Como um sistema de gestão empresarial auxilia o cliente da contabilidade em épocas sazonais

Em comemoração ao dia do consumidor, 15 de março, hoje vamos falar sobre a importância da estratégia e de como um sistema de gestão empresarial vai ajudar o cliente do seu escritório contábil em épocas sazonais. Principalmente, porque essas épocas precisam ser planejadas e executadas com cautela para que o empreendedor não saia no prejuízo.

Por isso, nesse texto vamos falar sobre: O que são épocas sazonais, qual a importância da estratégia nessas épocas, como um sistema de gestão empresarial pode auxiliar nas vendas e gestão. Preparado? Então pegue o seu café e boa leitura!

O que são épocas sazonais? 

Antes de falarmos sobre estratégia e sistemas para ajudar o seu cliente, é importante que você esteja ambientado com esse termo. Talvez, você até já saiba do que se trata, ouviu falar, mas não se aprofundou no tema, ou então, esse já seja um termo super conhecido por você. Mas de qualquer forma, é importante refrescar a memória. 

Em um contexto geral, as épocas sazonais são períodos do ano em que certos eventos, atividades ou fenômenos ocorrem devido a condições específicas, como o clima, estações do ano ou ciclos naturais. Por exemplo, as épocas sazonais podem incluir o verão, quando as praias estão lotadas e as pessoas estão de férias, ou o outono, quando as folhas das árvores mudam de cor. Esses períodos sazonais muitas vezes influenciam o comportamento humano, as atividades econômicas e até mesmo a flora e fauna de uma região.

Se tratando de marketing e vendas, essas épocas sazonais são períodos específicos do ano em que as empresas aproveitam oportunidades para promover produtos ou serviços relacionados a essas épocas. Por exemplo: Natal, Dia dos Namorados, Dia das Mães, Dia das Crianças e, claro, o Dia do Consumidor, entre diversos outros, que podem variar até mesmo por regiões.

Ou seja, é uma oportunidade importante para muitos negócios, pois podem criar campanhas de marketing temáticas, oferecer promoções especiais e lançar produtos específicos para essas ocasiões. Essas estratégias podem ajudar as empresas a aumentar suas vendas e fortalecer sua conexão com os clientes, aproveitando as emoções e sentimentos associados a essas épocas especiais.

E qual é a importância das estratégias e planejamento para essas épocas?

As estratégias e o planejamento faz parte da rotina de toda empresa. Assim como no seu escritório, quando você se prepara para épocas onde haverá grande fluxo de entregas fiscais, os seus clientes precisam se preparar para as datas sazonais, ainda mais se o objetivo for fazer uma promoção ou lançamento. 

Por isso, é importante que ao orientá-lo você reforce alguns quesitos, como planejar o calendário de ações. Desta forma, ele não faz promoções de última hora, com pouco planejamento e recursos financeiros escassos, o que pode prejudicar, e muito, o fluxo de caixa. Inclusive, você pode conferir um texto do nosso blog onde falamos sobre as promoções, basta clicar aqui.

De qualquer forma, as épocas sazonais trazem oportunidades únicas para as empresas se destacarem e se conectarem com os clientes de maneiras relevantes. Uma estratégia bem planejada pode ajudar as empresas a capitalizar essas oportunidades e alcançar um público mais amplo.

Também, com uma ação bem planejada e executado, o seu cliente pode ter resultados significativos nas vendas. E ainda, fortalecer o relacionamento com os clientes e criar lealdade à marca.

Por isso, é importante estar sempre atento ao mercado, entendendo o que o concorrente está fazendo e assim traçar uma estratégia sólida para se destacas em relação aos demais. 

Como um sistema de gestão Empresarial pode auxiliar o cliente da contabilidade em épocas sazonais? 

Enfim chegamos ao ponto principal, como um sistema de gestão empresarial pode auxiliar o seu cliente em épocas sazonais? 

