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  • Inteligência Artificial da Questor: suporte técnico, dentro do sistema, a qualquer momento com a nova IA

    Inteligência Artificial da Questor: suporte técnico, dentro do sistema, a qualquer momento com a nova IA

    Descubra como a nova IA da Questor transforma a forma como sua equipe tira dúvidas operacionais, aprende novas rotinas e ganha agilidade no dia a dia.

    Sabemos que os sistemas contábeis lidam com um volume alto de informações técnicas e, para piorar, processos que, muitas vezes, geram dúvidas até mesmo entre os profissionais mais experientes. E quando essas dúvidas aparecem no meio da rotina, qualquer atraso na resposta impacta prazos, produtividade e até a qualidade da entrega. Pensando nisso, a Questor criou um recurso inédito no mercado: uma IA (Inteligência Artificial) treinada exclusivamente para os sistemas Questor, integrada diretamente ao ambiente de trabalho e disponível para responder dúvidas em tempo real.

    Essa nova funcionalidade representa um avanço importante na forma como contadores e equipes interagem com a tecnologia. Ao invés de depender de pesquisas extensas, leitura de documentos técnicos ou abertura de chamados, o usuário pode simplesmente perguntar e receber a orientação ideal.

    O que é a IA da Questor?

    IA da Questor é uma assistente virtual inteligente, projetada para entender o contexto da sua dúvida, buscar a resposta em uma base segura (manuais, fluxos, regras de negócio da Questor) e entregar uma orientação clara e direta, tudo isso dentro do próprio sistema.

    A IA da Questor é diferente das ferramentas genéricas de IA disponíveis no mercado, pois foi pensada para o mundo contábil, com vocabulário técnico, domínio sobre os processos e total alinhamento com a lógica do sistema Questor.  Ou seja, você não vai receber uma resposta superficial, vai receber uma explicação baseada no que realmente funciona no seu dia a dia.

    Mais do que responder perguntas, essa IA atua como um verdadeiro colega experiente, disponível 24 horas por dia para ajudar na execução das tarefas e na formação técnica de novos membros da equipe.

    Como funciona na prática?

    Na prática, a IA da Questor foi construída com foco na experiência do usuário. Isso significa que o processo é simples, natural e eficiente. Veja o passo a passo:

    1. Você faz uma pergunta diretamente no sistema
       Pode ser algo simples ou uma dúvida mais específica: como gerar determinada obrigação, como configurar um evento da EFD-Reinf, onde encontrar determinado botão ou como executar um fechamento contábil.
       O ideal é que a pergunta seja objetiva e contextualizada, como você perguntaria a um colega.
    2. A IA interpreta e busca a resposta na base oficial da Questor
       Essa base inclui manuais atualizados, fluxos operacionais, regras de parametrização e outros documentos internos que, dessa forma, refletem a forma correta de operar o sistema.
    3. Ela responde com clareza, orientação e, se necessário, links úteis
       A resposta pode vir com passo a passo, explicações técnicas e direcionamento para artigos do Questor Docs ou manuais completos. Ou seja, a ideia é entregar a solução exata para aquela situação.
    4. E quanto mais for usada, mais inteligente ela se torna
       Isso porque a IA foi desenvolvida com base em aprendizado contínuo. Sendo assim, a cada nova interação, ela aprimora a forma como entende as perguntas e entrega respostas ainda mais precisas.

    Por que isso muda a experiência com o sistema?

     Ao invés de interromper a rotina para procurar respostas, entrar em contato com o suporte ou recorrer a anotações antigas, basta escrever a dúvida e seguir com a execução.  Dessa forma, traz um impacto direto em diversas frentes da operação:

    • Mais agilidade no cumprimento de tarefas: a resposta vem em segundos, sem precisar sair do sistema.
    • Redução de chamados simples ao suporte: a IA resolve dúvidas recorrentes, liberando tempo da equipe e dos analistas.
    • Facilita o onboarding de novos colaboradores: os novos membros contam com um canal de aprendizado contínuo direto na ferramenta.
    • Uniformidade nas respostas: todas as orientações são baseadas na documentação oficial da Questor, o que evita interpretações equivocadas ou retrabalho.
    • Disponibilidade constante: não depende de horário comercial, pois a IA funciona a qualquer hora, todos os dias.

    Totalmente integrada e sem custo adicional

    O melhor de tudo é que a IA da Questor já está disponível para todos os clientes diretamente no sistema. Não é necessário instalar nada, contratar módulos extras ou seguir longos fluxos de ativação. É só começar a usar.

    O uso da IA é simples, direto e seguro. E, para quem deseja aproveitar melhor o potencial dessa funcionalidade, há um manual completo com dicas de perguntas, boas práticas e orientações de uso.

    📘 Clique aqui para acessar o manual de utilização da IA Questor

    IA não é mais o futuro. É o presente do seu escritório

    A Inteligência Artificial, que antes parecia distante da contabilidade, agora está a um clique. A Questor tornou essa tecnologia acessível, útil e 100% alinhada às necessidades reais dos escritórios e corporações.

    Entretanto, a IA da Questor não substitui o conhecimento humano, mas potencializa seu uso, permitindo decisões mais rápidas, execuções mais eficientes e aprendizado contínuo dentro do próprio ambiente de trabalho.

    Em resumo, é mais uma inovação que chega para simplificar o complexo e fazer você e sua equipe ganharem tempo, foco e produtividade.

