Contadores desempenham um papel fundamental no processo de abertura do MEI. Isso porque devem orientar o empreendedor na tomada de decisões e na busca pelo CNAE ideal, afinal, uma escolha errada no início pode resultar em problemas lá na frente.

Você costuma receber muitos clientes que buscam pela abertura do MEI em sua contabilidade? Se a resposta for sim, já sabe da necessidade de estar atento aos detalhes. Isso porque a preocupação com questões fiscais, trabalhistas e contábeis são inúmeras, portanto, exigem cuidado.

Por que você deve ficar atento a lista de CNAEs permitidos em 2024?

O CNAE, ou Código Nacional de Atividades Econômicas, é o mapa que guia as atividades econômicas das empresas. Esse código não é só um número aleatório, ele é a chave para evitar transtornos no negócio do seu cliente.

Explicando de uma forma simples, o CNAE é um manual que indica quais atividades são permitidas para MEI e quais não são. Como contador, estar ciente dessa lista é fundamental para assegurar a conformidade dos seus clientes. Escolher o CNAE adequado é mais do que uma formalidade, é a garantia de que a empresa está atuando dentro das atividades permitidas. 

Além disso, a correta escolha contribui para aproveitar benefícios fiscais e evitar dores de cabeça com possíveis autuações. Ao entender o que é o CNAE e as vantagens de estar atento a essa lista, você se torna um guia efetivo para o crescimento das empresas que atende. Dessa forma, abaixo apresentamos a lista atualizada e completa das ativiades que podem ser registradas em 2024.

Confira a lista completa das atividades que podem ser registradas como MEI em 2024 – cnae

Fonte: Portal Contábeis

Como reduzir as demandas repetitivas na gestão empresarial da sua contabilidade

O dia a dia na contabilidade costuma ser corrido. Cada segundo conta e processos que geram retrabalho resultam em prejuízos incalculáveis, por isso, é importante reduzir as demandas repetitivas. São diversas rotinas, clientes, obrigações que o contador precisa dar conta, mas, além disso, também é necessário gerenciar o seu escritório. 

Nem sempre essa tarefa é fácil, ainda mais por envolver a gestão empresarial, financeira, administrativa e de contratos. Agora, quando bem feita e utilizando as ferramentas corretas para a automação de processos, a gestão empresarial pode ajudar a reduzir demandas repetitivas dentro do seu escritório. 

Neste blog vamos conferir algumas formas de reduzir as demandas repetitivas na sua gestão empresarial. Otimizando a rotina você se tornará menos operacional, mais estratégico e pode focar na eficiência da gestão financeira. Vamos lá?

A automação como aliada e solução

Se você costuma acompanhar a evolução do mercado e as novas oportunidades para simplificar seu dia a dia, já sabe que a automação de processos é uma boa opção quando pensamos em otimização!

A automatização dos processos contábeis tem se mostrado uma solução eficaz para as pequenas e médias empresas, proporcionando mais agilidade e menos erros. O SEBRAE aponta que a digitalização de processos administrativos pode melhorar a eficiência das pequenas empresas, otimizando tempo e reduzindo custos. Assim, a automação pode trazer inúmeros benefícios na gestão estratégica do seu escritório, tais como: 

• Aumento na eficiência: Automatizar processos de rotina libera sua equipe para focar no que realmente importa, aumentando a eficiência operacional.

• Redução de Erros: Também, diminui a chance de falhas e erros humanos que são comuns quando há grande carga de trabalho e tarefas repetitivas, garantindo processos mais precisos e confiáveis.

• Economia de Tempo: Menos tempo gasto em tarefas repetitivas significa mais tempo para estratégias e projetos importantes.

• Agilidade nas Decisões: Com processos automatizados, a informação chega rápido e você toma decisões mais ágeis. Principalmente, quando você tem acesso a relatórios de diversas áreas da sua empresa, fica muito mais fácil entender o que está acontecendo e o que precisa ser feito.

• Melhoria na Experiência do Cliente: Clientes adoram quando as coisas fluem tranquilamente, suavizando o fluxo e reduzindo o ruído na comunicação. Automatizar processos contribui para uma experiência mais satisfatória.

Muitas melhorias e oportunidades de crescimento para a sua empresa não é mesmo?! Por isso você deve escolher bem as ferramentas que vai utilizar para não ter problemas. É preciso entender de verdade quais são as necessidades do seu escritório, pois na correria do dia a dia, é comum você pensar que o problema é um e quando vai ver, na verdade, é outro.

Funcionalidades que podem auxiliar a reduzir as demandas repetitivas

Quem não gostaria de ter mais tempo para traçar estratégias melhores, focar no desenvolvimento da equipe e melhorar o atendimento ao cliente, não é?! Além disso, quando automatizamos tarefas, simplificamos a rotina e conseguimos reduzir o tempo dedicado as tarefas do escritório. 

Neste contexto, podemos observar que as contabilidades estão passando por uma revolução digital, com softwares de automação que ganham cada vez mais espaço nos escritórios contábeis. O Jornal Contábil destaca que a automatização é essencial para o futuro do setor, pois permite maior foco em tarefas estratégicas e não repetitivas.

Com isso contador, você otimiza o dia a dia da sua equipe, além é claro da sua rotina e, consegue aproveitar melhor o seu tempo, podendo organizar sua rotina e dedicar um tempo paraatividades fora do escritório, como passar mais tempo com a sua família ou um hobby. E é exatamente por isso que é preciso ter atenção e buscar as melhores soluções para te ajudar.

