Contador, você já se deparou com a situação onde erros na transferência de dados afetaram o andamento das suas tarefas? Erros de digitação, esquecimentos de informações e o tempo perdido fazendo tudo isso, podem trazer grandes prejuízos para o seu escritório.
Desta forma, vale ressaltar que a automatização eintegração de sistemas é uma excelente aliada para descomplicar o seu dia a dia e evitar problemas como os citados acima.
Pensando nisso, queremos te apresentar uma novidade que visa simplificar a transferência de dados cadastrais de empresas. Confira!
Integração entre plataformas
Você provavelmente já ouviu falar do Questor Negócio, nosso sistema empresarial totalmente online, feito sob medida para cuidar da gestão financeira e de contratos, especialmente para quem presta serviços, não é?
Se você trabalha com clientes que usam o Questor Negócio, utiliza o sistema ou mesmo está curioso para saber mais sobre ele, temos uma novidade que pode facilitar bastante o seu dia a dia: a transferência automática de dados cadastrais de empresas através da integração com o Questor Cloud.
Vamos explicar como isso funciona.
Como a funcionalidade pode te ajudar?
Imagine que você utiliza o Questor Cloud para cuidar das informações fiscais e contábeis dos clientes e, agora, decide usar também o Questor Negócio para melhorar ainda mais seu trabalho.
Com a nossa ferramenta de integração, você não precisa transferir os dados cadastrais dos clientes um por um para o novo sistema. Todos os cadastros já serão transferidos automaticamente para o Questor Negócio. Fácil, né?
Isso significa que a mudança para o novo sistema será tranquila e você pode ter certeza de que todas as informações estarão corretas e atualizadas.
Além disso, depois que a transferência estiver completa, é possível conferir os cadastros na área de contratos/pessoas do Questor Negócio. E se precisar, poderá fazer uma nova sincronização a qualquer momento para atualizar as informações.
Vale destacar que essa novidade é focada para contadores que já utilizam nossa plataforma 100% web, o Questor Cloud. Isso porque a transferência de dados acontece através do Gerenciador de Empresas, parte da plataforma usada para organizar e armazenar as informações dos clientes.
Clientes com Questor Negócio
Outra situação onde a funcionalidade pode ser aplicada é quando o cliente passa a utilizar o Questor Negócio. Da mesma forma, a funcionalidade irá realizar a integração automática dos dados de cadastro entre os sistemas, facilitando a rotina tanto do contador, quanto do seu cliente.
Por enquanto, a integração envia dados cadastrais, como endereço e nome, entre outros. Mas estamos trabalhando para incluir mais dados e tornar a conexão entre as plataformas ainda mais completa.
Em resumo, a integração entre o Questor Cloud e o Questor Negócio está aqui para te ajudar a gerenciar os dados dos clientes de forma mais eficiente, garantindo que seu trabalho seja feito da melhor maneira possível, sem erros manuais.
Quer saber mais sobre essa funcionalidade? Consulte a documentação completa no Questor Docs ou entre em contato com nosso time de especialistas.
Ah, e ainda não acabou! Se você não conhece o Questor Negócio, queremos te apresentar as vantagens de contar com essa plataforma em seu escritório. Vamos lá?
O Questor Negócio é o sistema financeiro ideal para o gerenciamento do seu escritório de contabilidade. Além de ele ser essencial para o seu cliente.
Os benefícios de ter essa solução são inúmeros. Com ele, você realiza a gestão de contratos de receita recorrente ou por serviço prestado e controla os seus honorários contábeis, além de ter acesso a relatórios diversos e dashboards que vão te ajudar na tomada de decisão.
Além disso, com o Questor Negócio a previsibilidade na receita, por meio da gestão de contratos de serviços prestados e tomados, se tornará parte da rotina. Assim, controlando suas contas a pagar e a receber, você terá um controle do fluxo de caixa eficiente e com fácil visualização.
Ou seja, contador, oQuestor Negócio descomplica sua gestão e te dá acesso a diversos módulos como: Faturamento, Compras, Financeiro, e Contabilidade, onde divide as informações por regime de competência e as financeiras por regime de caixa, simplificando ainda mais o processo.
Editor de textos — Sabemos que quando se trata de atender pequenas e médias empresas, o contador desempenha diversas funções, não só em aspectos financeiros, mas também administrativos. Um deles é a gestão de contratos de trabalho. Essa função, em muitos casos, pode ser desafiadora devido à necessidade individual de cada empresa.
Mas por que isso acontece?
Vamos imaginar que seu cliente incluiu um novo benefício na empresa para os colaboradores. Em vista disso, será necessário criar um documento personalizado, que deverá ser encaminhado para a assinatura de todos eles. Ou seja, preenchido com as informações individuais de cada colaborador.