  • 4 dicas de como revisar e diminuir os processos manuais dentro do seu escritório contábil

    4 dicas de como revisar e diminuir os processos manuais dentro do seu escritório contábil

    A sobrecarga operacional causada por processos manuais é uma realidade silenciosa que impacta diretamente a rentabilidade e o crescimento de muitos escritórios contábeis. 

    Enquanto a equipe dedica horas preciosas a tarefas repetitivas, em cima de planilhas, conferência de dados e geração manual de relatórios, o foco estratégico em atender melhor os clientes e buscar novas oportunidades de negócio acaba ficando em segundo plano.

    Um estudo da McKinsey & Company revelou que cerca de 60% das ocupações possuem pelo menos 30% de atividades que podem ser automatizadas com tecnologias já disponíveis. Em outras palavras, ferramentas já disponíveis permitem automatizar essas rotinas manuais, liberando boa parte do tempo da equipe para ações mais estratégicas e rentáveis.

    Neste texto, abordaremos como identificar e eliminar essas ineficiências operacionais, apresentando caminhos para tornar o escritório mais produtivo, ágil e focado mais no resultado do que em resolver problemas. 

    1. Mapeie detalhadamente as rotinas operacionais

    Antes de buscar soluções tecnológicas, é fundamental entender exatamente onde estão as suas ineficiências. Para isso, recomendamos que faça um levantamento completo das atividades realizadas pela equipe, a partir dessas perguntas: 

    • Quais tarefas são feitas manualmente diariamente? E por quê? 
    • Onde estão ocorrendo os maiores índices de retrabalho ou atrasos?
    • Que processos exigem conferências constantes para evitar que tenha erros?

    Para detalhar as etapas, utilize ferramentas de gestão de processos ou até mesmo um mapeamento visual (como fluxogramas). A simples visualização dos fluxos muitas vezes revela atividades que não agregam valor e que, por consequência, podem ser eliminadas ou automatizadas.

    Após esse detalhamento, aí, sim, iremos explorar a automação. 

    2. Priorize automatizar as rotinas mais operacionais e repetitivas

    Nem toda automação precisa ser implementada de forma ampla e imediata. O ideal é iniciar pelos processos que mais impactam a rotina da equipe e que têm baixo valor estratégico, como, por exemplo:

    • Geração e envio de relatórios periódicos para os clientes;
    • Importação e conferência de notas fiscais;
    • Emissão de guias de impostos e obrigações acessórias;
    • Controle de Certidões Negativas de Débito (CNDs) e das caixas postais governamentais.

    Esses sãos exemplos de tarefas que são facilmente automatizadas por diversos sistemas do mercado. Como falamos acima, além disso, é necessário que o processo esteja bem definido para as automações funcionarem corretamente, mas, com tudo organizado, elas salvarão muitas horas de trabalho do seu time.

    3. Capacite a equipe 


    Continuando, você já deve ter entendido que a automação só traz resultados consistentes quando a equipe está preparada para assumir um novo papel: menos operacional e mais analítico, não é?

    Para o gestor, isso significa começar a investir em treinamentos (e tempo para isso!) para os profissionais aprenderem utilizar melhor as ferramentas tecnológicas disponíveis. Com as ferramentas “trabalhando” por eles, eles poderão, efetivamente, dedicar mais tempo para a análise de dados, um atendimento mais consultivo aos clientes e o desenvolvimento de soluções que realmente agreguem valor para o escritório.

    Entendemos que uma equipe capacitada entende melhor os objetivos do escritório, propõe melhorias nos processos e utiliza a tecnologia como aliada para melhorar a produtividade e a qualidade do atendimento aos clientes.

    Além disso, criar indicadores de produtividade e acompanhar de forma contínua a evolução dos resultados ajuda a manter a equipe engajada e orientada para a busca de soluções e não só em resolver problemas. 

    4. Implemente um modelo de melhoria contínua dos processos

    Ok, automatizar processos é o primeiro passo para a eficiência, certo? Depois, você irá treinar bem sua equipe para que aproveite ao máximo as ferramentas. Mas, depois desses processos, ainda temos mais um passo: garantir que essa eficiência se mantenha no longo prazo. O que vai exigir acompanhamento constante e direcionamento claro.

    É aqui que entram as métricas, como o caso dos OKRs (Objectives and Key Results), uma metodologia prática para estabelecer metas e alinhar a equipe em torno do que realmente importa.

    Mas o que são OKRs?

    OKRs são uma forma estruturada de definir onde se quer chegar (Objetivos) e como saber se está no caminho certo (Resultados-Chave). Mais do que simples metas, os OKRs pode ajudar os escritórios contábeis a:

    • Definir prioridades claras para cada período;
    • Engajar a equipe em torno de objetivos comuns;
    • Acompanhar o progresso de forma objetiva e mensurável;
    • Evitar a dispersão de esforços em tarefas que não geram resultados estratégicos.

    Em um ambiente de alta demanda operacional, como o contábil, é fácil perder o foco no que realmente gera valor. Os OKRs funcionam como um filtro, dessa forma permitindo que os gestores direcionem esforços para as atividades que impulsionam a produtividade, melhoram a rentabilidade e contribuem para o crescimento do negócio.

    Vamos a um exemplo:

    • Objetivo: Reduzir o tempo gasto em processos manuais no fechamento contábil.
    • Resultados-Chave:
      • Automatizar 80% das rotinas de importação de notas fiscais até o próximo trimestre.
      • Reduzir em 30% o tempo de geração de relatórios gerenciais.
      • Capacitar 100% da equipe para utilizar as novas soluções implementadas.