É claro que não somente em épocas sazonais, mas em qualquer período contar com um sistema de gestão empresarial é uma excelente estratégia. Isso porque eles trazem mais otimização, autonomia para as equipes e controle em diversos setores da empresa. 

Quando falamos especificamente das épocas sazonais, um sistema de gestão empresarial pode ser extremamente útil para os clientes da sua contabilidade, por diversos motivos. Confira:

Integração de processos: Com um sistema de gestão empresarial, é possível realizar a integração de diferentes processos como contabilidade, estoque, vendas e compras. Isso permite que os clientes da contabilidade tenham uma visão ampla de suas operações e reajam de maneira eficiente às demandas sazonais, garantindo que todas as áreas da empresa estejam alinhadas.

Previsão de demanda: Com um controle claro de estoque e de venda de cada produto, é possível analisar e entender melhor quais épocas há mais saída, em quais o produto fica mais parado, ou até mesmo se tem algo parado no estoque por muito tempo. Assim, o seu cliente pode preparar ações pensando nesse produto, se ele fizer sentido com a data em questão.

Gestão de estoque otimizada: Em épocas sazonais, a gestão de estoque pode ser um desafio. Com um sistema de gestão, é possível monitorar seus níveis de estoque em tempo real e otimizar seus pedidos de compra, evitando assim a falta ou excesso de estoque.

Controle financeiro: As transações financeiras podem aumentar significativamente durante épocas sazonais. Por isso, controlar suas finanças de maneira mais eficaz, automatizando processos de faturamento, gerenciamento de contas a pagar e receber, e proporcionando uma visão clara da situação financeira da empresa em tempo real é indispensável.

Ou seja, benefícios não faltam para o seu cliente ao utilizar um sistema de gestão empresarial. Inclusive, para a sua contabilidade também, principalmente se o sistema utilizado tiver integração com o sistema contábil que você utiliza.

Desta forma, facilita ainda mais a troca de informações e você poderá ser muito mais consultivo para o seu cliente. 

Conheça as soluções da Questor para o cliente da sua contabilidade

O seu cliente com toda a certeza merece ter um sistema de confiança e qualidade, por isso, você pode indicar a ele as soluções da Questor. Nós temos a solução ideal para o seu cliente que quer:

• Gerenciar contratos com eficiência;
• Ter ainda mais controle financeiro
• Realizar a conciliação bancária;
• Emitir relatórios financeiros
• Faturar contratos em lote
• Criar uma régua de cobranças eficiente
• E ter um sistema Web

Para ele indique o Questor Negócio, sistema para gestão financeira e de contratos. Clique aqui, saiba mais sobre essa solução e solicite uma demonstração.

Já para o seu cliente que quer:

• Ter um alto padrão na gestão empresarial
• Trocar informações com a contabilidade sem estresse
• Gerir vendas, estoque e compras em um único lugar
• Emitir notas fiscais e outros documentos
• E ter um sistema Desktop

Indique o Questor Gestão Empresarial, sistema robusto em desktop que atende aos mais altos níveis de gestão empresarial. Quer saber mais sobre ele? Clique aqui, acesse nosso site e solicite uma demonstração. 

E por fim, mas não menos importante, para aquele cliente que é empreendedor local e quer:

• Um sistema com interface simples
• Emitir notas fiscais com facilidade
• Um excelente custo benefício
• Ter mais controle financeiro
• Emissão de ordem de produção
• Um sistema 100% Web
• E ter comunicação direta com maquininhas TEF e POS

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Domine as Contas a Receber: Estratégias para reduzir a inadimplência e maximizar a eficiência com o Questor Negócio

Qual é um dos fatores primordiais para a sobrevivência e sucesso de uma empresa? Se você respondeu o controle da inadimplência e financeiro, está certíssimo! Apesar de parecer uma tarefa um tanto quando “fácil”, uma gestão ineficiente, juntamente com a inadimplência de clientes, pode falir uma empresa. 