Se os dados desses contratos precisarem ser preenchidos manualmente por você, quantas horas isso levaria? Dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de funcionários, aposto que muitas!
Pensando nisso, o Questor conta com uma funcionalidade que permite incluir variáveis (são como pequenos códigos que ocupam o espaço no documento onde a informação do sistema irá aparecer automaticamente) nos termos de aceite e documentos, facilitando os processos e economizando um tempo precioso na sua rotina. Abaixo explicamos um pouco sobre como ela funciona.
Como funciona o editor de textos?
Como apontado acima, essa funcionalidade tem o objetivo de facilitar a rotina do contador quando se trata da criação de termos de aceite, acordos ou qualquer outro documento dessa natureza que exige edição personalizada.
O seu funcionamento é simples, mas extremamente relevante. Isso porque a funcionalidade permite a inserção de variáveis pré-definidas, sendo que esses pequenos comandos serão automaticamente substituídos pelas informações contidas no sistema, simplificando o processo de criação do documento.
Uma vez que as informações das empresas e colaboradores já estão cadastradas no sistema de Folha de Pagamento, o contador pode facilmente incluir essas variáveis necessárias no contrato. Como, por exemplo, nome do colaborador, data de admissão e função.
A funcionalidade também facilita a edição e formatação de textos, funcionando de forma bem similar a um editor de texto padrão de mercado, permitindo que você personalize o texto conforme necessário. E, também, se já tiver um documento pronto em outro programa, é só usar o recurso de copiar e colar para trazê-lo direto para o editor.
Além disso, a impressão destes documentos pode ser feita diretamente do sistema. O que agiliza a distribuição e coleta de assinaturas e tornando todo o processo mais prático e eficiente.
Variáveis do editor de textos
Vale a pena acessar o editor e conferir todas as possibilidades de variáveis que estão disponíveis. Por lá, você ainda encontra, informações sobre a jornada de trabalho, dados de dependentes, matrícula eSocial, anotações na ficha de registro, entre outras. Com isso, você traz ainda mais flexibilidade e especificidade para os documentos, garantindo que eles atendam exatamente às necessidades do seu cliente.
Em resumo, no Questor você pode contar com uma funcionalidade prática para criar, editar e imprimir documentos de trabalho, com possibilidade de personalização e adequação conforme a necessidade do cliente. Isso oferece maior eficiência na sua administração documental.
Se você já é cliente, acesse a documentação disponível, para informações mais detalhadas.
Se você enfrenta dificuldades com a entrega de eventos do eSocial e Reinf, é hora de ter em seu escritório o Questor, que conta com uma nova funcionalidade no Quiu, robô responsável pelas automatizações dos processos e rotinas dentro do sistema.
Agora, com a implementação da funcionalidade Gestão de Transação, as transmissões e o gerenciamento do eSocial e do Reinf se tornaram mais eficientes e dinâmicos.
🤔 O que muda com a Gestão de Transação de eventos do eSocial e Reinf?
A Gestão de Transação de eventos do eSocial e Reinf, recurso do Quiu, e que você poderá encontrar na tela do eSocial da Questor, traz uma série de melhorias em processos como a agilização de envio e consulta de eventos, gerenciador de tempo e a geração de XMLs destes eventos, de maneira otimizada.
Além disso, o recurso também utiliza outra ferramenta da Questor, a Central de Certificados (responsável por administrar os certificados digitais) para facilitar a gestão de segurança e eliminar a necessidade de instalar certificados em máquinas locais. Outros recursos incluem a programação de transações sob demanda e validação de XMLs, que assegura a conformidade e precisão dos dados.
Em resumo, você terá mais eficiência operacional, facilidade no gerenciamento das aplicações, redução de erros, maior segurança e conformidade nos dados.
Quer mais agilidade na sua operação e automatizar os processos de folha de pagamento, fiscal e contábil?
Pensando em solucionar um problema recorrente dos escritórios contábeis, referente a captura e organização de arquivos em XML, a Questor desenvolveu o Connect, aplicação que oferece o gerenciamento e captura segura e automática dos XMLs das notas fiscais no Portal da Receita Federal e no próprio sistema de gestão do cliente do escritório.
🤔 Como funciona o Connect?
Para utilizar o Questor Connect, o usuário instala o aplicativo em um desktop, do escritório contábil ou na máquina do cliente. A partir do certificado digital A1 ou A3, o Connect realiza a busca e o download automático dos XMLs das notas fiscais de entrada emitidas contra o contribuinte, diretamente do Portal da Receita, com opção de manifestação do destinatário ou opção sem manifestação, desde que configurado um quebrador de captcha.