    Para definir as suas a OKRs é preciso que elas sigam algumas orientações: 

    • Devem ser simples, objetivos e de fácil compreensão;
    • Funcionem como um contrato coletivo, reforçando o foco e o comprometimento de todos;
    • Precisam ser verificáveis e públicos para garantir transparência;
    • O que não está nos OKRs, não é prioridade: mantenha o foco;
    • Menos é mais: trabalhe com 3 a 5 OKRs por ciclo, definidos com base em variáveis sob controle da equipe.

    Quer começar a estruturar os OKRs do seu escritório?

    Então ➡ Baixe aqui um modelo pronto e comece agora mesmo!

    Como o BI de Custo e Produtividade ajuda a reduzir processos manuais no escritório contábil?

    Após revisar as rotinas e identificar os principais gargalos operacionais, o próximo passo é utilizar ferramentas que facilitem essa transição da execução manual para a automação. 

    E é justamente nesse ponto que o BI de Custo e Produtividade da Questor se torna um grande aliado.

    Enquanto muitos escritórios ainda gastam tempo excessivo consolidando dados em planilhas, o BI da Questor centraliza e organiza essas informações automaticamente. Isso elimina a necessidade de controles manuais dispersos e permite visualizar, de forma prática e objetiva, onde estão as atividades que ainda são realizadas de forma manual e que poderiam ser automatizadas.

    Mas, na prática, como o BI apoia a redução de processos manuais?

    • Identifica facilmente quais processos ainda não foram automatizados: os dashboards mostram claramente quais rotinas ainda consomem mais tempo da equipe e continuam sendo executadas manualmente, facilitando a identificação dos processos que ainda não foram automatizados.
    • Mede o tempo investido em cada cliente e processo: com essa informação, fica mais fácil decidir onde a automação terá maior impacto imediato na produtividade.
    • Avalia o impacto das rotinas já automatizadas: ao acompanhar os processos que já passaram por automação, o gestor tem embasamento para justificar novos investimentos em tecnologia.
    • Facilita a tomada de decisão baseada em dados reais, não em percepções: isso reduz o risco de priorizar  processos pouco representativos, focando no que realmente gera ganhos operacionais. Também permite identificar os clientes que mais estão custando tempo e recursos do escritório, dessa forma fazendo com que você possa justificar o aumento de honorários, por exemplo.

    E o resultado de todas essas etapas com a ajuda do BI de Custo e Produtividade?

    Menos tempo gasto em controles manuais, mais eficiência operacional e uma gestão focada em produtividade e rentabilidade.

    Em resumo, ao utilizar o BI de forma estratégica, com a implantação de um fluxo de processos e a definição de métricas de acompanhamento, o escritório passa a entender melhor quais processo mais estão tomando tempo da equipe e consequentemente, drenando a sua lucratividade. 

    A Questor Sistemas é referência em sistemas contábeis automatizados, além disso, fornece treinamentos e suporte especializado para capacitar sua equipe no uso das ferramentas.

    Então, quer entender como sua operação pode evoluir com dados e automação?

    Converse com nosso time e descubra como o BI da Questor pode transformar a produtividade do seu escritório.

  • Cada erro no imposto de renda pode custar caro: conheça estratégias para escritórios contábeis nesta época do ano.

    Cada erro no imposto de renda pode custar caro: conheça estratégias para escritórios contábeis nesta época do ano.

    Com o fim do prazo para a entrega do Imposto de Renda 2025 se aproximando, a rotina dos escritórios contábeis está no limite. São muitas demandas acumuladas, prazos curtos e alta pressão por entregas sem erros. Nesse cenário, cada desatenção pode gerar custos desnecessários, retrabalho e desgaste com os clientes.

    Esses problemas, em grande parte, não surgem apenas pela complexidade das declarações, mas pela sobrecarga de tarefas operacionais que tomam tempo e energia da equipe. Processos manuais e sistemas ultrapassados acabam exigindo mais do que deveriam e dificultam a gestão eficiente das prioridades.

    Embora este não pareça ser o momento de implementar mudanças imediatas, é possível já pensar nos próximos passos para que seu escritório não passe pelos mesmos desafios no próximo ciclo de entregas.

    Como preparar seu escritório contábil para o próximo ciclo do Imposto de Renda

    Como ação imediata pela melhora dos processos no seu escritório, você pode contratar uma tecnologia que vai mudar a forma com que você lida com rotinas operacionais ao longo do ano. Dessa forma, com a estrutura certa, sua equipe poderá dedicar mais tempo às atividades estratégicas e menos tempo às tarefas repetitivas.

    Imagine um próximo período de Imposto renda onde sua equipe esteja menos sobrecarregada, com rotinas de folha de pagamento, envio de documentos e controle de obrigações automatizadas. Esse é o caminho para entregar mais qualidade aos seus clientes, assim como reduzir a pressão interna nos períodos críticos.

    Benefícios da automação contábil no período do Imposto de renda

    Ao estruturar uma operação mais organizada e automatizada, seu escritório ganha fôlego para lidar melhor com os momentos de maior demanda, como o Imposto de Renda. Veja alguns exemplos de como o Questor Cloud pode contribuir para essa transformação:

    • Autoatendimento ao cliente por portal online, e-mail e WhatsApp;
    • Chatbot ativo no WhatsApp para atendimento rápido a solicitações simples;
    • Cálculo automatizado de folha de pagamento e pró-labore;
    • Envio automático de documentos trabalhistas aos colaboradores dos clientes;
    • Automatização completa de obrigações como Simples Nacional e DCTFWeb;
    • Gestão de CNDs em mais de 5.000 órgãos;
    • Monitoramento de notificações em e-CAC, DEC, DET e DJE;
    • Captura e guarda de notas fiscais eletrônicas;
    • Ferramentas de gestão e produtividade, como o BI de Custo e Produtividade e o Tareffa. 

