questor Cloud foi desenvolvido a partir de uma infraestrutura tecnológica e confiável, com o que há de mais inovador no mercado. Tudo para que você possa contar com uma solução segura, completa e de alta performance.
E para entregar todos os recursos, buscamos outros serviços que pudessem manter o nosso alto padrão de entrega da solução. Por isso, a nossa tecnologia está hospedada no Cirion, provedora líder em infraestrutura digital e tecnologia, que oferece uma plataforma em nuvem com conectividade. O Cirion corresponde à representação da América Latina da Lumen Technologies, empresa de operação global especialista em soluções no formato cloud.
Ao hospedar o Questor Cloud em uma das melhores soluções disponíveis no mercado, a nossa intenção é permitir que toda a infraestrutura tenha um banco de dados adaptado para processar grandes volumes de informações. Assim, independente do tamanho do escritório ou do número de usuários e clientes, a solução contábil da Questor consegue fazer todo o processamento sem falhar ou travar.
Certificações do Questor Cloud
Todos os dias, a atividade das pessoas na internet é responsável por gerar milhões de terabytes. Para que tudo isso circule com segurança e rapidez, os data centers (assim como a Cirion), são essenciais. Mas, para garantir a segurança desses ambientes, existem algumas certificações.
Elas servem para atestar que o serviço segue às normas e padrões internacionais de Qualidade, Gerenciamento de Serviços de TI, Segurança, Infraestrutura e outros. A exemplo da International Organization for Standardization (ISO), uma organização internacional não-governamental que facilita a unificação de padrões internacionais.
Conheça os certificados relacionados a hospedagem:
ISO 9001 – refere-se a Sistema de Qualidade.
ISO 20000-1 – focada em Sistema de Gestão de Serviço.
ISO 27001 – tem como foco o Sistema de Gestão de Segurança da Informação.
ISO 27017 – aborda Sistema de Gestão de Segurança da Informação – Código de prática para Controles de Segurança da Informação para serviços em nuvem.
ISO 27018 – refere-se a Sistema de Gestão de Segurança da Informação – Código de prática para proteção da Informação de Identificação Pessoal para serviços em nuvem.
ISO 14001 – focada na gestão ambiental.
Classificação TIER IV
É um certificado usado para avaliar os serviços de data center, criado pelo Uptime Institute há mais de 25 anos. Ele considera alguns pontos, como desempenho, flexibilidade, ciclo de vida, inovação e certificação. Existem diferentes níveis de classificação: o TIER I, TIER II, TIER III e TIER IV. Quanto mais alto for, mais robusta é a infraestrutura dos data centers. Veja a classificação de cada um:
TIER I: Infraestrutura básica, caminho de distribuição único e não-redundante;
TIER II: Contam com capacidade redundante;
TIER III: Possui diversos caminhos de distribuição independente, e caracteriza-se pela dupla fonte de energia. Assim, em caso de indisponibilidade motivada por queda elétrica ou climática, as funções são mantidas através de outro sistema. É, ainda, possível realizar manutenções sem precisar desligar o data center.
TIER IV: Neste nível, os equipamentos são independentes e duplamente alimentados, sendo tolerantes a falhas. Ainda, demandam um alto nível de automação para correções sem necessidades manuais.
Questor Cloud em um ambiente com conformidade SOC
O Service Organization Controls (SOC) é um padrão de relatórios desenvolvido pela American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Basicamente, ele avalia como estão os critérios de confidencialidade e privacidade das informações armazenadas e processadas pelas empresas provedoras de serviços. Veja quais são os critérios avaliados:
Segurança;
Disponibilidade;
Confiabilidade;
Integridade no processamento;
Privacidade.
Os SOCs são classificados em três categorias, e o Questor Cloud está em conformidade com todas elas. O SOC 1 é focado em fornecer uma garantia razoável de que as demonstrações financeiras são confiáveis e conforme os padrões internacionais. Já o SOC 2 é baseado em Conformidade, Integridade, Confidencialidade e Privacidade. Por fim, o SOC 3 é referente à segurança de informação.
O Questor Cloud é uma plataforma contábil segura e completa
Em resumo, com toda a tradição da Questor, o Questor Cloud é uma plataforma contábil completa e totalmente segura, permitindo que você confie os dados do seu escritório com a gente. Todos os módulos da ferramenta são integrados e conversam entre si, permitindo que o usuário consiga otimizar o tempo e eliminar o processo de acessar diversas abas para entregar uma demanda.
Ainda, outra vantagem é que o processo de atualização e backup também passa a ficar sob a responsabilidade da Questor, permitindo mais agilidade e economia para as contabilidades.
Toda a robotização do Quiuestá embarcada nesta solução, o que oferece produtividade ao escritório contábil. Além de poder contar com toda a mobilidade e flexibilidade de acessar o sistema de qualquer lugar, dessa forma facilitando o trabalho remoto dos colaboradores.