Uma vez baixados, os arquivos XMLs são salvos e organizados em pastas locais do computador, proporcionando fácil acesso e controle sobre os documentos fiscais. Além disso, o Connect também busca, no sistema de gestão da empresa, os arquivos XMLs de saída das notas fiscais eletrônicas, como NF-e, CT-e, CF-e e NFC-e, garantindo a organização sistemática de todos os arquivos.
A integração do Questor Connect com o Q-Drive, módulo do Questor Zen, amplia a eficácia do gerenciamento. Quando os arquivos são transferidos para o Q-Drive, eles ficam armazenados de forma segura e em conformidade com as disposições legais do governo.
Assim, com o Connect, os contadores têm maior eficácia na apuração contábil, eliminando a necessidade de busca e organização manual das notas fiscais. Além disso, a ferramenta aumenta a segurança na escrituração, garantindo que os documentos estejam sempre organizados e disponíveis quando necessário. É importante ressaltar que, com a integração com o Q-Drive, os arquivos dessas pastas são automaticamente armazenados no portal online do Zen, na nuvem.
Em resumo, o Connect automatiza a busca e o download de arquivos XMLs das notas fiscais eletrônicas, oferecendo integração com o Q-Drive.
Frequentemente, contadores se deparam com a dificuldade de adaptar as rotinas de seus sistemas às necessidades do seu dia a dia. O resultado disso, são processos manuais desnecessários e tempo gasto filtrando informações irrelevantes. É sobre isso que vamos falar abaixo, por isso, continue na leitura.
Personalização de consultas
Dentro do Questor, sistema para contabilidade, existe a possibilidade de criar uma personalização de consultas. Isso colabora com o escritório para construir processos mais adequados conforme as rotinas do contador exigem, de maneira bastante específica.
Funcionando em vários módulos do Questor, essa função oferece a flexibilidade de selecionar e configurar colunas, bem como, efetuar cálculos e implementar processos personalizados.
Com o recurso, é possível personalizar colunas e outras informações.
COMECE A APROVEITAR O POTENCIAL DO QUESTOR
A experiência personalizada já está disponível em diversas rotinas, como nas consultas de lançamentos fiscais e lançamentos “personalizada” no Módulo Fiscal e consultas do Razão de Contas Contábeis, no Módulo Contabilidade, além de outras rotinas existentes nas consultas, facilitando a visualização das informações.
É usuário do sistema Questor e ainda não utiliza esse recurso em suas rotinas? Entre em contato com nosso time de especialistase aprenda como aproveitar melhor todos os recursos e benefícios das nossas soluções.
Se você é contador ou trabalha com contabilidade sabe que a rotina em um escritório é cheia de tarefas e obrigações.
A chegada no escritório em uma típica segunda-feira pode significar o início de uma semana conturbada: e-mails não lidos, prazos apertados, cobrança de clientes, burocracia para cumprir, reuniões marcadas para participar…Ufa! É cuidar para não surtar mesmo, não é, contador?
Acontece que se você não conseguir cumprir com todas essas tarefas, elas vão acumulando e se tornando uma grande bola de neve. Isso é uma realidade para você?
Mas calma, algumas estratégias podem ajudar o contador a se organizar e lidar melhor com essas tarefas inevitáveis. Uma delas é o Checklist, uma ferramenta muito simples, mas eficaz.
Neste texto, vamos explicar como você pode utilizar o Checklist para otimizar sua rotina e evitar perda de prazos, ao mesmo tempo que pode tornar seu trabalho menos conturbado.
Então, o que é um Checklist?
O checklist, ou lista de verificação, é uma ferramenta que pode ser utilizada para garantir a conclusão de tarefas ou projetos, complexos ou não.
O propósito principal do checklist é guiar a execução de etapas ou procedimentos, proporcionando uma abordagem sistemática para garantir que nada seja esquecido ou negligenciado.
Além disso, também é um meio de monitorar o progresso em um projeto, fornecendo visibilidade sobre o que foi concluído e o que ainda precisa ser feito.
Seja nas tarefas domésticas, nos estudos ou no trabalho, o checklist de tarefas é uma boa solução para evitar que você esqueça de cumprir atividades importantes do seu dia a dia.
Ele pode ser feito de diversas maneiras, de forma mais simples utilizando um bloquinho de notas e caneta ou com ferramentas mais completas, em aplicativos e plataformas especializadas.
4 benefícios do Checklist de tarefas na contabilidade
Como explicamos acima, o Checklist é uma ferramenta muito fácil de utilizar, basta você começar a aplicar na sua rotina como um hábito. Quer mais motivos para fazer dos Checklists parte do seu dia a dia profissional? Continue a leitura!