    Ou seja, com processos mais organizados e automatizados, a equipe pode direcionar seus esforços para o que exige atenção especializada, dessa forma garantindo entregas de maior valor e mais tranquilidade durante os períodos mais críticos.

    Condição especial: contrate o Questor Cloud agora e pague após o IR

    Sabemos que, neste momento, a prioridade é concluir as entregas de Imposto de renda 2025 com o máximo de eficiência. Por isso, a Questor oferece uma condição especial: contratando o Questor Cloud agora, você só começa a pagar depois do IR.

    Dessa forma, você já inicia o processo de implantação e prepara o seu escritório para operar de forma mais eficiente só no segundo semestre, sem comprometer o fluxo de caixa atual.

    Planejamento contábil após IR: comece hoje a transformação do seu escritório

    Em resumo, a melhor forma de evitar os mesmos problemas no futuro é começar a trabalhar a estrutura do seu escritório hoje. A mudança leva tempo, exige planejamento e, quanto antes for iniciada, mais cedo você colherá os resultados.

    Aproveite essa condição exclusiva, prepare seu escritório para um novo patamar de eficiência e passe pelos próximos períodos críticos de forma mais organizada e segura.

    Garanta essa condição especial agora clique aqui para conversar com nosso time comercial no WhatsApp → Fale com a Questor no WhatsApp

    Cada erro no imposto de renda pode custar caro: conheça estratégias para escritórios contábeis nesta época do ano.

  • Contadores que mais crescem estão trocando de sistema, entenda o porquê.

    Como um sistema contábil em nuvem elimina gargalos e impulsiona o crescimento do seu escritório

    Todo escritório contábil em crescimento chega a um ponto decisivo: manter o sistema atual ou migrar para uma solução contábil em nuvem que realmente acompanhe a expansão?

    Essa decisão, muitas vezes adiada, pode ser o divisor de águas entre um escritório eficiente e outro atolado em gargalos operacionais.

    Pode até parecer que está tudo sob controle — até o momento em que a lentidão aparece, os travamentos se tornam frequentes e a equipe começa a perder produtividade. Soa familiar?

    A verdade é que o problema pode não estar na equipe — e sim, no sistema.

    Afinal, diante de tantos desafios operacionais, como lidar com tudo isso de forma realmente estratégica?

    Para esclarecer essa questão, continue lendo o texto abaixo e descubra os motivos por trás dessa mudança — além de conhecer uma solução contábil em nuvem que pode transformar o dia a dia do seu escritório.

    O que fazer quando o sistema contábil vira o gargalo do crescimento

    No início, tudo parece funcionar bem: o sistema atende às demandas básicas, os processos seguem seu curso e os problemas aparentam ser pequenos.

    No entanto, à medida que o escritório cresce — com mais clientes, mais tarefas e mais colaboradores — aquilo que antes era apenas um “sistema funcional” passa, gradualmente, a se transformar em um obstáculo silencioso.

    Soluções antigas ou mal dimensionadas simplesmente não acompanham o ritmo da evolução.

    Entenda os sinais de que o sistema contábil está atrasando o crescimento:

    • Vagarosidade em tarefas simples, como emissão de guias ou geração de relatórios aos clientes;
    • Instabilidade com o acesso de múltiplos usuários simultaneamente;
    • Travamentos em momentos críticos como fechamentos contábeis, envio de obrigações fiscais e entrega de declarações;
    • Gastos extras com servidores, segurança, backups manuais, licenças adicionais e TI;
    • Disparidade com automações de processos modernos.

    E os impactos vão muito além do operacional.

    Na prática, as consequências aparecem em todos os níveis da rotina contábil: queda na produtividade, repetição de tarefas, retrabalho constante, além do desgaste emocional da equipe, que precisa lidar diariamente com lentidão, falhas e instabilidades.

    Mais do que isso, o risco começa a atingir aquilo que mais importa: a qualidade das entregas ao cliente final. Erros, atrasos e falhas na comunicação tornam-se frequentes, impactando diretamente a reputação do escritório.

    Ou seja, aquilo que deveria ser um sistema de apoio e eficiência acaba virando o oposto: um verdadeiro ralo de tempo, energia e confiança — os três recursos mais valiosos para qualquer escritório em crescimento.

    (mais…)

  • BI de Custo e Produtividade: nova ferramenta permite uma gestão baseada em dados 

    BI de Custo e Produtividade: nova ferramenta permite uma gestão baseada em dados 

    Descubra como o BI de Custo e Produtividade ajuda a dar mais clareza sobre sua operação, identificar gargalos e tomar decisões mais estratégicas, com base nos dados do seu escritório.

    Sabemos que a gestão de um escritório contábil exige um acompanhamento constante dos custos gerais e da produtividade da equipe como um todo. 

    Além disso, é fundamental compreender o impacto financeiro de cada cliente no escritório e, mais do que isso, garantir que a precificação dos serviços esteja alinhada ao tempo efetivamente investido pela equipe.

    Pela falta de informações, muitos escritórios enfrentam  a dificuldade de justificar seus honorários e identificar ineficiências operacionais que prejudicam a produtividade do time. E são essas lacunas que podem comprometer diretamente a lucratividade do negócio. 