Consequentemente, quando a empresa não recebe por seus serviços ou vendas, prejudica o fluxo de caixa e assim, também, pode ficar devendo aos seus fornecedores. O Serasa Experian divulgou em fevereiro de 2024, uma pesquisa que relata que a inadimplência das empresas fechou o ano de 2023 com estabilidade. De julho a dezembro, as empresas registraram mais de 6 milhões de negócios no vermelho, acumulando mais de R$126 milhões em dívidas.

Apesar de se manter por 5 meses estabilizado, ainda assim é um número expressivo e preocupante. E por isso, qualquer empresa e contabilidade que presta serviço às empresas, precisa estar atento a eficiência no controle de contas a receber e inadimplentes.

Importância do cuidado e controle no Contas a Receber:

O fluxo de caixa é extremamente importante para a empresa. Por isso, monitorar o contas a receber é essencial para se ter uma visão clara dos valores que têm a receber de seus clientes. Com isso, garante que o dinheiro se mantenha circulando na empresa para obter recursos e cobrir despesas operacionais, investimentos e dívidas.

Ter uma gestão adequada significa que o empreendedor terá recursos disponíveis para lidar com imprevistos e aproveitar oportunidades de investimento.

Monitorar constantemente as contas a receber possibilita a redução dos riscos relacionados à inadimplência. O que possibilita também identificar quais clientes estão inadimplentes e aqueles que constantemente atrasam seus pagamentos. Com isso, possibilita que o empreendedor haja de forma preventiva para reduzir os impactos e manter um relacionamento saudável e de confiança com seus clientes.

Com base em dados e informações obtidas através do controle e gestão de contas a receber, os gestores podem tomar decisões e ter insights estratégicos sobre investimentos, expansão de negócios, contratação de pessoal e outras questões importantes para o desenvolvimento empresarial.

E como isso influencia o trabalho do contador e da contabilidade?

Ter acesso a informações sobre contas a receber, fluxo de caixa e inadimplência dos clientes é crucial para o trabalho do escritório de contabilidade e do contador que atua como BPO financeiro. Essas informações desempenham um papel fundamental em diversas áreas da gestão financeira e contábil.

Além disso, permitem uma compreensão mais detalhada das receitas esperadas e dos padrões de pagamento dos clientes. Desta forma, garantindo a saúde financeira do fluxo de caixa do cliente da contabilidade. 

Neste sentido, ao oferecer análises detalhadas e insights estratégicos sobre contas a receber, fluxo de caixa e inadimplência, o contador demonstra seu valor como parceiro de negócios e consultor financeiro.

Mas, além disso, para o contador e a contabilidade, o acesso a informações precisas sobre contas a receber, fluxo de caixa e inadimplência é essencial para cumprir obrigações fiscais e regulatórias. Isso inclui a preparação de relatórios financeiros precisos, o cálculo de impostos devidos e o cumprimento de prazos para pagamento e declaração de impostos.

Os riscos da inadimplência para o sucesso do seu negócio

Por vezes, as empresas não dão a devida importância aos dados da inadimplência. No entanto, essa negligência pode representar um desafio significativo para a saúde financeira e o sucesso do negócio. Tal situação pode resultar em fluxos de caixa instáveis, uma vez que os valores esperados de recebimento podem não ser recebidos no prazo esperado.

Ok, mas de que forma isso influencia diretamente na gestão financeira e no crescimento da empresa? Com a inadimplência de clientes, a empresa pode enfrentar dificuldades para pagar despesas operacionais, o que pode comprometer ou até impossibilitar sua capacidade de investir em crescimento e expansão.

Com isso, pode enfrentar dificuldades para pagar seus fornecedores e manter um relacionamento saudável com eles. E ainda, pode levar a atrasos na entrega de produtos ou serviços essenciais, afetando a reputação da empresa e prejudicando o relacionamento com os clientes.

Lidar com clientes inadimplentes também pode resultar em custos adicionais de cobrança, como honorários de advogados, taxas de cobrança e tempo gasto em comunicações de acompanhamento. Esses custos adicionais reduzem a lucratividade da empresa e consomem recursos que poderiam ser investidos em outras áreas do negócio.