Reforçamos: fazer um checklist não é só mais uma tarefa para incluir no seu dia, pelo contrário, ele pode ser o ponto de partida para facilitar todas as outras.
Redução de erros e perda de prazos: O checklist funciona como um guia das tarefas que precisam ser cumpridas e seus prazos, desse modo reduzindo as chances de erros e atrasos, especialmente em situações de pressão ou projetos complexos.
Além disso, fornece uma visão clara do progresso, facilitando a identificação de problemas e agilizando decisões.
Padronização de processos: A consistência nas etapas, promovida pelo checklist, assegura que todas as tarefas sejam executadas da mesma maneira, independentemente de quem as realiza. Por exemplo, na abertura de empresas, onde as etapas são geralmente as mesmas para todas as empresas.
Comunicação facilitada: A transparência do checklist mantém todos os membros da equipe cientes das etapas, ou seja, evitando mal-entendidos e melhorando a eficiência.
Aumento da eficiência e produtividade: Ao seguir um checklist detalhado, as tarefas são realizadas de maneira mais rápida e eficiente, assim permitindo uma alocação mais inteligente de recursos.
A clareza proporcionada pelo checklist permite que a equipe trabalhe de maneira mais tranquila e focada, reduzindo erros e retrabalhos.
Do mesmo modo, permite que os profissionais organizem suas atividades do dia de maneira mais eficaz, aumentando a autonomia e a eficiência.
Quais tarefas contábeis podem contar com um Checklist?
O checklist pode ser aplicado em diversas situações práticas na contabilidade, podemos citar algumas:
Abertura de uma empresa
Detalhamento das etapas da folha de pagamento
Fechamento mensal
Acompanhar e conduzir o onboarning do cliente
Planejar a entrega de obrigações
Detalhar processos do escritório
Enfim, em termos de produtividade, qualquer tarefa, por mais extensa que seja, pode ser otimizada com um checklist.
Mas como fazer um checklist?
Como falamos, não existe segredo. Anote todas as tarefas relacionadas àquele objetivo específico: seja um projeto complexo, como as etapas para abertura de uma empresa ou um rotineiro, como fazer uma lista de materiais de papelaria que estão faltando no seu escritório.
Você pode separar da forma que desejar também, como ordem de prioridade, por exemplo. Em resumo, é possível fazer checklists de qualquer tarefa e de diversas formas.
Em um escritório de contabilidade, para manter a organização e a padronização dos processos, existem no mercado diversas ferramentas de gestão de tarefas, que contam com variados recursos para otimizar a realização das atividades e evitar esquecimentos no cumprimento de obrigações.
Quer conhecer uma ferramenta que oferece a possibilidade de criar checklists, gerir suas tarefas gf rolex datejust unisex 116244 36mm silver tone automatic de forma centralizada e integrada ao seu sistema contábil? Vamos te apresentar!
Conte com uma ferramenta para gestão de tarefas contábeis
Fazer uso de plataforma de gestão de tarefas contábeis pode trazer muitos benefícios para um escritório de contabilidade, permitindo, assim, que o contador e toda a equipe atuem com mais eficiência, produtividade e organização.
Conheça o Tareffa, software especializado para escritórios contábeis que permite planejar, gerenciar e rastrear todas as tarefas da sua equipe!
Evolua na sua gestão de tarefas com uma plataforma especialista
O Tareffa, em sua última versão, 4.0, é uma plataforma projetada para otimizar a gestão de tarefas em escritórios contábeis.
A plataforma incorpora a metodologia Kanban para a gestão de projetos, uma abordagem visual que permite aos usuários rastrear o progresso das atividades. Bem como, oferece a baixa automática de tarefas, visando reduzir o tempo gasto em atividades rotineiras.
Sua integração com as soluções da Questor, ainda permite uma conexão nativa que visa diminuir a duplicidade de esforços em tarefas como configurações e cadastros. Essa integração é projetada para ser uma aliada na agilização do onboarding de clientes e na alteração de regimes tributários.
O aspecto colaborativo do software é reforçado pelo recurso de controle de processos, que possibilita o gerenciamento de uma variedade de procedimentos, desde societários até comerciais.
Esse controle não se limita ao escritório contábil; ele pode ser estendido aos clientes, que podem acompanhar as diversas etapas dos processos, dessa forma garantindo uma maior transparência e fortalecendo a comunicação entre as partes.
E claro, não poderíamos deixar de citar que a ferramenta também permite realizar checklists, que apoiam os colaboradores na execução de rotinas do escritório. Ao criar listas de tarefas, os usuários podem marcar cada item concluído, certificando-se de que todas as etapas necessárias foram realizadas.
Além disso, o Tareffa ainda promove uma integração com o aplicativo de mensagens WhatsApp, assim facilitando a comunicação com o cliente.