    A solução para esse desafio, além do uso de planilhas que tomam muito tempo do gestor, é a implementação de um sistema de inteligência analítica eficiente. Mas, o custo de ter uma ferramenta focada nisso pode ser alto, o que faz com que muitos escritórios deixem isso de lado. 

    Pensando nisso, a Questor implementou uma funcionalidade completa de análise em seus sistemas, sem custos adicionais aos clientes: o BI de Custo e Produtividade. 

    O que é um BI?

    Quando a gente fala em BI, estamos falando de Business Intelligence, ou em bom português, inteligência de negócios.

    Na prática, é uma forma de transformar aquele monte de dados soltos que o escritório tem — planilhas, lançamentos, horas trabalhadas, entregas feitas — em informações organizadas e visuais.

    Ou seja, em vez de olhar dado por dado, você passa a enxergar o todo, com gráficos, comparativos, indicadores… tudo ali, de forma prática e clara. E o melhor: o BI não serve só para dentro do escritório. Dessa forma, ele também pode ser usado como ferramenta de consultoria para o seu cliente.

    Quer ver um exemplo? Com o HubCount BI, por exemplo, você consegue pegar os dados que já estão no sistema e gerar relatórios e painéis visuais que mostram para o cliente como anda a performance financeira da empresa dele.

    É como entregar um serviço de inteligência junto com a contabilidade, e isso gera valor. Porque além de cumprir obrigações, você ajuda seu cliente a entender o negócio dele com mais clareza.

    E sabe o que é ainda melhor? Esse tipo de serviço te diferencia no mercado. Afinal, não é todo mundo que oferece esse tipo de análise com base em dados.

    O que é o BI Custo e Produtividade?

    Vendo o potencial de um BI para a operação dos escritórios contábeis e para apoiar os gestores para terem maior embasamento estratégico na tomada de decisões, a Questor desenvolveu o BI Custo e Produtividade. Solução que permite:

    • Determinar o custo exato de cada cliente para o escritório;
    • Mensurar o tempo investido pela equipe em cada cliente e atividade;
    • Avaliar a produtividade dos colaboradores e do escritório como um todo;
    • Identificar o impacto da automação nos processos internos.

    Com uma interface intuitiva, permite que gestores visualizem todas as métricas essenciais para aprimorar sua gestão. O BI, integrado ao sistema Questor, transforma informações operacionais em dashboards interativos. Ele possibilita a análise de diversos pontos, como: 

    • Tempo investido por cliente e processo: identifique clientes com maior demanda de trabalho e avalie a coerência dos honorários aplicados;
    • Métricas de produtividade: monitore a performance dos colaboradores e identifique gargalos operacionais;
    • Processos robotizados: identifique quais processos continuam sendo feitos manualmente e quais já estão sendo automatizados;
    • Comparação de rentabilidade entre clientes: diferencie clientes mais rentáveis dos que necessitam de ajustes contratuais a partir das informações extraídas.

    E qual o impacto do BI Custo e Produtividade na gestão do escritório contábil?

    Vamos trazer isso para a prática. Imagine dois clientes bem diferentes:

    • Cliente A é de pequeno porte, não tem integração nenhuma e demanda cerca de 4 horas da sua equipe para fechar a contabilidade.
    • Cliente B tem um volume bem maior de movimentações, mas utiliza um ERP integrado ao Questor ou que gera arquivos de importação, e tem seu fechamento concluído em apenas 2 horas.

    Num primeiro olhar, parece que o Cliente A dá menos trabalho por ser pequeno, certo? Só que quando você olha os dados desse cliente no BI, percebe que ele exige o dobro de tempo da sua equipe, e sem te entregar a mesma eficiência. Enquanto isso, o Cliente B, mesmo com mais lançamentos, vai consumir menos tempo por estar integrado. Ou seja, é mais rentável.

    Agora vem a pergunta: Qual dos dois paga um honorário maior? E se você não tivesse essas informações organizadas, como faria essa análise? Provavelmente teria que se basear em “achismos” ou na volumetria de lançamentos, o que nem sempre reflete a realidade do esforço da equipe.

    Esse é um daqueles casos clássicos em que o BI faz toda a diferença. Com ele, você enxerga o que antes passava despercebido e pode tomar decisões mais seguras, com base em fatos.

    Disponibilidade e benefícios sem custo adicional

    Muitos escritórios já tentaram criar seus próprios dashboards utilizando soluções como Power BI, incorrendo em custos elevados com consultorias, licenciamento e manutenção contínua.

    O BI de Custo e Produtividade da Questor elimina essa necessidade ao oferecer uma solução pronta e integrada, sem custo adicional para clientes Questor. Sendo assim, facilita o acesso imediato a análises estratégicas sem necessidade de investimentos extras.

    Ativação e configuração simplificadas

    A ativação da ferramenta pode ser realizada diretamente no Questor Cloud ou no Questor Gestão Contábil. A configuração inicial é rápida e intuitiva, com um passo a passo detalhado disponível no Questor Docs.

    Além disso, o suporte da Questor está disponível para auxiliar na implementação e garantir o melhor aproveitamento da ferramenta.

    Transforme sua gestão com inteligência analítica

    Em resumo, com o BI de Custo e Produtividade, seu escritório poderá:

    • Obter controle detalhado sobre os custos operacionais;
    • Monitorar e otimizar a produtividade da equipe;
    • Tomar decisões embasadas em dados concretos;
    • E, assim, ajustar a precificação de serviços para maximizar a rentabilidade.

    Para mais informações, consulte o Questor Docs e o FAQ, com as perguntas frequentes sobre o BI. 