CONHEÇA O CONFIGURADOR INTELIGENTE E SAIBA COMO CONFIGURAR O SISTEMA CONTÁBIL DE MANEIRA FÁCIL
Um dos grandes desafios da contabilidade no momento de trazer um novo cliente para a sua carteira, é justamente preparar toda a mudança de base da antiga contabilidade e as configurações iniciais para que este entre em sua rotina.
Para que isso ocorra de maneira mais simples e sem esquecer de nada, a Questor inovou mais uma vez, e trouxe o configurador inteligente. Esse recurso está disponível tanto no Gestão Contábil, como também na nova plataforma contábil totalmente web, o Questor Cloud.
O primeiro módulo a contar com essa ferramenta é o Contábil, mas em breve, ela estará disponível em todas as rotinas do sistema.
O configurador inteligente é mais um recurso que trará comodidade e facilidade para os contadores atuarem de forma mais produtiva e menos burocrática.
A novidade também facilita o cadastro de regimes tributários: ao optar por uma das três possibilidades (Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido), o sistema indica ao usuário todas as informações que ele precisa preencher, evitando esquecimentos ou retrabalho.
Agora, com essa tecnologia disponível, você acessa um menu central e tudo que você precisa ajustar para iniciar a nova empresa, estará disponível ali.
Quer aproveitar e conhecer as soluções da Questor na prática? Clique abaixo.
Contador, Já está disponível em ambiente de produção a nova versão do leiaute Simplificado S 1.1 do eSocial
A nova versão do leiaute Simplificado S 1.1 do eSocial já está disponível em ambiente de produção no sistema da Questor.
Entre as principais alterações do novo leiaute está a criação dos campos nos eventos remuneratórios para informações relativas ao pagamento de Rendimentos Recebidos Acumuladamente – RRA, retorno do evento consolidador do Imposto de Renda Retido na Fonte (S-5012) e a implementação dos eventos relacionados aos Processos Trabalhistas abaixo:
S-2500 – Processo Trabalhista
S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista
S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista
S-5501 – Informações Consolidadas de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista
A Questor já disponibilizou a opção pelo Leiaute Simplificado S 1.1 na versão 22.12.0.2 do Questor Gestão Contábil e disponibilizaremos a partir da versão 23.1.0.0 a rotina completa para geração dos eventos de processo trabalhista.
O período de adaptação entre as duas versões do leiaute do eSocial se encerra em 19/03/2023, período de apuração no qual as alterações dos eventos remuneratórios destinados à apuração de IR para a DCTFWeb entrarão em produção. Até essa data serão aceitas as transações em ambos os leiautes.
Para facilitar o processo estamos preparando a atualização automática do leiaute. Caso você sinta a necessidade de antecipar a troca basta utilizar a versão 22.12.0.2 ou superior do Questor, para isso acesse o menu Configurações > Opções Gerais, e selecione no campo Versão Leiaute eSocial a opção pelo Leiaute Simplificado S 1.1.
Mesmo que os envios relativos às informações referentes aos processos trabalhistas tenham sido prorrogados para 01/04/2023, conforme publicado em 13/01/2023, a rotina de Processos Trabalhistas permanecerá disponível para que os usuários possam se familiarizar, testar e sanar dúvidas.
Sofrendo com multas e atrasos? Saiba como organizar o seu escritório contábil para evitar problemas
Com a tecnologia, esse processo pode, inclusive, ser automatizado. Continue lendo para conferir dicas sobre como organizar o escritório!
Entregas fiscais, balancetes, Folha de Pagamento, relatórios para os clientes e muito mais. A rotina de um escritório contábil é complexa, repleta de obrigações com periodicidade mensal ou anual. Um dos principais desafios do gestor contábil é manter o fluxo de demandas alinhado, multas por desatenção ou dificuldades nas entregas. Organizar o escritório contábil é uma prioridade que deve ser seguida à risca pelos profissionais.
Reduzir custos, dificuldades e melhorar as entregas para os clientes estão nas metas de todas as empresas contábeis, não é? No entanto, esse processo de expansão e crescimento no mercado, em alguns casos, representa um risco para o escritório. Com mais empresas na cartela de clientes, a demanda cresce ainda mais. E para evitar complicações e perdas de contratos, cabe ao gestor estudar sobre organização de processos para garantir o aumento sustentável do escritório.
Quer superar esses desafios e garantir a organização e o crescimento sustentável da sua operação? Então, preparamos um conteúdo recheado de dicas para que você consiga organizar o escritório contábil e entregue todas as obrigações sem riscos de multas.
Por que organizar o escritório contábil?