Também oferece:
Dashboards com indicadores em tempo real
Controle de todas as obrigações acessórias
Agenda do contador
Gerenciamento de processos (Ex.: societário, etc.)
Gestão da comunicação com o cliente
Automação no envio dos documentos aos clientes
Em resumo, com o Tareffa você tem diversas possibilidades para gerir suas tarefas da melhor forma, para além do próprio Checklist, com objetivo de organizar e otimizar suas tarefas contábeis.
Agora que você entendeu que pode implementar o checklist como parte da sua rotina no escritório, é só começar! É simples, rápido e realmente efetivo.
Agora, pegue o bloco de notas ou abra um documento em branco e mão na massa!
Mas, se precisar de uma ferramenta mais robusta, completa e que conta com diversos recursos de gestão de tarefas, além do checklist, conte com o Tareffa.
Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para você. Compartilhe com seus colegas!
Gerir Certidões Negativas de Débitos (CND) pode ser uma tarefa trabalhosa e demorada, mas especialmente quando há um grande número de CNPJs para monitorar. Tal processo envolve acessar sites de diversos órgãos públicos, oque exige tempo e paciência.
Por essa razão, o Questor Zen conta com o módulo CND, pois permite realizar de forma simples e automatizada a gestão preventiva de certidões negativas de débito, para contadores, empresas e organizações de todos os tamanhos.
Para se ter uma ideia, só no mês de agosto de 2023, mais de 1 milhão de documentos foram capturados através deste módulo.
Como funciona o módulo CND do Questor Zen?
Em resumo, o módulo CND realiza a gestão e busca por certidões negativas de débito. Através dele, é possível emitir CNDs para diferentes inscrições federais e ter acesso a mais de 5 mil tipos de certidões. A ferramenta também faz a leitura automática dos caracteres de controle (Captcha), proporcionando mais rapidez e eficiência na emissão das certidões.
O CND organiza sistematicamente todas as coletas realizadas, apresentando as certidões positivas e negativas separadamente para uma melhor visualização. Além disso, para os escritórios contábeis, oferece toda a gestão das certidões negativas de débitos dos seus clientes de forma prática e centralizada.
Com o módulo CND, você elimina o tempo gasto ao acessar diferentes sites para monitorar as certidões federais e municipais, alvarás, certificados digitais e outros documentos.
Assista ao vídeo para saber mais:
NOVIDADES DO MÓDULO CND
Para tornar a gestão de CNDs ainda mais simplificada aos usuários, implementamos atualizações frequentes no módulo.
Recentemente, aprimoramos a leitura das CNDs, identificando mais precisamente algumas situações específicas, o que minimizou as manutenções repetitivas. Também, otimizamos a leitura das certidões contidas em PDFs de imagem, realizando sua conversão para texto. Nossa infraestrutura de servidor também passou por melhorias. Agora, conseguimos processar um volume maior de certidões com consumo reduzido de recursos.
Por fim, temos uma novidade importante: em breve, o Módulo CND estará disponível na nova geração do Questor Zen. E você pode conferir mais informações sobre este assunto no texto de blog:CONHEÇA A NOVA GERAÇÃO DO QUESTOR ZEN.
Solicite agora mesmo uma demonstração e aproveite a modernidade e a tecnologia de ponta na gestão das suas CNDs. Entre em contato conosco.
Os escritórios de contabilidade são portadores de um valioso tesouro: os dados contábeis, fiscais e financeiros dos seus clientes, bem como aqueles que os identificam. Essas informações são essenciais para a gestão eficiente de empresas, mas também representam uma grande responsabilidade. É nesse contexto que a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) se torna essencial.
Ao lidar com uma enorme quantidade de dados pessoais, tanto dos clientes como dos colaboradores, os escritórios contábeis são diretamente impactados pela LGPD. Desta forma, devem se adequar às regras estabelecidas pela legislação, alterando sua maneira de lidar com as informações, garantindo segurança e privacidade para todos os envolvidos.
Como toda regra, a implementação dessa lei traz mudanças, alterando a forma de lidar com as informações de empresas e pessoas e, como dito anteriormente, a contabilidade foi um dos setores mais impactados. Por isso, é preciso estar atento para adequar-se o quanto antes.
Neste texto, você irá entender quais são os impactos da LGPD em escritórios de contabilidade, qual a sua importância para clientes e contadores e de que forma é possível aplicá-la na rotina.
O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi publicada em 14 de agosto de 2018 e regulamenta o tratamento de dados pessoais da pessoa natural. A lei protege os direitos fundamentais de privacidade e liberdade do indivíduo, abrangendo, inclusive, sua integridade nos meios digitais.