    E se você ainda não é cliente Questor, aproveite essa oferta exclusiva: contratando o Questor Cloud nos meses de abril e maio, você só começa a pagar em junho! Clique aqui para aproveitar.

     

  • Imposto de Renda 2025: o que o contador precisa saber para se preparar 

    Imposto de Renda 2025: o que o contador precisa saber para se preparar 

    Com início em 17 de março, com prazo final em 30 de maio, a entrega de Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) de 2025, representa um período intenso de trabalho para contadores e escritórios de contabilidade de todo o país. No ano passado, a Receita Federal recebeu 42,42 milhões, declarações dentro do prazo legal de entrega.

    Entretanto, embora lucrativo, o período de entrega do Imposto de Renda pode se transformar em um pesadelo se não for bem administrado. Isso porque além dos clientes que chegam somente para fazer suas declarações, é preciso continuar com as outras rotinas de entrega e atendimento, sem prejudicar a qualidade do serviço oferecido. 

    Então se você, contador, está se perguntando: como se preparar para o Imposto de Renda 2025? Ou mesmo: como garantir que nenhum prazo seja perdido no Imposto de Renda 2025? Apresentamos estratégias para te ajudar a passar por esse período com mais tranquilidade, garantindo a satisfação do seu cliente e saúde da operação do escritório.

    Como se preparar para o Imposto de Renda 2025

    1. Promova uma comunicação transparente com seus clientes

    O primeiro passo para ter um período de entrega do Imposto de Renda 2025 mais tranquilo, começa com uma comunicação clara e transparente com seus clientes, os novos e os recorrentes.  Deixe claro os prazos e os documentos necessários com antecedência e seja honesto quanto à necessidade da colaboração deles para o sucesso das entregas, seja de Imposto de Renda ou outras. 

    Estabelecer uma política de comunicação proativa vai evitar a pressão de última hora e assegurar que todas as partes estejam alinhadas com os prazos e expectativas.

    Ah, e é tentador aceitar todos os clientes que procuram seus serviços durante esta temporada, não é?  No entanto, para manter a qualidade do serviço, é  prudente limitar o número de novos clientes. Isso permite que você se concentre em atender às necessidades de cada cliente adequadamente, sem comprometer a qualidade dos seus serviços para aqueles que já são seus clientes ou os prazos.

    2. Crie um checklist de tarefas

    Você pode utilizar o checklist, ou lista de verificação, como uma ferramenta para garantir a conclusão de tarefas ou projetos, complexos ou não. 

    Seu propósito é guiar a execução de etapas ou procedimentos, proporcionando uma abordagem sistemática para assegurar que nada seja esquecido ou negligenciado.

    Não só no período de Imposto de Renda, recomendamos fortemente o uso do checklist, pois ajuda o contador a entender melhor quais tarefas precisa entregar e seus prazos. Além disso, ele permite padronizar as etapas de entrega de uma rotina, como a abertura de uma empresa, por exemplo.

    Pense que você tem 50 declarações de Imposto de Renda para realizar. Com um checklist de etapas padronizado, você consegue definir, desde o primeiro contato com o cliente, quais documentos ele precisa te entregar, até a revisão final das declarações, o que facilitará muito seu trabalho. 

    Mesmo que você encontre exceções e precise aplicar sua expertise para as declarações mais complexas, definir bem as etapas é fundamental, pois isso ajudará a acelerar o andamento do trabalho.

    3. Organize a equipe 

    Numa organização contábil, dividir o trabalho de forma estratégica entre os membros da equipe é fundamental. 

    É preciso identificar as forças de cada colaborador e atribuir as tarefas de acordo, isso vai garantir uma execução mais eficaz e eficiente. A delegação de tarefas, combinada com reuniões regulares de acompanhamento, assegura que a equipe esteja sincronizada e focada nos objetivos em comum.

    Durante o período de declarações do Imposto de Renda 2025, muitos escritórios direcionam parte da equipe exclusivamente para essa demanda. Aqui, a tecnologia se torna uma aliada, por exemplo, com a Questor, é mais fácil encontrar e organizar informações fiscais e declarações bancárias, otimizando o tempo da equipe e evitando ineficiências no processo.

    4. Invista em tecnologia e automatização

    Não se pode subestimar a importância da tecnologia e da automatização nesse período. Isso porque desempenham um papel fundamental no suporte à gestão eficaz de tarefas. 

    Ferramentas de gestão de projetos e sistemas contábeis especializados, podem simplificar os processos rotineiros, garantindo que os contadores estejam mais focados nas tarefas que exigem sua expertise.  O que é fundamental para enfrentar a demanda crescente durante a temporada de IRPF. 

    Tecnologia pode facilitar período de Imposto de Renda 2025 nas contabilidades 

    Imagina esse cenário: você está focado em realizar uma declaração de imposto de renda para um cliente, mas outro cliente está solicitando o cálculo de rescisão para um colaborador. Você não pode parar o que está fazendo para atender esse cliente, mas também não quer deixar de respondê-lo. 

    E se houvesse uma automatização que fizesse esse cálculo automaticamente e enviasse para seu cliente sem sua intervenção? Isso já existe. E essa é só uma das diversas possibilidades proporcionadas pelos sistemas de contabilidades que dispõe de automatizações.

    Até mesmo o checklist pode ser facilitado por meio de um sistema de gestão de tarefas. 

    O informe de rendimentos 2025, que comentamos acima, é outra obrigação que você não precisa se preocupar, já que ela é facilitada com sistemas contábeis, como o Questor, que possui uma ferramenta que realiza o envio automático dos informes de rendimentos diretamente aos colaboradores dos seus clientes. 