O planejamento financeiro da empresa é outro que sofre com a inadimplência. A dificuldade em prever receitas futuras e gerenciar riscos financeiros podem levar o gestor a tomar decisões de negócios equivocadas e comprometer a estabilidade financeira a longo prazo.

Boas práticas que podem ajudar a evitar a inadimplência:

Para prosperar e levar empresas a outros níveis, é importante ter boas práticas na gestão financeira. Abaixo listamos 

1. Análise de Crédito:

Realizar uma análise de crédito antes de realizar a venda a algum cliente é essencial, e isso inclui verificar o histórico de crédito, referências comerciais e capacidade financeira do cliente para honrar os pagamentos. Por tanto, se você é contador, oriente seus clientes a implementar esse item em suas rotinas, principalmente se o valor de venda for consideravelmente alto.

2. Termos de Pagamento Claros:

É importante estabelecer termos de pagamento claros e transparentes desde o início da relação comercial. Por isso, é preciso ter definido prazos de pagamento, formas de pagamento aceitas e eventuais penalidades por atraso, lembrando sempre de deixar isso muito claro para seus clientes.

3. Contratos e Acordos por Escrito:

Principalmente para prestadores de serviço, mas também para outros segmentos, formalizar acordo e contratos detalhando tanto as obrigações do cliente como do fornecedor traz mais tranquilidade na operação. 

4. Facilidades de Pagamento:

Ofertar formas de pagamento flexíveis aos clientes, como pagamentos parcelados, descontos por pagamento antecipado ou opções de pagamento online pode reduzir as chances de inadimplência e atrasos. Além disso, esteja aberto a negociação em caso do cliente estar inadimplente, isso pode fazer com que a dívida dele com você seja quitada e a relação mantida.

5. Monitoramento Ativo:

Monitore de perto o status das contas a receber, identificando rapidamente clientes em risco de inadimplência e tomando medidas proativas para resolver a situação.

6. Política de cobrança e régua de cobrança:

Defina políticas de cobrança com uma régua de cobrança, definindo etapas graduais de lembretes e cobranças amigáveis e eficientes.

Implementando boas práticas, você pode ajudar a garantir o pagamento pontual dos clientes e reduzir significativamente o risco de inadimplência em seu negócio.

A ferramenta para gestão de contas a receber

Às vezes, pela correria diária, o empreendedor pode não dar a devida atenção aos detalhes e a importância de ter uma ferramenta de gestão financeira. Já para o contador que atua como BPO financeiro de empresas, ter uma ferramenta como aliada, em que, consiga ter acesso a documento e relatórios financeiros em mão é primordial.

Isso porque um sistema financeiro permite ao contador acompanhar de perto as entradas de caixa e identificar quais clientes estão em atraso ou inadimplentes. Sendo fundamental para manter a saúde financeira da empresa. E para o empreendedor, ter acesso a dados financeiros com facilidade também trará melhores resultados na tomada de decisão diária.

Quando temos um sistema financeiro adequado e funcional, é possível prever com mais precisão os fluxos de caixa futuros, antecipando-se a possíveis problemas financeiros e adotando medidas preventivas. Desta forma, o empreendedor e o contador podem avaliar relatórios diversos e assim visualizar a situação da empresa.

O Questor Negócio é a solução que você precisa!

No Questor Negócio é possível ter acesso à gestão financeira, fluxo de caixa e gerar relatórios de contas a receber e clientes inadimplentes. Com isso, também pode cadastrar situações de cobrança conforme atuação da sua empresa. 

Ao identificar clientes em situação de inadimplência ou com histórico de problemas de pagamento, tanto o contador como o cliente (empreendedor) conseguem gerenciar melhor seus riscos de crédito e possibilita adotar políticas mais criteriosas de concessão de crédito no futuro.

Além disso, o Questor Negócio possui a gestão de contratos com a facilidade de realizar cadastro de pessoas e empresas em lote, além da manutenção e ajuste em lote também. Com ele é possível ter uma régua de cobrança para evitar atrasos de pagamentos dos clientes, dividir pagamentos em parcelas e muito mais. 