A lei garante ao cidadão o direito de solicitar a exclusão de seus dados pessoais da base de empresas a qualquer momento. Além disso, pode solicitar a transferência dos dados para outra empresa que preste o mesmo serviço.
A LGPD também determina que os dados pessoais só podem ser coletados mediante o consentimento do usuário. Isso garante que o indivíduo tenha maior conhecimento sobre quais dados estão sendo compartilhados e tenha o direito de negar a exposição de suas informações.
Assim, como pessoa física, você terá seus dados pessoais protegidos por lei em outras empresas. Se você é um contador ou empresário, também precisa adequar o seu negócio para proteger os dados de clientes e colaboradores.
É importante destacar que a lei trata especificamente dos dados pessoais, considerando toda informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Ou seja, a LGPD não leva em conta as informações da pessoa jurídica nos casos em que estas não forem suficientes para identificar uma pessoa natural.
Por que a LGPD é essencial para escritórios contábeis?
Como já apresentado acima, a conformidade com a LGPD é crucial para os escritórios de contabilidade por diversos motivos. Primeiro, a implementação LGPD nos escritórios de contabilidade previne que os dados pessoais fiquem desprotegidos, tanto a nível de clientes como também de colaboradores.
Dessa forma, além de atender a legislação vigente, a empresa evita que aconteçam vazamentos, acessos não autorizados e uso indevido destes dados. Além disso, a conformidade com a LGPD pode ser um diferencial competitivo para os escritórios, demonstrando comprometimento com a privacidade e transparência.
Outro ponto que você deve levar em conta é que a LGPD estabelece a possibilidade de aplicação de penalidades para quem não cumprir suas determinações. A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) é responsável pela fiscalização e pode impor penalidades que tem a possibilidade de chegar a até 2% do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, limitada, no total, a R$50 milhões por infração. Além da publicização das infrações cometidas.
Deste modo, além de pesar no bolso, essa exposição pode prejudicar, e muito, a credibilidade da contabilidade e/ou da empresa.
Primeira multa aplicada por violação à LGPD aconteceu em 2023
Um exemplo de que a LGPD está sendo levada a sério é que a primeira multapor infração da lei foi aplicada em julho de 2023. De acordo com a coordenadoria-geral de fiscalização da ANPD, foram infringidos dois artigos da LGPD, sendo eles o art. 7º e 41º, além de a empresa não ter cumprido com o disposto no art. 5º do Regulamento de Fiscalização que lhe foi apresentado pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, resultando em sanções de multas simples num montante de R$ 14.000,00, bem como a aplicação de uma advertência formal.
Lembrando que a LGPD não regulou especificamente nenhum setor, por isso todas as empresas devem alinhar-se com a legislação. No entanto, o volume de dados tratados e a sua natureza influenciam diretamente na atuação e fiscalização da ANPD.
Resumindo, a lei é mais do que essencial para os escritórios de contabilidade, pois protege os dados pessoais dos clientes e evita multas e penalidades. Ao se adequarem à LGPD, os escritórios demonstram compromisso com a privacidade e se destacam como parceiros confiáveis.
Como seu escritório contábil pode se adequar à LGPD? 4 passos essenciais
Agora que você entendeu a importância da LGPD para as contabilidades, precisa se atentar ao que já está fazendo para adequar-se à lei e o que ainda pode melhorar. Continue a leitura e entenda como.
1. Nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados (DPO)
Um ponto importante da lei é a nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados (DPO) no escritório de contabilidade. O DPO será responsável por garantir o cumprimento da LGPD e atuar como ponto de contato entre o escritório e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). A nomeação do DPO é obrigatória por lei.
Além disso, recomendamos que o seu escritório defina um comitê de governança. Essa equipe será responsável por criar políticas internas para o gerenciamento de dados dentro da organização, contribuindo para a conformidade com a LGPD.
2. Treinamento e conscientização dos colaboradores
Um dos primeiros passos para a adequação à LGPD é garantir que todos os colaboradores do escritório de contabilidade estejam cientes das novas regras e dos procedimentos corretos para lidar com as informações dos clientes. A educação dos colaboradores é fundamental para que eles compreendam a importância da proteção de dados e saibam como agir de acordo com a lei.
Além disso, mesmo que o escritório atue como operador de dados em nome dos seus clientes, ele também pode ser controlador em relação aos dados pessoais que coleta diretamente do titular, exemplo disto são os dados tratados fornecidos pelos colaboradores da empresa e as listas com informações pessoais para prospecção de clientes. Portanto, é essencial que todos os colaboradores estejam cientes das suas responsabilidades e saibam como tratar corretamente esses dados.