    Desde a economia de tempo até a redução de erros, os benefícios proporcionados pela automatização são inúmeros e é preciso aproveitar ao máximo para lidar melhor com suas rotinas durante a época de Imposto de Renda. 

    Preparação é a chave

    Em resumo, ao implementar essas estratégias, você estará melhor equipado para lidar com a demanda da temporada de Imposto de Renda 2025 para contadores. 

    Não esqueça que a preparação e o planejamento são essenciais para essa época do ano. Dessa forma, ao se comunicar efetivamente com os clientes, organizar sua equipe e processos e limitar o número de clientes atendidos conforme necessário, você pode transformar um período potencialmente estressante em uma oportunidade de crescimento e sucesso.

    Além disso, esse é também o momento perfeito para explorar como a automatização e as ferramentas tecnológicas podem beneficiar seu escritório. 

    O que mais você precisa saber sobre o IR 2025 

    Qual o prazo do Imposto de Renda 2025?

    A declaração deve conter todas as informações sobre rendimentos tributáveis e não tributáveis recebidos ao longo de 2024. A Receita Federal divulgou no dia 12 de março, que o prazo da Declaração do Imposto de Renda 2025 será entre 17 de março, uma segunda-feira, e 30 de maio, uma sexta-feira.

    Quem deve declarar o Imposto de Renda 2025?

    Estão obrigados a apresentar a declaração os contribuintes que, em 2024, atenderem a pelo menos um dos seguintes critérios:

    • Quem recebeu rendimentos tributáveis, sujeitos ao ajuste na declaração, cuja soma foi superior a R$ 33.888,00;
    • Quem teve receita bruta com atividade rural de R$ 169.440,00 ou pretende compensar prejuízo.;
    • Quem teve, em 31 de dezembro de 2024, a posse ou propriedade de bens, ou direitos, inclusive terra nua, de valor total superior a R$ 800 mil;
    • Quem passou à condição de residente no Brasil em qualquer mês e estava nessa condição em 31 de dezembro de 2024;
    • Quem recebeu rendimentos isentos não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte, cuja soma for superior a R$ 200 mil;
    • Quem teve ganho de capital na alienação de bens ou direitos sujeito à incidência de imposto em qualquer mês;
    • Quem realizou operações de alienação em bolsas de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas cuja soma for superior a R$ 40 mil ou com apuração de ganhos líquidos que tenha incidência de imposto;
    • Quem optou pela isenção do IR sobre ganho de capital na venda de imóveis residenciais, caso o produto da venda seja aplicado na aquisição de imóveis residenciais localizados no Brasil, no prazo de 180 dias, contado da celebração do contrato de venda;
    • Quem optou por declarar bens, direitos e obrigações detidos pela entidade controlada, direta ou indireta, no exterior como se fossem detidos diretamente pela pessoa física;
    • Quem é titular de trust e demais contratos regidos por lei estrangeira com características similares a este;
    • Quem optou por atualizar o valor de mercado de bens e direitos no exterior;
    • Quem auferiu rendimentos no exterior de aplicações financeiras e de lucros e dividendos, e;
    • Quem atualizou bens imóveis pagando ganho de capital diferenciado em dezembro/2024.

    Quem está isento?

    Atualmente, estão dispensadas da obrigatoriedade pessoas com renda mensal média de até R$ 2.259,20.

    Restituição do Imposto de Renda

    Contribuintes que entregam a declaração nos primeiros dias do prazo, sem erros ou omissões, costumam receber a restituição nos primeiros lotes. A ordem de prioridade no pagamento segue a seguinte hierarquia:

    1. Idosos acima de 80 anos;
    2. Idosos entre 60 e 79 anos;
    3. Contribuintes com deficiência física, mental ou moléstia grave;
    4. Contribuintes cuja principal fonte de renda seja o magistério;
    5. Quem optar pela declaração pré-preenchida ou escolher receber a restituição via PIX.

    Novidades do IR 2025

    O aplicativo “Meu Imposto de Renda” foi desativado e substituído pelo “Receita Federal”, que poderá ser utilizado a partir de 17 de março, com a versão pré-preenchida disponível em 1º de abril.

    Saiba como a Questor pode ajudar no Imposto de Renda 2025 

    As soluções Questor, empresa especialista em sistemas contábeis há mais de 39 anos, pode abrir novos caminhos para otimizar suas operações.

    Conheça nossa plataforma contábil 100% web, um sistema completo, que dispõem dos módulos contábil, fiscal, folha de pagamento, controle de tributos, controle organizacional, controle de patrimônio e muito mais, com diversas funcionalidades que vão te ajudar a lidar melhor com suas rotinas nesse período:

    • Autoatendimento ao cliente (Portal online, E-mail e Whatsapp);
    • Cálculo automatizado de folha de pagamento mensal e pró-labore;
    • Envio automático de documentos trabalhistas aos colaboradores dos clientes; 
    • Automatização do Simples Nacional e DCTFWeb;
    • Gestão de CNDs;
    • Monitoramento de notificações e-CAC, DEC, DET e DJE;
    • Captura e guarda de notas fiscais;
    • Entre outras, veja aqui. 

    Quer saber mais? Entre em contato e agende uma demonstração com um especialista. 

    Para documentações e informações técnicas do seu sistema, consulte o Questor Docs, o diretório de soluções Questor. 

    Texto com informações de: GovBr, CRCPR, G1 e CNN. 