Entregar mais em menos prazo é uma meta para empresas de todos os segmentos, e gera novas oportunidades, como aumento de lucros ou serviços. Na contabilidade, o processo não difere dos demais setores — e essa realidade já se tornou possível através da automatização. A tecnologia já permite a entrega de rotinas totalmente automatizadas, cabendo aos contadores a missão de configurá-las e garantir que o processo flua sem erros.
As rotinas automatizadas e a simplificação não reduziram a importância do papel do profissional contábil — muito pelo contrário, ele ganhou novas possibilidades de atuação e uma participação essencial para o crescimento dos negócios. Sem as demandas burocráticas e repetitivas, ele pode ser mais analítico, para que além de contribuir com o compliance fiscal, também auxilie a alavancar o negócio de seus clientes através de percepções financeiras e administrativas.
Com o fluxo das obrigações funcionando perfeitamente, o escritório pode aumentar os serviços ofertados e o ticket médio pago pelos clientes. Com a tendência do Business Process Outsourcing (BPO, que em uma tradução literal, significa terceirização de processos e negócios), muitas contabilidades têm apostado nesses processos tecnológicos para atender cada vez mais e melhor as rotinas das empresas.
Benefícios de organizar o seu escritório contábil
Melhor gestão da equipe: com o time mais organizado, é possível identificar e eliminar gargalos na produção. Assim, além de entregas qualificadas e livres de erros, os escritórios ganham otimização de processos e conseguem entregar mais em menos tempo.
Ganho de produtividade: a comunicação com os clientes ou a própria organização de tarefas são rotinas que tomam tempo dos contadores. Com uma operação ordenada, o profissional elimina o tempo gasto com burocracias e consegue ser mais analítico e produtivo.
Aumento na satisfação dos clientes: perda de prazos e recebimento de multas são prejuízos que, no decorrer do tempo, podem representar insatisfação e até encerramento de contratos. No entanto, uma contabilidade organizada que cumpre as entregas em dia aumenta a satisfação dos clientes.
Crescimento da operação: todos os benefícios acima atingem um resultado: o crescimento sustentável do escritório contábil, sem grandes necessidades de investimentos;
Lucratividade: Ao aumentar a produtividade e a satisfação dos clientes, o escritório também passa a faturar mais, podendo ofertar novos produtos ou ampliar a carteira de clientes.
Como organizar o escritório contábil?
1. Mapeie todas as rotinas
O dia-a-dia contábil é baseado em prazos e entregas. Por isso, o primeiro passo para andar com a organização do escritório é mapear todas as obrigações. Uma dica é classificar cada uma delas por complexidade. Existem muitas metodologias para auxiliar essa categorização, mas uma das mais conhecidas é a Matriz de Eisenhower. Ela separa as tarefas por:
Importante e urgente: que deve ser feita imediatamente;
Importante, mas não urgente: tarefas que devem ser feitas a médio ou longo prazo;
Urgente, mas não importante: se encaixa bem para agendar reuniões, enviar e-mails, entrar em contato para tirar uma dúvida;
Não urgente e não importante: tarefas que podem esperar.
2. Categorize seus clientes
Atende empresas de todos os regimes tributários, portes e complexidades de operação? Então, considere caracterizá-las por cada um desses detalhes. Assim, ao invés de cumprir as entregas empresa por empresa, você pode otimizar esse acompanhamento.
3. Esteja sempre em dia com as mudanças
Mudanças de prazos ou de legislação fazem parte da rotina contábil. Por isso, é importantíssimo que o contador esteja ciente dessas alterações e se dedique para não perder nenhuma atualização.
4. Conte com a tecnologia
Hoje, os sistemas contábeis são grandes aliados para que a rotina siga com conformidade. Seja para automatizar tarefas repetitivas, ou para o controle de demandas, a tecnologia já é uma necessidade para os escritórios.
Portanto, para não ficar atrás no mercado, conheça e integre na sua rotina as últimas tendências em software contábil. Abaixo, você vê duas soluções que não podem faltar para organizar o escritório:
Questor Cloud – uma plataforma contábil completa que atende todos os regimes tributários e a folha de pagamento
Já pensou em contar com uma solução que centralize, em um só lugar, todas as entregas contábeis do seu escritório? Isso virou realidade com o Questor Cloud. De forma unificada e sem a necessidade de adquirir pacotes adicionais, você trabalha com todos os regimes tributários e folha de pagamento. O Questor Cloud é 100% web, ou seja, elimina a preocupação com infraestrutura, atualizações de versão e backup de dados.
Concentramos em um único lugar ferramentas que auxiliam o dia a dia do contador:
Monitoramento e captura de NFe, CTe e NFSe;
Cálculo automatizado do Simples Nacional;
Cálculo automatizado de pró-labore e folha de pagamento;
Cálculo da DCTF a partir da consulta ao portal do eCAC;
Geração da DCTFWeb automatica;
Portal de autoatendimento do Cliente para emissão de documento e simulações;
Gestão de CNDs, caixa postal do eCAC e Situação Fiscal do eCAC;
Controle e baixa automática das obrigações do escritório
Tareffa – a solução definitiva para organizar o escritório contábil
Evitar atrasos e multas, e, além disso, acompanhar com detalhes todas as obrigações em aberto ou com data próxima, é uma prioridade para você? Então, você precisa conhecer o Tareffa.