Sendo assim, sistemas de gestão empresarial são como um pote de ouro no final do arco-íris. Eles te auxiliam na gestão de diversos setores e ainda simplificam tarefas que você levaria horas fazendo manualmente.

Vamos conferir algumas funcionalidades para você ficar de olho quando for contratar um sistema de gestão para ajudar na gestão empresarial do seu escritório?

Controle financeiro

Muitas empresas enfrentam dificuldades para otimizar seus processos financeiros, impactando diretamente sua eficiência operacional. De acordo com dados do IBGE, empresas que adotam tecnologia na gestão financeira conseguem reduzir custos operacionais e melhorar a produtividade.

Portanto, podemos afirmar que um escritório de sucesso é aquele escritório que possui a saúde financeira em dia. Isso é um fato, não é mesmo?! Desta forma, ter acesso a um sistema que te permite visualizar em uma tela como está a saúde financeira do se escritório é importantíssimo. 

Além disso, é preciso ficar atento se o mesmo permite realizar a conciliação bancária com agilidade. Assim, você consegue ter um controle ainda maior e mais eficiente, já que poderá verificar se o que tem no sistema bate com o que está no banco. 

Outro fator importante desta funcionalidade é que ela te auxilia na previsibilidade financeira, facilitando a tomada de decisão, já que será simples de entender quais valores tem para entrar e quais tem para sair. 

Gestão de faturamento

Gastar horas e horas realizando o faturamento por cliente, de forma individual é coisa do passado quando você opta por um sistema com emissões em lote. Essa funcionalidade de faturar contratos, emitir boletos e notas em grandes quantidades, com poucos cliques, traz diversos benefícios para a sua equipe.

Além de reduzir o tempo investido na operação, ainda, reduz as chances de erros e retrabalhos. Se o sistema possui uma tela para você acompanhar como está o andamento da tarefa, simplificará ainda mais e evitará que você fique na dúvida se já foi enviado, se deu erro, ou se realmente emitiu.

Gestão de contratos

Como prestador de serviços, criar contratos, monitorar, atualizar, faturar e configurar são tarefas que fazem parte do dia a dia. Porém, também é uma tarefa que toma muito tempo. 

Ao ter um sistema com a funcionalidade de gestão de contratos eficiente, você ganha tempo e performance. Com isso, consegue realizar manutenções em lote, configuração no cadastro de pessoas, e ainda consegue monitorar com maior facilidade os contratos, evitando que eles sejam renovados sem aviso e autorização do cliente, ou que eles não sejam faturados, prejudicando seu fluxo de caixa.

Controle de honorários contábeis e cálculo do adicional anual

Controlar os honorários contábeis é essencial para a saúde financeira de um escritório. Isso assegura que os custos se alinhem aos serviços prestados, evitando prejuízo e garantindo uma precificação competitiva. 

Além disso, o controle proporciona transparência com os clientes, melhora a rentabilidade e permite a adaptação às mudanças de mercado. Essa gestão eficiente não só contribui para a sustentabilidade do escritório, mas também facilita a avaliação de desempenho e a tomada de decisões estratégicas. 

Com isso, ainda é fundamental ao contador ter uma ferramenta que auxilia também no cálculo do adicional anual. Desta forma, é possível buscar maneiras de dar maiores possibilidades nas formas de pagamento ao seu cliente e evita que você deixe de realizar essa cobrança.

Relatórios

Ter acesso a relatórios das mais diversas áreas de uma empresa é fundamental para guiar a gestão. Em um escritório contábil não é diferente!

Os relatórios oferecem insights específicos, simplificando a análise de dados e facilitando a tomada de decisões. Esses relatórios adaptados às necessidades do escritório agilizam processos, fornecem visibilidade clara das finanças e contribuem para uma gestão mais eficiente. 

Integração de sistemas

Por último, mas não menos importante, a integração de sistemas, como, por exemplo, o sistema de gestão empresarial com o sistema de gestão contábil proporciona vantagens incríveis para você contador!

Isso porque ao reunir todas as informações em um só lugar seu escritório ganha eficiência, toma decisões mais rápidas, evita erros e ainda tem uma visão completa do negócio. Além disso, o atendimento ao cliente melhora, e até os custos podem diminuir. 

Viu só, como funcionalidades bem definidas são essenciais para redução das demandas e aumento da produtividade?

Fatores importantes para melhorar ainda mais sua gestão

A ajuda de softwares é primordial na sua gestão, como vimos acima eles trazem benefícios inestimáveis que vão levar o seu escritório a outro patamar de atuação. Mas, além disso, você também precisa manter a sua equipe sempre treinada e capacitada para operar. Desta forma, vale avaliar se o sistema contratado possui treinamentos, implantação com analistas especializados no sistema e se possui ainda EADs que ajudam a melhorar a atuação nem determinadas demandas. 

Procure padronizar os processos dentro do seu escritório, isso tende a simplificar a rotina e agilizar as operações diárias. Também, mantenha um monitoramento constante dos dados e insights que o sistema te oferece, afinal, de nada adianta ter acesso a tantos dados e não utilizá-los para agilizar suas operações e traçar estratégias incríveis.

A Questor te oferece a solução ideal!

Contador, você não precisa ficar procurando em diversas soluções essas funcionalidades, a Questor tem a solução ideal para você! 

O Questor Negócio é um sistema robustos, que atende a gestão financeira e de contratos para prestadores de serviço que buscam mais eficiência, segurança e simplicidade. Dentro do nosso sistema você encontrará todas as funcionalidades descritas acima, e poderá operar com mais assertividade focando no desenvolvimento do seu escritório.