Também, é possível integrar com o seu sistema contábil, simplificando a troca de informações com a contabilidade. Essa solução é ideal para você que é prestador de serviços e quer manter a saúde financeira da sua empresa, ou do seu cliente, em dia. 

Quer saber mais? Clique aqui e solicite uma demonstração!

Novidade no Questor Gestão Empresarial beneficia contador e cliente. Confira!

A eficiência nos processos contábeis é fundamental tanto para os escritórios contábeis quanto para seus clientes por várias razões importantes. Como, por exemplo, os processos contábeis eficientes que minimizam a ocorrência de erros e inconsistências nos registros financeiros, garantindo maior precisão nas informações contábeis e financeiras.

Além disso, os contadores também precisam ficar de olho na legislação, garantindo a conformidade com as obrigações legais e fiscais, para assim, evitar penalidades e multas. Tudo isso garante uma tomada de decisão baseada em dados precisos, com informações atualizadas e assertivas para melhorar as estratégias do escritório contábil. 

E, cada vez mais, os escritórios contábeis buscam por soluções que tragam para o dia a dia da sua organização contábil a otimização de tempo, agilidade no processo e que permitam que suas equipes trabalhem em atividades que possuem maior valor financeiro. Mas, não podemos esquecer que um dos grandes pilares para o sucesso é a comunicação com o cliente.

Comunicação Ágil e Eficaz: A Chave para o Sucesso na Troca de Documentos e Informações Contábeis

A comunicação ágil e eficaz desempenha um papel fundamental na relação entre escritórios de contabilidade e seus clientes. Portanto, a troca de documentos e informações contábeis é um aspecto crucial para garantir a transparência, precisão e conformidade nas atividades contábeis.

A agilidade na troca de informações permite que as questões contábeis sejam resolvidas rapidamente e com eficiência. Isso evita atrasos no processamento de documentos e no cumprimento de prazos legais.

Ela também visa garantir a precisão dos dados contábeis e o cumprimento das normas e regulamentações fiscais. Assim, seus clientes podem compreender melhor sua situação financeira de modo que tomem decisões estratégicas embasadas em informações contábeis precisas e atualizadas.

Quando a troca de documentos e informações se torna ágil, ela reduz a probabilidade de erros e retrabalho, o que economiza tempo e recursos para ambas as partes.

Para alcançar uma comunicação ágil e eficaz na troca de documentos e informações contábeis, é fundamental investir em tecnologias e ferramentas que facilitem o compartilhamento seguro de arquivos, como softwares de gestão contábil e plataformas de comunicação online.

Além disso, é importante estabelecer canais de comunicação claros, definir responsabilidades e prazos, e promover a educação e o treinamento dos clientes para garantir que compreendam os processos e as necessidades contábeis.

Lançamento de NF-e emitida no CNPJ do cliente diretamente no Questor Gestão Empresarial.

No dia a dia da contabilidade que não usa soluções tecnológicas para a troca de informação com o cliente, ou também, o cliente que não usa um sistema de gestão empresarial que permite a integração com o sistema contábil, muitas vezes a troca de documentos com os clientes se torna cansativa e demorada. 

Mas para isso, você pode contar com o Questor Zen, a nossa solução que simplifica essa troca. E agora, também temos uma novidade para o seu cliente que possui o Questão Gestão Empresarial! 

Se ele tiver acesso ao Questor Zen, poderá realizar a busca das NF-es emitidas no CNPJ dele dentro do sistema e lançá-las direto no Questor Gestão Empresarial, reduzindo assim os processos manuais e agilizando a troca de documentos. 

Confira um passo a passo para seu cliente que já possui o Questor Gestão Empresarial e tem acesso ao Zen.