Essa solução foi desenvolvida para facilitar a rotina dos gestores contábeis que precisam acompanhar diariamente o andamento do trabalho de seus times. Através de dashboards, é possível identificar com praticidade qualquer falha ou gargalo produtivo, e assim, garantir a eficiência do escritório.
O Tareffa ainda conta com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, um validador de serviços e empresas, um aplicativo exclusivo para a comunicação com os clientes e integração com WhatsApp. Ainda, para os usuários da Questor, a integração entre os sistemas é automática — inclusive no Questor Cloud, em que o gestor não precisa nem mudar de aba para acessar o Tareffa.
Em uma solução totalmente plug’n’play, o processo de integração é feito em dois dias. Ou seja, você adquire a solução, a Questor implanta e o seu time já sai usando as funcionalidades.
Veja um video que mostra os benefícios da ferramenta:
Que tal conhecer mais detalhes sobre o Tareffa? Acesse o site da Questor e solicite uma demonstração!
Conheça as alternativas disponíveis para substituir o cadastro manual de colaboradores na folha de pagamento, que demanda tempo e não é tão efetivo
Realizar o cadastro de colaboradores de um novo cliente na folha de pagamento é um processo que faz parte da rotina da contabilidade quando recebe um novo cliente, e pode demandar tempo. No entanto, apesar da grande demanda — que também pode aumentar conforme a empresa do cliente cresce e a estrutura interna é ampliada — este processo é indispensável para qualquer empresa.
Além de cumprir formalidades trabalhistas, exigidas pelo Ministério do Trabalho, poder contar com um cadastro atualizado de todos os colaboradores pode ser essencial para a sua empresa. Neste artigo, você confere mais detalhes sobre a importância do cadastro de colaboradores, e também algumas dicas para realizar este processo de forma mais prática.
Cadastro de colaboradores é obrigação do empresário
O cadastro de colaboradores tem sua obrigatoriedade prevista na legislação. Para que o colaborador esteja cadastrado corretamente, é necessário fazer a ficha de registro – um documento obrigatório que corresponde às exigências da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Nenhum profissional pode iniciar suas atividades sem que, antes, ele tenha passado pelo processo de admissão, que prevê o registro formal das ações profissionais.
Para manter o histórico dos profissionais, as empresas podem optar por adotar livros, fichas ou sistemas eletrônicos. Posteriormente, as informações disponíveis nestes espaços serão necessárias para o cadastro no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e no eSocial. Os documentos necessários são:
atestado de escolaridade;
Atestado Médico Admissional;
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
Certidão de Nascimento e Casamento;
Documentos pessoais, como CPF e RG;
Declaração de dependentes para o Imposto de Renda;
Declaração de opção ou não pelo vale-transporte;
Título de eleitor.
Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
Além disso, a ficha profissional deve ser atualizada com:
atualizações sobre acidentes de trabalho ou doenças, caso houver;
cargo e função;
férias;
jornada de trabalho;
remuneração.
No entanto, os dados cadastrais são importantes para além das obrigações legislativas. Eles podem, inclusive, contribuir com as estratégias de gestão, já que a partir deles, é possível observar tempo de casa, organograma, além de identificar o perfil dos integrantes do time e verificar a necessidade de atrair ou reter talentos.
Preocupe-se também em manter o cadastro dos colaboradores atualizados
Embora as informações cadastrais sejam de responsabilidade do setor de Recursos Humanos das empresas, manter os dados atualizados pode contribuir para o andamento e organização de outros setores. Entre eles, os principais impactados são o contábil e o financeiro, que frequentemente precisam de informações para organizar a parte burocrática relacionada à prática profissional.
Esses setores, normalmente, ficam responsáveis pelos processos admissionais e demissionais; o cálculo de benefícios; organização e pagamento de férias, décimo terceiro e outros benefícios; além dos demais trâmites legais, que envolvem o pagamento de salário, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), ou a rescisão de contrato.
Devido a esses fatos, é fundamental que as empresas possam contar com um banco de dados atualizado e compartilhado entre os departamentos. Assim, além de garantir agilidade nos processos, há menos possibilidade de erro ou retrabalho.
Para garantir um processo correto no cadastro de um colaborador, é preciso primeiro coletar os dados; depois, fazer a validação destas informações para evitar problemas legais; armazená-los de forma segura e dentro da lei; disponibilizá-los para os setores responsáveis e, por fim, mantê-los atualizados durante toda a jornada do colaborador na empresa. Em casos de terceirização de processos (como os BPOs), é importante compartilhar as informações com a empresa que presta serviços.