Com ele, você poderá melhor o seu nível de gestão, realizando manutenções e envios em lote, gerenciando contratos com maestria e controlando seus honorários com simplicidade.

Que tal conhecer melhor a nossa solução e iniciar 2024 com foco nas estratégias? Clique aqui e solicite uma demonstração!

Potenciais riscos da falta de gestão financeira!

Imagine que sua empresa está passando por um momento difícil, a economia não está girando e as vendas reduziram. Sem gestão financeira, não há caixa sólido para enfrentar com tranquilidade momentos difíceis, e aí, fica difícil reverter a situação.

Uma das partes importantes na gestão de uma empresa é sem dúvidas a gestão financeira. Ela é essencial para fazer com que todos os outros setores estejam em ordem e para que as estratégias possam ser mais assertivas. 

Ter uma estruturação financeira é essencial, independente do tamanho da sua empresa. Até mesmo porque para uma empresa prosperar ela precisa estar estruturada e pronta para as adversidades.

Agora, quando você não tem essa gestão na sua empresa, os riscos são imensos e podem ser fatais. Neste blog vamos falar sobre os potenciais riscos que a sua empresa pode ter ao não fazer a gestão financeira correta. 

Vamos lá?!

Quais são os riscos de não fazer a gestão financeira?

Como falamos anteriormente, os riscos são inúmeros, mas é claro que para você ter maior ciência de quais são os mais comuns de acontecer, vamos listar abaixo alguns deles. Confira.

Ausência de Capital de Giro

O capital de giro é o valor que a empresa precisa ter para cobrir despesas enquanto aguarda pelos recebimentos dos produtos vendidos ou serviços prestados. Quando não há um capital de giro, as chances de endividamento, falta de insumos ou dificuldades para pagar fornecedores aumenta consideravelmente. 

Dívidas fiscais

Ao negligenciar o controle financeiro você pode estar correndo muito risco de esquecer das suas obrigações fiscais, isso acarretará multas e juros que serão extremamente prejudiciais para saúde fiscal e financeira. Além disso, o governo pode impor sansões que prejudiquem a sua capacidade de operação no mercado, e claro, atinge a reputação da sua empresa.

Alto índice de inadimplência

Sem controle fica difícil você ter organização dos prazos e acordos com os clientes, isso pode levar a atrasos na emissão de faturas e no envio das cobranças, influenciando o seu fluxo de caixa. Além disso, ao não ter uma identificação clara e rápida dos clientes inadimplentes, as cobranças ficam ineficientes, podem afetar o seu relacionamento com o cliente e ainda por cima, você pode acabar nem recuperando os valores. 

Tomada de decisões comprometida e dificuldade de planejamento

As decisões que tomamos precisam ser baseadas em dados, por exemplo, quando você planeja uma viagem precisa saber quando vai, para onde, quanto terá para gastar e quanto dinheiro vai entrar até a data da viagem. Em empresas não é diferente. Você precisa ter ciência do fluxo de caixa, das previsões de saídas e entradas para poder fazer um planejamento eficiente de novas ações, melhorias e investimentos. 

Também, a tomada de decisão fica totalmente comprometida quando você não possui informações reais e precisas do seu negócio, podendo levar a tomar decisões precipitadas ou até mesmo, tardias, prejudicando o andamento e crescimento empresarial.

Dividas excessivas

Se deparar com a falta de insumos que você precisa para a prestação de serviços, ou, apenas o básico para o dia a dia da sua empresa, esquecer de realizar pagamentos nas datas corretas, gerando multas e juros altíssimos pode te levar a dívidas excessivas. E quando isso acontece, acaba virando uma bola de neve, você vai fazendo uma dívida atrás da outra para tentar reverter, mas é difícil. E sem dinheiro, com a reputação comprometida, sua operação pode ir por água abaixo.

O que fazer para evitar a perda do controle financeiro?

A palavra-chave aqui é ORGANIZAÇÃO! 

Você precisa ter em ordem e atualizado o cadastro dos seus clientes, assim evita que perca o contato em caso de troca de número de telefone, por exemplo. Isso pode dificultas na hora que precisar realizar uma cobrança ou entrar em contato para realizar mais um fechamento de contrato. Por isso também é importante ter as informações de quais serviços presta a cada um, se já foram pagos ou quais continuam pendentes de faturamento, para não acontecer de enviar uma cobrança equivocada ou esquecer de cobrar.

Os contratos também são parte importante na gestão financeira eficiente. Eles precisar estar atualizados com prazos, valores e responsabilidade de cada uma das partes. Assim, evita haver divergências na hora de cobrar por algum serviço ou ainda de ter problemas jurídicos. 

E também, o controle de entradas e saídas é parte indispensável para a saúde financeira do seu negócio. Com ele organizado você consegue ter ideia de quais valores tem a receber e assim planejar os pagamentos que precisa realizar. Também, fica mais fácil de elaborar ações, promoções e investimentos ao ter informações sobre o andamento do seu negócio. 

O bom relacionamento com prestadores de serviços e clientes também é importante aqui! Desta forma você consegue negociar prazos e descontos com seus fornecedores caso tenha um pouco de aperto financeiro em algum momento. E com os clientes, acaba facilitando a renegociação de dívidas, para que ele realize o pagamento com condições que sejam favoráveis as duas partes. 

E não se esqueça, você possui obrigações fiscais, elas devem ser cumpridas nas datas estabelecidas. Então, anote nas suas saídas para evitar o pagamento das multas e juros. 