• Verifique a Coincidência do CNPJ no Zen e certifique-se de que ele corresponde à “Inscrição Federal”.
• Acesse a tela de importação de NF-e no Gestão Empresarial e clique em pesquisar NF-e no Zen. Ali serão apresentadas todas as NF-es emitidas para o CNPJ do cliente com ciência de operação no Zen.
• Após as NF-es serem exibidas, escolha se deseja importá-las para a tela de compras ou outras NF-es dentro do empresarial.
• Selecione os dados obrigatórios na tela, como tipo de documento, carteira, natureza e forma de pagamento.
• Escolha as notas que deseja lançar e pronto.

Lembre-se:

O cadastro de fornecedor é realizado automaticamente nessa tela e possibilita cadastrar novos produtos, ou, vincular produtos já existentes.

É possível, também, realizar desdobramentos de custos padrão para a NF-e.

Com o processo simplificado e permitindo a integração eficiente entre o Zen e Gestão Empresarial, a entrada de NF-es é agilizada e simplifica as operações contábeis. Além disso, a troca de documentos fica muito mais simples e o seu cliente cria ainda mais autonomia na hora do lançamento das Notas Fiscais. 

Impacto na eficiência operacional

A simplificação na entrada de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) tem um impacto significativo na eficiência operacional tanto do escritório contábil quanto do cliente. Assim, com métodos e ferramentas que simplificam esse processo, é possível observar diversas melhorias, confira!

Redução de Tempo e Esforço: Elimina a necessidade de inserção manual de dados, poupando tempo e esforço dos colaboradores do escritório contábil e dos funcionários do cliente.

Minimização de Erros e Retrabalho: A automação na entrada de NF-e reduz significativamente a ocorrência de erros decorrentes de processos manuais. Isso diminui a necessidade de retrabalho e revisão, aumentando a precisão e confiabilidade das informações contábeis.

Melhoria na Eficiência da Gestão Financeira: Dados financeiros processados de forma mais rápida e precisa. Portanto, permite uma análise mais ágil da situação financeira, facilitando a tomada de decisões estratégicas tanto para o escritório contábil quanto para o cliente.

Agilidade no Cumprimento de Obrigações Fiscais: Contribui para o cumprimento eficiente das obrigações fiscais e regulatórias. Assim, o risco de penalidades e multas por atrasos ou erros na conformidade fiscal é reduzido.

Fortalecimento da Parceria Cliente-Escritório Contábil: Ao oferecer soluções que simplificam os processos contábeis, o escritório contábil demonstra um compromisso com a eficiência e a excelência no atendimento ao cliente. Bem como fortalece a relação de confiança e parceria entre ambas as partes, promovendo uma colaboração mais fluida e produtiva.

Autonomia do cliente: Com essa simplificação, o cliente passa a lançar as suas próprias notas, sem precisar depender do contador. Desta forma, agiliza a rotina do dia a dia e melhora a comunicação e o relacionamento entre ambas as partes.

Conheça as soluções da Questor

A Questor é uma empresa brasileira que possui soluções contábeis, fiscais e empresariais, ou seja, tudo que você e o seu cliente precisam para transformar a operação empresarial. Assim, com as nossas soluções você simplifica a:

• Comunicação
• Troca de documentos
• Análise de dados 
• Tomada de decisão
• Obtenção de insights
• Geração de relatórios diversos
• Rotina da contabilidade e do cliente

Regularmente atualizados conforme as mudanças na legislação fiscal, os sistemas Questor garantem conformidade e evitam problemas relacionados a atrasos ou inconsistências.

Além disso, você pode integrar nossas soluções empresariais perfeitamente aos sistemas contábeis, aumentando ainda mais a eficiência e a precisão do seu trabalho como contador. Seus clientes também se beneficiam, pois garantem uma gestão empresarial mais consistente, adaptável às suas necessidades específicas e com alto padrão de qualidade.

Quer descobrir mais sobre tudo o que a Questor pode oferecer para a sua contabilidade e para os seus clientes? Clique aqui e solicite o contato do nosso time especializado. Estamos prontos para impulsionar o sucesso do seu negócio!