Tecnologia: aliada nos processos trabalhistas
Assim como todos os setores, a tecnologia também é uma grande aliada para otimizar as rotinas trabalhistas — desde o cadastro das informações até a entrega de documentos, como folhas de pagamento e os próprios eventos do eSocial. Também, as ferramentas tecnológicas contribuem para o gerenciamento das informações, além do armazenamento adequado e compartilhamento seguro com outros setores ou empresas terceirizadas.
Conheça 5 vantagens de contar com a tecnologia no cadastro de colaboradores
1- Reduz as possibilidades de erros
Processos burocráticos, especialmente aqueles que demandam de atividades manuais e rotinas repetitivas, podem resultar em erros. Às vezes, elas acontecem por cansaço ou desatenção, mas podem resultar em penalidades para a empresa.
Por isso, automatizar o cadastro de colaboradores na sua empresa diminui a chance de erro, e ainda, garante que todos os setores que dependem daquela informação.
2 – Economia de tempo
Os setores ou empresas que trabalham com recursos humanos ou entregas trabalhistas normalmente têm uma demanda complexa para cumprir. Portanto, poder contar com a tecnologia para descomplicar os processos é fundamental.
Pense que, para cada colaborador cadastrado, serão mais de 20 informações preenchidas manualmente. Agora, amplie esta demanda para uma empresa de médio porte, que possui cerca de 200 funcionários. Com a automatização, todo esse cadastro pode ser feito em apenas alguns cliques.
3 – Segurança nas informações
Você já parou para pensar na segurança dos dados que você armazena? Se atualmente, a sua empresa guarda as informações de forma física, os riscos estão desde a perda de documentos por falhas estruturais, até o perigo de que estes papéis caiam em mãos erradas e resultem em problemas de segurança.
Por isso, é recomendado manter as informações armazenadas de forma digital. Mas, uma planilha no excel ou uma pasta no desktop não são suficientes, já que os nossos computadores podem ser afetados por vírus, malwares, ataques hackers, entre outros. O mais recomendado nestes casos é contar com um software específico, que garanta a segurança e o backup destas informações.
4 – Redução de custos
Contar com uma ferramenta tecnológica para este processo reduz custos de forma significativa nas empresas. Assim, os gastos com papel, tinta, impressora e armazenamento físico reduzem significativamente. Acima disso tudo, a economia está presente na força de trabalho, já que o tempo investido no cadastro de colaboradores pode ser aplicado em ações estratégicas.
5 – Organização de prazos e informações
Sem a automatização, lidar com prazos de entrega, férias, décimo terceiro, entre outras rotinas, torna-se mais complicada. Isso porque é necessário fazer um controle manual destas informações para cada colaborador, o que pode resultar em erros.
No entanto, a tecnologia pode auxiliar a organizar e lembrar desses prazos, além de facilitar processos como rescisão contratual, licenças médicas, entre outras demandas que fazem parte da rotina trabalhista.
Folha de Pagamento da Questor: aliada dos contadores e empresas
Para automatizar e facilitar a rotina, tanto dos departamentos pessoais quanto de contabilidades e empresas focadas em BPO de Recursos Humanos, o Questor Gestão Contábil possui o módulo Folha de Pagamento. Com ele, é possível simplificar o cadastro dos colaboradores, e automatizar a geração da folha de pagamento até o envio mensal do holerite.
Além de permitir o armazenamento seguro de documentos trabalhistas, esta ferramenta permite a automatização de todo o cálculo da folha de pagamento, com áreas de trabalho exclusivas para contratos, dissídio coletivo, eSocial, entre outros. Cumpra a legislação da folha de pagamento, e ainda, garanta automatização no processo desde a recepção de dados para o cálculo até a entrega ao colaborador com garantia de protocolo eletrônico.
Nova rotina de importação do xml do eSocial permite o cadastro automático de colaboradores
Recentemente, o módulo Folha de Pagamento ganhou mais uma função: o cadastro de colaboradores através da importação dos XMLs do eSocial. Os nossos times de desenvolvimento pensaram nesta funcionalidade para agilizar o registro no sistema para os seguintes casos:
Quando os escritórios contábeis ou BPOs de RH recebem novos clientes — especialmente, nos casos em que não há armazenamento de banco de dados ou a contabilidade anterior não disponibiliza estas informações.
Troca de outros sistemas para o Questor. Neste caso podendo importar o arquivo gerado pelo antigo sistema, ou, diretamente do portal do eSocial.
Veja como funciona:
No portal do eSocial, é possível extrair os arquivos dos eventos S-2200/S-2300. Depois, basta acessar o módulo da Folha de Pagamento, escolher a empresa e selecionar a pasta em que os arquivos estão salvos, e confirmar.