Como sistemas de gestão financeira podem auxiliar o empreendedor? 

A constante evolução empresarial vem se tornando um desafio para aqueles que ainda não se renderam a tecnologia. Principalmente se tratando da gestão financeira, que muitas vezes se torna um desafio enorme quando realizada apenas em processos manuais e planilhas intermináveis. Mas, para auxiliar os empreendedores nessa tarefa rotineira e descomplicá-la, existem os Sistemas de Gestão Empresarial. Esses sistemas são ferramentas que já são indispensáveis para empresas que visam o crescimento saudável e próspero.

Com um sistema de gestão empresarial que possui o módulo financeiro bem estruturado para atender o mais altos níveis de gestão você tem acesso desde a emissão de faturas, gestão de contratos, emissão de boletos em lotes até a conciliação bancária, trazendo eficiência e reduzindo erros operacionais.

Também, fica mais fácil de estar a par do seu fluxo de caixa, com acesso a informações em tempo real. Além disso, ao operar com um sistema robusto você tem acesso a métricas, gráficos e diversos relatórios que vão te ajudar na tomada de decisões que impactam diretamente na saúde financeira da empresa.

Por esses e outros motivos que afirmamos que, investir em um sistema de gestão financeira é, com toda a certeza, contar com um aliado estratégico para os desafios empresariais. Conheça o Questor Negócio e descubra uma forma simples e prática de gerenciar o financeiro da sua empresa, clique aqui e solicite uma demonstração!

4 dicas para melhorar a gestão financeira do seu escritório contábil!

Manter a saúde e a gestão financeira de uma empresa é essencial para definir o presente e o futuro dela e gerenciar as finanças de um escritório contábil vai muito além de simplesmente fazer contas. É um verdadeiro jogo estratégico que pode determinar o sucesso ou fracasso do negócio. 

Principalmente porque nunca sabemos quando uma crise ou algo que afete a economia pode chegar, é difícil de prever. Podemos levar como exemplo, a pandemia em 2020, que mudou todo o cenário econômico do mundo. 

Por isso, é preciso contar com ferramentas e tudo que estiver à disposição a fim de garantir a assertividade e reduzir as chances de erros. Uma empresa bem estabilizada está pronta para enfrentar qualquer momento de dificuldade financeira.

Inclusive as contabilidades, que além de cuidar das demandas fiscais, burocráticas e financeiras de outras empresas, precisa estar constantemente com a saúde financeira do seu escritório em dia. Assim pode oferecer serviços de qualidade e com segurança.

Neste blog, vamos explorar a importância da gestão financeira para contabilidades, os problemas que podem surgir sem uma boa gestão e, é claro, oferecer 4 dicas valiosas para turbinar a saúde financeira do seu escritório.

A Importância da Gestão Financeira

Uma gestão financeira sólida é o pilar da sustentabilidade dos negócios. Ela assegura que o escritório esteja sempre um passo à frente, preparado para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades.

Outro fator importante, é que as decisões assertivas só podem ser tomadas com base em dados confiáveis. Desta forma, a gestão financeira fornece as informações necessárias para escolhas estratégicas, garantindo que cada movimento seja calculado.

Contador, é importante pensar também que seus clientes confiam no seu escritório contábil para lidar com suas finanças. Uma gestão transparente e eficiente não apenas atende às expectativas, mas também constrói uma reputação sólida de confiança e credibilidade.

Portanto, garantir que a gestão financeira está consolidada, fluindo de maneira eficiente e sem riscos de erros é imprescindível. Até mesmo porque as consequências da falta de gestão financeira podem ser desastrosas.

Problemas quando você não tem uma boa gestão financeira

Os riscos da falta de gerenciamento financeiro são inúmeros e extremamente prejudiciais para seu negócio. Por isso, contador, é, sem sombra de dúvidas, essencial você garantir que as finanças se tornem uma verdadeira bagunça. Contas a pagar, de forma alguma, devem se misturar com as a receber, pois se isso acontecer a saúde financeira vai por água abaixo.

Você também precisa ficar atento as oportunidades disponíveis no mercado, deixar passar uma oportunidade de investimento inteligente ou expansão é resultado da falta de clareza financeira. As finanças da sua empresa são a bússola que aponta a direção mais próspera.

Ainda, o endividamento pode se tornar um monstro difícil de controlar. Juros elevados e dívidas acumuladas podem sufocar qualquer negócio que não possui uma gestão financeira eficiente.

Portanto, você deve ficar de olho em cada setor do seu negócio e evitar perder oportunidades. Tomar decisões seguras e baseada em dados reais, simplifica a análise e as chances de você elevar os seus negócios.

As 4 Dicas Essenciais para Melhorar a Gestão Financeira

1. Digitalização: Adeus, Papelada!

O primeiro passo é digitalizar tudo. Documentos, faturas, contratos – tudo deve migrar para o mundo online. Além de ser ecologicamente correto, facilita o acesso e elimina o risco de perder informações importantes.

Além disso, se você contar com um sistema em nuvem, precisa apenas ter acesso à internet que poderá acessar as informações que precisa de qualquer lugar.

2. Automatização: Menos Planilhas, Mais Eficiência!

Investir em sistemas e ERP é reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas que podem ser automatizada. Com isso, você libera tempo da sua equipe para atividades mais estratégicas e que vão trazer resultados mais importantes no momento para sua empresa. Nada de perder horas preciosas em planilhas sem fim!