3. Criação de políticas internas para a gestão de dados
Os escritórios de contabilidade devem desenvolver políticas internas para a gestão de dados pessoais, além das obrigações legais estabelecidas pela LGPD. As políticas devem incluir boas práticas nos processos e procedimentos que envolvem o tratamento de dados pessoais. Bem como, devem estabelecer diretrizes claras sobre como os dados devem ser armazenados, compartilhados e protegidos.
As políticas internas do escritório devem respeitar as 10 hipóteses legais previstas na LGPD para o tratamento de dados pessoais, levando em consideração a finalidade para a qual eles foram coletados. Isso garantirá o cumprimento das exigências legais.
Além disso, todas as empresas precisam obter o consentimento expresso antes de ter acesso aos dados pessoais e sensíveis pertencentes a elas. Para conseguir isso, é preciso solicitar por escrito ou mostrar que o dono dá essa permissão, como está escrito no artigo 8.º da LGPD. Cabe ao controlador de dados fornecer essa prova de consentimento em conformidade com a lei.
É importante saber que na relação comercial entre a contabilidade e o cliente, o cliente será o controlador e a contabilidade será apenas o operador dos dados. Contudo, quando falamos dos dados da relação trabalhista contratual entre a contabilidade e seus colaboradores, a contabilidade passa então a ser a controladora dos dados e, por consequência, necessita formalizar e manter registro deste consentimento.
4. Uso da tecnologia
O uso da tecnologia é uma aliada importante na conformidade com a LGPD. Os escritórios de contabilidade podem adotar meios digitais como o principal canal para transmissão e armazenamento de dados pessoais. Antes de mais nada, é fundamental utilizar softwares confiáveis, com protocolos de segurança adequados, que possam resguardar os dados pessoais dos clientes e os dados pessoais coletados e controlados pelo próprio escritório.
Assim, a tecnologia também permite um gerenciamento eficiente dos dados pessoais, auxiliando na organização, proteção e cumprimento das obrigações previstas na LGPD. Igualmente, podemos citar as soluções de armazenamento em nuvem, plataformas seguras para guardar os dados pessoais dos clientes. A nuvem oferece recursos como criptografia, autenticação de dois fatores e backups automáticos, garantindo a integridade e a confidencialidade das informações armazenadas.
Tenha um parceiro adequado à LGPD
Ter um sistema adequado à LGPD é essencial para garantir a proteção dos dados pessoais. Na Questor, adotamos medidas, mecanismos e procedimentos internos para promover a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.
Como operadora dos dados transmitidos por nossos clientes, adotamos uma série de medidas adequadas à LGPD para manter a segurança de toda a operação. Além de contar com soluções tecnológicas e medidas administrativas de segurança da informação, dispomos de um programa de governança em privacidade e proteção de dados que conta com as seguintes rotinas e processos:
Avaliações de risco em novas atividades/soluções
Gestão de fornecedores
Conscientização de colaboradores
Análise e revisão periódica de processos
Política interna de compliance em privacidade e proteção de dados
Política de gestão de incidentes
A Questor também conta com uma plataforma contábil 100% em nuvem, com recursos que garantem sua conformidade à LGPD, o Questor Cloud.
Por exemplo, a plataforma utiliza o método de minimização de dados, ou seja, coleta e utiliza apenas os dados pessoais estritamente necessários para o objetivo específico do software. Isso evita que sejam coletadas informações excessivas ou não relacionadas ao propósito.
Também implementa medidas de segurança adequadas para proteger os dados pessoais dos usuários, incluindo criptografia, controles de acessos, monitoramento e logs para auditoria de dados. Assim como oferece rotinas para anonimização e pseudonimização, com objetivo de proteger a identidade dos usuários.
Das mesma forma, fornece aos usuários meios de acessar seus próprios dados pessoais armazenados no software, que permite que eles solicitem a correção ou exclusão dessas informações, quando necessário.
A plataforma é segura porque possui certificações que atestam que ela segue as normas e padrões internacionais de qualidade, gerenciamento de serviços de TI, segurança, infraestrutura e outros. Leia mais aqui.
O que você aprendeu
Concluindo, neste texto, explicamos por que escritórios de contabilidade devem se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e quais são os primeiros passos para colocá-la em prática nas rotinas. Isso é importante para evitar que a credibilidade da contabilidade seja prejudicada pelo não cumprimento da lei. Apesar disso, lembramos que é essencial ter o acompanhamento de um profissional e especialista em LGPD, para que todos os processos estejam em total conformidade.
Por fim, se você quiser saber mais sobre a plataforma contábil da Questor e como ela se adequa à LGPD, entre em contato com nosso time.
Texto produzido em parceria com o Setor Jurídico, Responsável pela LGPD da Questor.
Aproveite para conhecer outras soluções parceiras da Questor, no Marketplace.