A próxima ação, é o momento de verificar e selecionar os colaboradores que você deseja importar ao sistema. Em “Manutenção”, você consegue fazer ajustes das informações que não estão disponíveis nos XMLs — como cargo, escala, filial, setor, sindicato, e outras informações pessoais.
Feito todo o processo de manutenção, o sistema da Questor te dá a opção de gravar apenas para o colaborador que ajustou os dados, ou, todos desta empresa, por fim, todos os dados ficam disponibilizados automaticamente na área de trabalho “Contratos”.
Todos os campos obrigatórios já aparecem preenchidos, incluindo salário cadastrado, dependentes e endereços, permitindo conferir e preencher se há algum dado que você deseja acrescentar.
Todo esse processo de importação de cadastro de colaborador via xml do eSocial irá agilizar também a rotina de cálculo automatizado da Folha de Pagamento através da Questor, de forma simples e segura!
Se você quer saber mais, clique aqui e preencha o formulário para ser atendido (a) pelos nossos especialistas.
Gestão de tarefas para contabilidade: confira 5 dicas práticas
Com as ferramentas certas, você consegue aumentar a produtividade do time e garantir entregas mais eficientes no seu escritório contábil.
Se você lidera uma equipe todos os dias, conhece bem os desafios de manter a produtividade e assegurar que todos cumpram os prazos. Muitas vezes, a alta demanda impede uma visão clara do que está em andamento. E quando se trata de organizar a rotina de um escritório contábil, o desafio se intensifica. Afinal, os contadores precisam lidar com obrigações complexas e prazos rígidos junto aos órgãos governamentais.
Portanto, aplicar uma boa gestão de tarefas na contabilidade é indispensável e exige atenção contínua.
Por que a gestão de tarefas é essencial na contabilidade?
À medida que o escritório cresce, também aumentam as entregas, a diversidade de clientes e a complexidade dos serviços. O contador, por sua vez, assume uma série de responsabilidades: calcular impostos, controlar o patrimônio, gerir ativos, administrar folhas de pagamento e participar do planejamento financeiro das empresas atendidas.
Além disso, o contador precisa lidar com obrigações legais que exigem prazos extremamente rígidos. Qualquer atraso pode gerar multas e encargos desnecessários. Por isso, contar com um processo bem definido de gestão de tarefas contábeis é fundamental.
Felizmente, hoje existem ferramentas que tornam a rotina contábil mais leve, organizada e previsível. Pensando nisso, reunimos abaixo cinco dicas práticas que vão transformar a gestão do seu time.
5 Dicas Práticas de Gestão de Tarefas para Escritórios Contábeis
1. Use calendários com prazos de entrega
Na contabilidade, os prazos determinam o ritmo da operação. Entretanto, diante da correria do dia a dia, perder prazos acaba sendo comum. Por isso, é crucial utilizar calendários digitais e agendas online para organizar as entregas com antecedência.
Ao adotar essa prática, sua equipe consegue iniciar as tarefas no tempo certo, evitando acúmulos, correções de última hora e penalidades. Além disso, você visualiza com clareza as responsabilidades distribuídas por setor.
2. Reconheça o trabalho do seu time
Uma equipe produtiva precisa se sentir valorizada. Reconhecer os esforços e dar feedbacks contínuos fortalece a cultura de engajamento e colaboração.
Consequentemente, os colaboradores passam a entender seus pontos fortes e onde podem melhorar. Essa consciência individual reflete diretamente na qualidade das entregas coletivas. Por isso, nunca subestime o poder de um bom feedback.
3. Delegue tarefas com estratégia
Você já sabe que precisa se comunicar com clareza e incentivar o trabalho em equipe. Agora, o próximo passo é delegar tarefas com assertividade.
Evite sobrecarregar um único colaborador. Em vez disso, distribua as tarefas considerando o perfil, as habilidades técnicas e o ritmo de cada pessoa. Além disso, mantenha-se disponível para esclarecer dúvidas e acompanhar a evolução das entregas.
Nesse sentido, usar uma ferramenta de gestão de tarefas como o Tareffa permite visualizar, de forma prática, tudo o que está sob responsabilidade de cada colaborador — evitando gargalos e falhas.
4. Incentive a colaboração entre a equipe
Quando sua equipe colabora de verdade, as entregas acontecem com mais eficiência. A colaboração aumenta o senso de pertencimento e fortalece a conexão entre os profissionais, tornando o ambiente de trabalho mais saudável.
Por consequência, a equipe se torna mais produtiva, motivada e integrada. Ao incentivar a troca de conhecimentos e a divisão de responsabilidades, você elimina a competitividade negativa e fortalece o espírito de equipe.
Entre os principais benefícios da colaboração, estão:
Maior comprometimento coletivo;
Melhor aproveitamento das habilidades individuais;
Mais produtividade e organização;
Menor risco de falhas operacionais.