3. APIs: A Mágica da Integração!

Conectar os sistemas por meio de APIs é simplificar o processo de troca de informações de um sistema com outro. Essa ferramenta é essencial para fazer com que diferentes programas consigam trabalhar juntos e compartilhar informações, como, por exemplo, um sistema contábil pode facilmente se integrar ao ERP. Assim, os dados fluem suavemente, evitando falhas na comunicação entre setores.

4. Fluxo de Caixa: GPS Financeiro!

Manter um olho no fluxo de caixa é como ter um GPS para as finanças. Antecipar entradas e saídas evita surpresas desagradáveis. Isso é o que vai fazer a diferença na sua gestão!

Como um Sistema Pode Ajudar?

Um sistema que possua módulo financeiro integrado trabalha garantindo a eficiência da gestão. Tudo está interligado, garantindo que as informações fluam sem obstáculos entre os diferentes setores do escritório.

Com um sistema robusto, a análise de dados se torna uma ferramenta poderosa. Relatórios detalhados permitem uma compreensão profunda das finanças, auxiliando na tomada de decisões informadas.

Além disso, sistemas modernos possuem protocolos de segurança avançados, protegendo as informações sensíveis dos clientes. A confidencialidade é essencial no mundo contábil, e um bom sistema é o guardião dessa confiança.

Em resumo, a gestão financeira é o coração de um escritório contábil saudável. Com a digitalização, automação, integração e um olhar atento ao fluxo de caixa, seu escritório estará pronto para enfrentar os desafios do mundo financeiro com confiança e sucesso. Invista nas ferramentas certas e colha os frutos de uma gestão financeira eficiente! 💰✨

E sabe quem pode te ajudar? O Questor Negócio! Nossa solução em nuvem que oferece previsibilidade na receita e dados para decisões estratégicas. Com ele, seu escritório terá uma gestão financeira eficiente, e você, garantirá mais produtividade no dia a dia, seja na gestão de contratos, financeiro, faturamento e honorários contábeis.

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Conciliação Bancária: Guia completo para otimizar o controle financeiro da sua empresa

Já se perguntou para onde vai o dinheiro da sua empresa? A conciliação bancária é como um mapa que te mostra exatamente esse caminho. Em termos simples, é o processo de comparar as transações registradas no seu sistema financeiro com as movimentações do extrato bancário. 

Com isso você garante que o que está registrado no papel bate certinho com o que está acontecendo na sua conta. Ela é a garantia de que nenhum centavo está se perdendo pelo caminho e de que todas as informações estão alinhadas.

Agora, você pode estar se perguntando: “Mas por que isso é tão importante?”. A resposta é simples: controle financeiro. A conciliação bancária impede que erros escapem despercebidos e garante que sua empresa esteja sempre no controle total das finanças, desta forma, evitando a infelicidade de um fechamento por falta de planejamento e controle.

Você sabia? Segundo dados do Gov.br, no segundo quadrimestre de 2024, foram fechadas mais de 830 mil empresas, representando um aumento de 11,7% em relação ao mesmo período de 2023. (Fonte: Mapa de Empresas – Boletim do segundo quadrimestre de 2024, Gov.br).

Esses números destacam a importância de um controle financeiro eficiente para a sobrevivência e crescimento das empresas no mercado competitivo. Ao realizar a conciliação de forma regular e precisa, você consegue identificar discrepâncias, evitar surpresas desagradáveis e tomar decisões mais informadas. Isso significa menos dores de cabeça e mais tempo para focar no crescimento do seu negócio. 

Outro fator importante é que essa também é uma ferramenta valiosa para manter a transparência e a confiança, seja com seu contador, sua equipe financeira ou até mesmo consigo mesmo.

Ou seja, a conciliação bancária é a garantia de que suas finanças estão saudáveis. 

Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é Conciliação Bancária:

É o processo de confrontar o que você registra em seus registros financeiros com as transações reais que ocorrem na sua conta bancária. Pode parecer uma tarefa simples, mas é esse o segredo: manter a simplicidade. Ao garantir que cada entrada e saída esteja alinhada, você está construindo as bases sólidas para um controle financeiro eficaz.

Vamos imaginar a seguinte situação: você registra o pagamento de uma fatura no seu sistema, mas percebe que esse pagamento ainda não apareceu no extrato bancário. Aqui entra a conciliação bancária, permitindo que você identifique essa discrepância e resolva o problema antes que se torne uma dor de cabeça maior. 

A conciliação bancária atua como uma barreira contra erros e fraudes. Ao confrontar cada transação, você reduz significativamente o risco de duplicidade de pagamentos, lançamentos incorretos ou até mesmo atividades fraudulentas. 

Visão clara das suas finanças para tomar melhores decisões

Sendo uma das peças fundamentais em qualquer empresa, a conciliação bancária conecta todos os pontos financeiros e, com isso, proporciona uma visão clara e nítida de suas finanças. Com todas as transações homologadas, você tem uma imagem mais precisa do seu fluxo de caixa e da saúde financeira da sua empresa na totalidade.

Por exemplo, imagine que a sua empresa ao fazer uma conciliação bancária mensal, percebe que está pagando taxas bancárias altas por transferências internacionais, ou que estava prejudicando seu fluxo de caixa. Ao identificar essa irregularidade, a equipe financeira pode tomar uma decisão estratégica de negociar melhores condições com o banco ou buscar alternativas mais econômicas, gerando mais economia.