Q-Drive do Zen — Se você é contador, provavelmente enfrenta na sua rotina o desafio de capturar e gerenciar uma grande quantidade de XMLs de Notas Fiscais e outros documentos fiscais nos seus dispositivos, além de perder muito tempo realizando essa busca no portal da Receita Federal.
O Q-Drive, módulo do Questor Zen, surge como uma solução para esse problema. Com suas funcionalidades, o módulo simplifica o processo de captura e armazenamento de XMLs, trazendo mais facilidade e automatização às rotinas contábeis.
Quais são os benefícios do Q-Drive?
O Q-Drive, possui diversas funções importantes relacionadas a captura e armazenamento de arquivos XML. Confira a seguir as principais.
Captura automática: O Q-Drive realiza a busca e recepção automática de todos os XMLs de NF-e, CT-e e CT-e CT-e OS diretamente do Portal da Receita Federal. Isso elimina a necessidade dos contadores em acessarem o portal manualmente para obter os documentos fiscais.
Agendamentos pelo Quiu: Além da captura automática, o Q-Drive permite o agendamento da importação dos XMLs diretamente para a plataforma contábil da Questor. Por meio do robô Quiu, os documentos são importados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual. Isso faz com que você economize tempo e reduza a possibilidade de erros durante a importação. Você pode até mesmo deixar os processos agendados para depois do seu expediente. O Quiu é um serviço disponível 24h por dia.
Centralização das informações: Com o Q-Drive, todos os XMLs de entrada e saída dos clientes ficam centralizados em um único lugar. Isso facilita o acesso e a organização dos documentos, evitando a dispersão de arquivos em diferentes locais. Os contadores podem encontrar facilmente os XMLs necessários para consulta, pesquisa, impressão ou download no portal.
Armazenamento seguro: Os arquivos capturados ficam armazenados no Portal do Zen de forma segura. O sistema oferece um ambiente de armazenamento confiável, permitindo que os documentos fiscais sejam preservados por tempo ilimitado, garantindo a integridade e a disponibilidade dos XMLs sempre que necessário.
Integre soluções
Outro benefício é que o Q-Drive também permite a manifestação automática dos documentos fiscais conforme a legislação vigente. Além disso, juntamente com a solução NF Municipais faz a captura de notas de entrada e saída nas prefeituras homologadas e com a ferramenta Questor Connectinstalada em desktop (do cliente ou do escritório) também é possível capturar arquivos diretamente do próprio ERP e realizar captura através do certificado digital A3.
Com o Q-Drive, os contadores podem se beneficiar de um processo simplificado de captura de XMLs, reduzindo o esforço manual e os erros associados. Ao automatizar a busca, a importação e o armazenamento dos documentos fiscais, o módulo oferece uma solução eficiente, permitindo que contadores se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
Caixa Postal do Zen — Gerenciar as obrigações fiscais dos seus clientes é uma das tarefas que competem à função de contador. Entretanto, quando há um grande número de clientes, a dificuldade nesse processo aumenta. Isso porque é preciso realizar o monitoramento diário das notificações da Receita Federal no portal e-CAC, bem como no DEC (Domicílio Eletrônico do Contribuinte) das Fazendas Estaduais de cada um dos clientes.
Nesse sentido, a Questor oferece o módulo Caixa Postal, do Questor Zen, que funciona como uma central de notificações online, onde todas as mensagens recebidas por cada cliente são centralizadas em um único local, facilitando a visualização e o gerenciamento das notificações. A funcionalidade também pode ser utilizada por empresas que precisam de maior organização e monitoramento das suas mensagens.
Como funciona o Questor Caixa Postal?
Por meio do Questor Caixa Postal você tem acesso a um ambiente de notificações unificado, onde pode visualizar todas as mensagens recebidas por cada cliente através do portal e-CAC da Receita Federal e do DEC das Fazendas Estaduais.
Além disso, no portal, é possível filtrar as mensagens por cliente e organizá-las da forma que desejar.
Outro benefício é que o portal não faz a abertura automática da mensagem, ou seja, a contagem para o prazo de vencimento não inicia no momento que a notificação é recebida, ela continua intacta no local do monitoramento até o contador encaminhar para seu cliente. É importante lembrar que alguns portais contém suas particularidades e podem fazer a abertura da mensagem no momento do acesso ao site.
Vale ressaltar que, a cada nova versão do produto, outros estados são inseridos para receber notificações das Secretarias da Fazenda. Consulte os estados já disponíveis aqui.
Portanto, comece hojer a facilitar o gerenciamento das notificações de órgãos governamentais e evite que seus clientes percam mensagens importantes com o Questor Caixa Postal. Conheça, também, todas as soluções modulares disponíveis no Questor Zen.
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