5. Fortaleça a transparência com o time
Para que tudo flua bem, cada colaborador precisa entender sua importância no processo. Ao comunicar uma tarefa, seja claro sobre o que espera, qual o objetivo e como a entrega deve acontecer.
Dessa forma, você evita mal-entendidos e aumenta o senso de responsabilidade da equipe. Além disso, a transparência fortalece a confiança mútua.
Para garantir que todos compreendam, detalhe a atividade em tópicos, crie listas de verificação ou realize reuniões rápidas de alinhamento. Assim, você fortalece:
A clareza das demandas;
A comunicação entre setores;
A valorização individual dos esforços;
A abertura para feedbacks e trocas de ideias;
A liberdade criativa dos colaboradores.
Tareffa: Gestão de Tarefas para Contabilidades de Alta Performance
Se você deseja melhorar a comunicação interna, acompanhar com precisão as tarefas em andamento e reduzir o risco de multas, o Tareffa é a solução ideal para sua contabilidade.
A Questor escolheu o Tareffa como parceiro oficial na gestão de serviços e comunicação após avaliar cuidadosamente os principais players do mercado. Totalmente integrado às soluções contábeis da Questor, o Tareffa proporciona visão centralizada e atualizada das tarefas e da operação.
Além disso, a ferramenta funciona 100% na nuvem e agora também está integrada ao WhatsApp, o que amplia ainda mais a eficiência da sua comunicação com o cliente.
Veja as principais vantagens do Tareffa:
Implantação rápida e fácil;
Controle unificado de todas as obrigações, atividades e comunicação;
Robôs que automatizam tarefas repetitivas;
Chat interno e integração com WhatsApp;
Envio automático de documentos e baixa robotizada das atividades;
Histórico completo e rastreável da comunicação com clientes;
Acesso mobile via aplicativo;
Compartilhamento simples de vídeos, planilhas, imagens e documentos;
Dashboards com indicadores em tempo real;
Integração completa com as soluções contábeis da Questor.
A gestão de tarefas para contabilidade deixou de ser apenas uma questão organizacional: ela se tornou um diferencial competitivo. Quando você estrutura bem sua operação, otimiza a produtividade, cumpre prazos com confiança e entrega mais valor aos seus clientes.
Por isso, adotar boas práticas e investir nas ferramentas certas — como o Tareffa — são decisões que impactam diretamente o crescimento do seu escritório contábil.
A contabilidade hospedada em nuvem com o armazenamento de dados na web, total segurança e com atualizações automáticas do sistema, agora é possível com o Questor Cloud. Após mais de 15 anos de estudos, testes e avaliações das melhores práticas do mercado, desenvolvemos o Questor Cloudpara que a sua jornada e experiência contábil seja 100% em nuvem.
Com toda a inteligência do Gestão Contábil, solução da Questor com mais de 30 anos no mercado, nosso principal objetivo com a versão em nuvem para é trazer mais praticidade e autonomia para os escritórios contábeis. Isso acontece através da automatização e automação dos processos, sem precisar de instalação de equipamentos caros e com disponibilidade dos dados de qualquer local. asta você ter acesso a um computador, celular ou tablet conectado à internet.
Não se preocupe mais com infraestrutura e backups com o Questor Cloud
Inovador, o Questor Cloud fica em uma infraestrutura própria da Questor, sendo assim, toda e qualquer atualização e backup fica sob nossa responsabilidade. Para quem não abre mão de ter sua própria infraestrutura web, com o modelo de banco de dados usado no Cloud é totalmente possível manter a sua estrutura ativa e em perfeito funcionamento.
Atue em todos os regimes tributários (Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, além das obrigações municipais e estaduais e da Folha de Pagamento).
Diferenciais da solução:
100% web;
Responsivo, possibilitando o acesso de qualquer dispositivo;
Você já conhece o Analista Fiscal Digital (AFD)? Esta solução da Questor foi criada para revolucionar a escrituração fiscal da sua empresa através da automatização de rotinas do setor.
Agora, o AFD mudou e, além de ser desenvolvido pela Questor, conta com aperfeiçoamentos na performance. A nova solução para análise de regras tributárias dos produtos, está ainda mais prática para usar e possui uma base de informação completa. As melhorias lançadas tornaram os processos mais assertivos e com outras tecnologias que descomplicam a rotina da área fiscal.
Fim da dor de cabeça ao realizar a escrituração fiscal dos seus clientes
Uma das grandes demandas dos escritórios é a geração do SPED Fiscal, que depende também de realizar uma escrituração fiscal adequada. Com uma correta escrituração das notas fiscais de operações de entradas e saídas, as obrigações acessórias prestadas ao Governo Federal e Estadual isentam a empresa para não sofrer com multas durante fiscalizações.