Desta forma, a conciliação bancária se torna uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões. Com informações financeiras precisas e atualizadas, você está mais bem equipado para fazer escolhas estratégicas que impulsionem o crescimento do seu negócio.

Desafios Comuns na Conciliação:

É claro que nem tudo são flores, e muitas vezes pode, sim, acontecer de os registros feitos no sistema não baterem com o extrato bancário. E isso pode ser um problema difícil de resolver, até mesmo porque vai demandar um tempo enorme e os esforços da sua equipe, que poderia estar focada em demandas mais estratégicas. 

Também é válido falar que quanto mais transações existir em sua empresa, mais difícil é manter o equilíbrio, aqui, a organização é chave. De qualquer forma, seja sua empresa grande ou pequena, a conciliação é fundamental para estar sempre organizado.

Outro grande desafio é que se seus dados vêm de várias fontes, a coisa pode ficar confusa. Um sistema aqui, outro ali, e você se vê montando um quebra-cabeça. A solução é integrar o máximo possível e manter tudo centralizado.

E claro, ninguém está livre de erros, falhas humanas são muito comuns. Por isso, minimizar esses riscos com o máximo possível de automatização da tarefa pode ser a sua cartada final para um processo eficiente. 

Como a conciliação bancária auxilia no controle financeiro

Como chegou até aqui, você já entendeu o porquê é tão importante realizar a conciliação bancária na sua empresa, independente do tamanho dela. Mas vamos falar um pouco mais detalhadamente sobre alguns aspectos que fazem dela essencial? 

1. Precisão nos Números

A conciliação garante que todos os números estejam alinhados, com ela, você dá adeus aos erros e divergências. 

2. Identificação de Falhas

Ela funciona como uma auditoria interna constante e identifica com rapidez se algo está fora do lugar. Seja aquela transação que não bate, seja um pagamento que não foi registrado, nada fica de fora.

3. Agilidade no Processo

Automatizar a conciliação é garantir mais tempo para dedicar-se as estratégias, foco no crescimento da sua empresa, no atendimento ao cliente e em outras demandas que precisem da sua atenção.

4. Visão detalhada

Saber exatamente de onde vem e para onde vai cada centavo é importante e proporciona diversos benefícios. Desta forma, você tem o poder de tomar decisões mais informadas, baseadas em dados reais.

5. Redução de Erros Humanos

Lembra que falamos acima sobre os erros humanos? Então, como a gente disse, ninguém está livre de cometer erros, mas é possível evitar esse tipo de problema. Ao automatizar a conciliação você reduz aqueles errinhos manuais que podem ser prejudiciais para sua empresa.

6. Controle de Fluxo de Caixa

Além de tudo isso, a conciliação bancária ainda te ajuda a ter um maior controle do seu fluxo de caixa, podendo obter informações como a previsibilidade de entradas e saídas. Isso vai ser de grande ajuda para traçar seu plano de ação.

Melhores práticas para uma conciliação bancária eficiente

Para que a conciliação bancária seja eficiente e funcione, é fundamental adotar algumas boas práticas que facilitam o dia a dia e reduzem erros. Confira 7 dicas para garantir uma conciliação eficiente:

• Dica 1 – Realize a conciliação regularmente (diária, semanal ou mensal) conforme o volume de transações da sua empresa. Assim, você economiza tempo, diminui as chances de erros e mantém as finanças sob controle.
• Dica 2 – Adote um sistema de gestão que automatize a integração entre o banco e o financeiro da sua empresa. Isso permite importar extratos automaticamente, cruzar dados e agilizar a análise.
• Dica 3 – Facilite a conferência certificando-se de que todos os comprovantes de pagamento, transferências e receitas estejam arquivados — preferencialmente de forma digital, categorizados por data ou tipo de transação.
• Dica 4 – Ao identificar inconsistências entre o extrato bancário e o controle interno, busque a causa do problema imediatamente. Lançamentos duplicados, transações não registradas ou valores errados são comuns, mas precisam ser ajustados no momento certo.
• Dica 5 – Erros de conciliação muitas vezes vêm de taxas ou encargos bancários não registrados. Monitore tarifas de manutenção, transferências e juros de forma rigorosa e confira se o banco está cobrando o valor correto.
• Dica 6 – Se sua empresa conta com uma equipe financeira, garanta que todos estejam treinados para realizar a conciliação bancária com precisão. O entendimento das ferramentas e a padronização de processos são essenciais para evitar falhas.
• Dica 7 – Programe auditórias, elas ajudam a identificar inconsistências, fraudes ou processos que podem ser otimizados, assegurando que tudo está funcionando de forma transparente.

Com essas práticas, a conciliação bancária deixa de ser um desafio e se torna um grande aliado na gestão eficiente.

Simplifique, automatize e viaje rumo ao sucesso financeiro!

Realizar a conciliação bancária com apoio da tecnologia é, sem dúvidas, uma mão na roda. Isso porque você agiliza o processo, encontra erros e divergências com mais facilidade e consegue resolvê-los com rapidez. Dessa forma, ela é indispensável para qualquer empreendedor com visão de futuro e com expectativa de crescimento. 

Ter em mãos um sistema que te possibilita realizar a conciliação bancária com qualquer instituição, é sua carta na manga! Te digo isso, pois nem todos os sistemas conseguem realizar essa conciliação.

Assim, queremos te deixar uma dica: Com o Questor Negócio você consegue realizar a conciliação bancária com qualquer banco via arquivo OFX, isso facilita e muito a visualização rápida de todas as movimentações. Além disso, o sistema aponta os erros e inconsistências, o que te ajudará e resolver tudo com mais agilidade, sem precisar ficar procurando onde está o problema. 