Para deixar o cliente em dia com todos os tributos, cabe à organização contábil gerar diversos arquivos, fazer pesquisas e análises de forma manual, da legislação vigente, o que demanda tempo, gera custos e abre margem para divergências de escrituração. É aí que entra a importância do Analista Fiscal Digital, já que ele automatiza esta demanda através de uma grande base de regras fiscais, que atendem às legislações federais e estaduais.
Esta solução tem como principais características auditar e corrigir a escrituração fiscal de cada empresa e calcular a Substituição Tributária. Além disso, o AFD consulta Alíquotas, Código de Situação Tributária (CST), Margem de Valor Agregado (MVA), entre outros, e a legislação para os impostos ICMS, Substituição Tributária, IPI e PIS e COFINS.
O Analista Fiscal Digital evoluiu: conheça todas as atualizações que a Questor desenvolveu
Após meses de pesquisa e desenvolvimento, a Questor entrega ao mercado uma solução completa, com excelente performance e que atende todas as necessidades da rotina de escrituração fiscal digital. Entre as principais melhorias, estão:
O Analista Fiscal Digital fará o retorno de todas as possibilidades de regras que podem ser aplicadas em uma auditoria. Para cada cenário, a solução traz uma série de possibilidades de tributação a serem aplicadas, para sugerir a regra correta em cada caso.
A solução para auditoria da escrituração fiscal permite, ainda, atribuir mais de uma característica para o mesmo produto. Nestes casos, o sistema fará a leitura da regra para o estado de origem e destino, e assim aplicar a situação correta de acordo com o cenário auditado.
As alterações e inserção de novas regras tributárias dos produtos na base de conhecimento do analista fiscal digital, atualiza de forma automática o sistema para a contabilidade, sem exigir um esforço manual para isso.
O AFD conta ainda com uma ferramenta chamada Duplicador de Características, que permite copiar atributos de uma empresa já parametrizada para outra. Este processo acontece através do código de barras ou Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).
Há, ainda, a possibilidade de reaplicar as características já parametrizadas de uma empresa para outra de segmento similar, o que possibilita praticidade e ganho de tempo.
Se você precisa de uma solução inovadora que te permita realizar automaticamente a escrituração fiscal da sua empresa, conte com o Analista Fiscal Digital da Questor. Agende uma demonstração para conhecer todas as potencialidades desta nova versão e saber como você pode implementá-la na sua organização contábil.
Uma tarefa rotineira faz parte da prática profissional de qualquer contabilista, atue ele em organizações contábeis ou em corporações: acessar o Portal e-CAC. É através dele que a Receita Federal envia mensagens e comunicados para informar sobre diversos serviços protegidos sobre sigilo fiscal, entre eles:
Pendências na declaração do Imposto de Renda;
Cópia de declarações;
Retificação de pagamentos;
Parcelamento de débitos;
Entre outras rotinas.
Este método exige que o profissional entre periodicamente no portal e-CAC para ler as mensagens, o que pode ser dificultado com a correria do cotidiano. Muitas vezes, não acessar a Caixa de Mensagens na data certa pode resultar em prejuízos, perda de prazos, ou outras penalidades.
Para solucionar este problema, a Questor criou a Caixa Postal
A nova funcionalidade da Questor, que recebeu o nome de Caixa Postal, foi criada com o objetivo de tornar esta rotina mais prática. O que ela faz é consultar e ler as mensagens do e-CAC, para disponibilizar o remetente, assunto e data no Portal Zen. O usuário também recebe um link de acesso para ler a mensagem completa no e-CAC.
Com isso, o usuário não precisa acessar o portal para saber que recebeu uma nova mensagem. Na notificação, você é informado (a) sobre o remetente, assunto e a data da mensagem, mas o conteúdo da mesma permanece em sigilo. Só você terá acesso à ela no e-CAC. Ainda, há a possibilidade de configurar notificações por e-mail ou SMS.
Preparamos um vídeo para te mostrar como a Caixa Postal funciona. Confira:
O Questor Zen
O jeito certo de realizar a gestão e o armazenamento de documentos fiscais, trabalhistas, notas fiscais, certidões negativas de débitos e relatórios diversos, é com um portal 100% online. Esta é a proposta do Questor Zen, solução que surgiu para reduzir o custo operacional e o espaço de armazenamento físico do escritório.
Com o Zen, você vai centralizar a documentação vinda de órgãos públicos, escritórios de contabilidade, empresas e outros locais. Tanto através de importações automáticas, quanto pelo envio manual.
É uma solução modular, ou seja, permite ao cliente escolher as ferramentas que melhor atendem às suas necessidades. Além disso, você pode acessar o Zen de qualquer lugar, com segurança máxima e muita pessoalidade. Com os diversos módulos da aplicação, você poderá realizar a gestão dos documentos de forma prática e ágil.
Para conhecer mais detalhes sobre o Zen, clique aqui.