E claro, você ainda conta com todos os outros benefícios de ter o Questor Negócio na sua empresa, como o novo módulo Internet Banking do Questor Negócio, para você realizar as operações financeiras diretamente do sistema. Por isso, se você quer ter mais segurança financeira, praticidade na execução da conferência das entradas e saídas, conte com o Questor Negócio, clique aqui e solicite uma demonstração.

Gestão de contratos otimizada para escritórios contábeis!

44% dos escritórios contábeis estão em crescimento estável segundo a 1ª edição da pesquisa “O mercado contábil” publicada em junho de 2023.

A contabilidade sempre teve um papel importante na história da humanidade, nasceu com o principal intuito de manter a ordem financeira nas empresas. E hoje, podemos observar que esse trabalho vem sendo cada vez mais procurado pelas empresas. 

Inclusive, segundo a pesquisa “O Mercado Contábil 2023” realizada pelo Contábil Trends, traz a previsão de crescimento das empresas participantes da pesquisa, com isso, 44% dessas empresas tem estimativa de crescimento de até 15% para o próximo ano. Desta forma, é importante para os escritórios contábeis manterem a organização empresarial por meio de uma gestão eficiente.

Até mesmo porque dia após dia a tecnologia se torna mais presente na rotina dos contadores, e para poderem expandir a oferta de serviços e atender clientes com agilidade, mantendo a qualidade, é preciso andar de mãos dadas com a evolução. Neste texto vamos entender como está o cenário contábil brasileiro, a importância e os benefícios da gestão empresarial para contadores, e também como escolher o melhor software para automatizar rotinas.

Vamos lá?!

Cenário contábil brasileiro 

Com o avanço da tecnologia e das automatizações de tarefas, o papel do contador, atualmente, vem se tornando muito mais estratégico do que operacional. Contadores são responsáveis por manter a ordem fiscal, patrimonial e financeira das empresas. O contador é aquele profissional responsável por diversas atividades, como:

• Registros e análises financeiras;
• Elaboração de demonstrações financeiras;
• Planejamento tributário;
• Auditoria contábil;
• Administração de folha de pagamento;
• Conformidades regulatória;
• E muitas outras.

E tudo isso demanda um tempo significativo na rotina, principalmente quando o contador ou escritório não faz uso de tecnologia para simplificar a execução das tarefas. É importante que nesse novo cenário, o contador entenda que as novas tecnologias, não vem para tirar o seu trabalho e sim para simplificar e tornar a sua rotina mais simples, assim, pode e deve usar a tecnologia para seu próprio crescimento.

Além disso, ao usar as novas tecnologias disponíveis no mercado, o contador abre novas portas dentro do seu escritório para a oferta de serviços de consultoria para seus clientes. Um dos serviços que hoje está tendo bastante destaque e que é benéfico não apenas para o profissional contábil mas também para seus clientes é o BPO financeiro.

O que é o BPO financeiro?

O BPO (Business Process Outsourcing) financeiro é a terceirização do serviço de gestão financeira para empresas. Ele é responsável pela parte de gestão financeira, integrando as rotinas contábeis, e também, as obrigações tributárias. 

Desta forma, ao integrar finanças com a contabilidade, o olhar sobre os números se torna muito mais estratégica e segura, auxiliando na tomada de decisões para o crescimento da empresa. O profissional que executa esse serviço precisa se aprofundar na vida financeira e contábil da empresa, para assim entender melhor o cenário econômico e pode propor mudanças no processo que possam atender as necessidades e expectativas do empreendedor.

Além disso, ele realiza:

• O controle de contas a pagar e a receber;
• Agendamento de pagamentos;
• Emissão de notas fiscais e cobranças
• Conciliação bancária;
• Análise de informações gerenciais e indicadores;
• Certificado digital;
• Fechamento contábil;
• Relatório de impostos pagos;
• E tantas outras rotinas do setor.

Com todas as rotinas em ordem, o suporte estratégico é a etapa em que o BPO se destaca, aqui, ele auxilia o gestor da empresa a tomar decisões baseadas em números e dados reais e importantes para o crescimento do negócio. 

A importância da gestão empresarial para escritórios contábeis

Gerenciar uma empresa não é tarefa fácil, independente do seu tamanho, envolve diversas tarefas e situações que precisam da atenção do gestor, e com os escritórios contábeis é o mesmo. Além de cuidar da organização contábil e fiscal das empresas, o gestor do escritório contábil ainda precisa cuidar e garantir que o seu escritório está em pleno funcionamento e pronto para atender seus clientes com qualidade.

A gestão empresarial em si contempla diversas práticas e ações com foco no desenvolvimento e crescimento do negócio. Ou seja, ela está diretamente ligada a forma de organizar a empresa e gerenciar tudo que a envolve, como estrutura, financeiro, pessoas e muito mais.

Para as contabilidades, a gestão é extremamente importante para que ela continue funcionando, também, contribui para que os processos sejam mais eficientes, organizados e estratégicos, para garantir resultados positivos em seu desempenho. Também, permite que o gestor tenha uma visão ampla do negócio e identifique oportunidades, erros e pontos de melhoria. 

A falta de gestão empresarial nas contabilidades pode trazer consequências irreversíveis, como:

• Colaboradores insatisfeitos
• Erros financeiros
• Estratégias falhas
• Perda de clientes
• Inadimplência
• Decisões tomadas em momentos errados

Portanto, contador, para que o seu escritório possa continuar competitivo em um mercado tão complexo, é necessário manter a gestão empresarial em ordem. Na gestão empresarial se contemplam muitas tarefas como pudemos ver, mas hoje queremos te chamar a atenção para uma parte essencial para você que é prestador de serviços: A Gestão de Contratos.

O que é a gestão de contratos e os benefícios para escritórios contábeis

Quem trabalha com prestação de serviços sabe e entende a importância de ter um contrato, seja para serviços prestados ou aqueles tomados. O contrato é uma forma eficiente de manter a segurança para ambas as partes envolvidas na negociação, desta forma se torna essencial e indispensável.

Porém, por se tratar de um documento formal e repleto de informações, pode se tornar complexo, principalmente na hora de realizar a gestão do mesmo. A gestão de contratos engloba diversas atividades para ocorrer o monitoramento de todas as etapas e garantia de execução do que consta no contrato. Bem como, padroniza os termos e é uma grande ajuda na organização do faturamento e financeiro do negócio.

É importante destacar que essa não é uma tarefa apenas burocrática, ela possui objetivos claros e que auxiliam muito na gestão empresarial. Com a gestão contratual é possível evitar cobranças duplicadas, manter um histórico das informações de negociação, controlar prazos com simplicidade, melhorar a produtividade da equipe e facilitar os procedimentos dentro da empresa ou com fornecedores.

Para os escritórios contábeis a gestão de contratos garante uma abundância de benefícios, principalmente se houver o uso de tecnologia e automatização de tarefas para auxiliar na execução dos processos. Vamos conferir 5 benefícios de gerir seus contratos com automatização para o seu escritório contábil?

1. Aumento de produtividade

Ao implementar uma ferramenta que te auxilia na gestão de contratos, automatizando rotinas e simplificando processos, você garante que a sua equipe seja ainda mais produtiva, reduzindo a carga de trabalho manual. Além disso, mantém a sua empresa atualizada sobre as data importantes nos contratos, o que garante o cumprimento de todas as obrigações com eficiência.

2. Manutenção e revisão simplificada

Todo contrato requer revisões e atualizações, inclusive, com certa frequência e isso pode tomar muito tempo da equipe, além de estar suscetível a erros e falhas, principalmente de comunicação. Com uma solução de automatização é possível monitorar e comunicar todas as mudanças com agilidade, além disso, também simplifica a manutenção de contratos, adição de informações e revisões com facilidade através de funcionalidades em massa.

3. Visualização clara da operação

Ao ter acesso a todos os dados, históricos de negociações e faturamento dos contratos, a gestão financeira se torna muito mais simples, e ainda, facilita a sua visualização da situação financeira da empresa. Outro fator importante é que com a gestão de contratos automatizada o acompanhamento para o cumprimento de todas as clausulas contratuais se torna mais clara, e reduz as chances de eventualmente algo não ser cumprido.

4. Eficiência

Já destacamos em outro tópico sobre a agilidade nos processos, mas esse é um benefício tão grande que merece um tópico só pra ele. A eficiência é importantíssima quando paramos para pensar em quantos contratos precisam ser gerenciados diariamente, quanto tempo a sua equipe fica apenas em cima de alterações, manutenções, elaboração e faturamento de contratos. Garanto que é um bom tempo que pode ser usado de uma maneira muito mais estratégica, o que beneficiará você, seu colaborador e seu cliente.

5. Análise de métricas

Se o sistema que você escolher lhe der acesso a métricas importantes como Churn Rate, Receita Mensal Recorrente, Faturamento Recorrente Anual, Ticket Médio e outros, saiba que você tem um poder muito grande em suas mãos. Até mesmo porque ao analisar essas métricas vai te ajudar a tomar decisões rápidas e eficientes, baseadas em dados reais. Portanto, certamente será seu grande aliado.

Automatização de processos e soluções em softwares, como escolher

Agora que você já sabe todas as vantagens e benefícios de realizar a gestão empresarial da sua contabilidade, precisa estar atento na hora de buscar as melhores soluções em gestão e automatização. Até mesmo porque esse software deve atender as suas necessidades e trazer eficiência para o seu escritório.

Antes de mais nada, é preciso analisar quais são as suas necessidade, quais recursos são essenciais e indispensáveis para sua atuação. Mas, não pense apenas no agora, se em seus objetivos está o crescimento, então ter uma solução que cresce com você é essencial.

Como contador você também deve utilizar um sistema contábil, então se o seu sistema de gestão tiver integração com o contábil que utiliza te ajudará a ter informações mais precisar e gerenciar com maestria. Outro fator importante na escolha é a usabilidade, o software deve ser simples e possuir funcionalidades que sejam fáceis de encontrar no dia a dia. Também, não esqueça da segurança, afinal você está lidando com dados sensíveis.

Avalie, analise e se possível solicite assistir uma demonstração com o especialista da empresa, ele vai te mostrar tudo que o software pode fazer por você. Após isso, use e aproveite cada funcionalidade que o sistema oferece.

A Questor tem a solução!

Aqui na Questor nós temos uma solução ideal para você, contador! Um sistema que te ajuda na gestão contratual, financeira e ainda auxilia você que quer atuar como BPO financeiro. 

O Questor Negócio possui diversas funcionalidades que vão te deixar impressionado. Nele você tem acesso a manutenções e cadastros em massa, faturamento de contratos, emissão de boletos e régua de cobranças. Tudo isso em um visual intuitivo em um sistema 100% web, robusto e possui integração com o seu sistema contábil!

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