     

  • Descomplicando o eSocial: conheça a IA Assistente do Questor 

    Descomplicando o eSocial: conheça a IA Assistente do Questor 

    IA Assistente do eSocial analisa erros automaticamente, aponta a melhor solução e te guia para um envio de informações mais seguro e eficiente.

    Se você trabalha na área contábil ou departamento pessoal, já deve ter enfrentado dificuldades com o envio de eventos para o eSocial. Erros inesperados, rejeições e a necessidade de revisões constantes, que tornam esse processo complexo e, muitas vezes, frustrante.

    Com a obrigatoriedade da entrega, garantir que as informações estejam corretas e sejam transmitidas de forma precisa é essencial para evitar penalizações e manter a conformidade.  Por conta disso, a Questor implementou uma novidade que vai ajudar os profissionais nessa tarefa minuciosa: a IA Assistente do eSocial. Continue o texto para saber mais. 

    O que é o eSocial?

    Antes de falarmos sobre essa novidade, vale relembrar o que é o eSocial e sua importância. Criado pelo governo federal, o eSocial é um sistema que unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas, criado em 2014. 

    Cada evento enviado ao eSocial precisa estar correto e de acordo com as regras estabelecidas, o que exige um controle rigoroso por parte das empresas. E é exatamente nesse ponto que a IA Assistente do eSocial se destaca.

    IA Assistente do eSocial: como funciona?

    Agora, sua rotina pode ser muito mais simples. Sempre que um evento estiver pendente, rejeitado ou rejeitado por duplicidade no sistema, a IA Assistente entra em ação e facilita sua correção. Veja como ela funciona: 

    Diagnóstico detalhado dos erros: a IA analisa automaticamente o erro ocorrido e apresenta uma explicação clara sobre o problema. 

    Ícone da IA do eSocial.

    Sugestões inteligentes para correção: em vez de perder tempo tentando entender o que deu errado, a IA já sugere os próximos passos para regularizar a situação. 

    Exemplo da utilização da IA do eSocial.

    Acesso direto à documentação oficial: caso precise de mais informações, a IA redireciona você para materiais oficiais que detalham as regras e soluções.

    Com esses recursos, sua equipe ganha mais eficiência, reduz retrabalho e garante que os eventos enviados estejam sempre corretos, minimizando o risco de problemas futuros.

    Como acessar a IA Assistente do eSocial

    A IA Assistente já está disponível na Área de Trabalho do eSocial dentro do módulo da Folha de Pagamento do Questor (Gestão Contábil e Questor Cloud). Sempre que um evento apresentar problemas, basta clicar no ícone especial ao lado dele para acessar todas as informações necessárias. Se você ainda não conhece essa funcionalidade, essa é a hora de experimentar e tornar sua rotina muito mais eficiente.

    Para saber mais, acesse a documentação completa no Questor Docs.

  • Entenda como ter mais controle sobre seus contratos de empréstimos e financiamentos bancários

    Novidade! Entenda como ter mais controle sobre seus contratos de empréstimos e financiamentos bancários

    Imagine esse cenário: um de seus clientes tem múltiplos contratos de empréstimos e financiamentos bancários, cada um com condições diferentes e prazos distintos. A cada mês, você precisa abrir sua planilha, conferir valores, calcular parcelas, identificar quais delas devem ser classificadas como curto ou longo prazo e, ainda, garantir que todos os registros estejam corretos. Repetir esse processo 15, 20 ou até mais vezes, dependendo do volume de contratos, é, além de demorado, cansativo e sujeito a erros.

    Agora, multiplique essa carga de trabalho por todos os clientes que você atende. 

    Para simplificar essa gestão complexa e maçante, apresentamos a Área de Trabalho Controle de Empréstimos e Financiamentos, uma novidade desenvolvida para simplificar a forma como você administra os contratos bancários de seus clientes. 

    Essa funcionalidade permite que o contador elimine o retrabalho de gerenciar contratos manualmente, reduza o risco de erros em cálculos e lançamentos, e economize horas preciosas que antes gastava preenchendo planilhas.

    Leia mais: Quais as diferenças entre um sistema contábil em nuvem e um sistema local?

    Como a Área de Trabalho Controle de Empréstimos e Financiamentos funciona na prática?

    • Cadastro e visualização de contratos: insira os detalhes de cada contrato bancário diretamente no sistema. Cadastre informações como valor, data de vencimento e sistema de amortização, de forma organizada e centralizada.
    • Geração automática de parcelas: gere as parcelas diretamente na funcionalidade, de acordo com os modelos PRICE ou SAC.
    • Lançamentos contábeis automatizados:  utiliza a tabela contábil configurada para classificar os valores entre curto e longo prazo e também gerar o lançamento contábil do pagamento.
    • Relatórios e organização: realize a conferência dos lançamentos contábeis gerados por meio dos relatórios contábeis disponíveis. Para facilitar o acesso e agilizar o processo, os principais relatórios foram centralizados na Área de Trabalho.

    Ou seja, com essa novidade, todo o controle e lançamentos ocorrem de forma mais organizada e centralizada, colaborando para: 

    • Redução de erros em lançamentos contábeis;
    • Economia de horas de trabalho;
    • Controle centralizado de contratos;
    • Conformidade garantida com as regras contábeis.

    Confira mais informações no Questor Docs, pesquisando por “Área de Trabalho Empréstimos e Financiamentos”.  Disponível para clientes Questor Gestão Contábil e Questor Cloud.

    Fale conosco para agendar uma demonstração gratuita para mais detalhes sobre o sistema.

  • Obrigações Acessórias 2025: organize-se para as entregas!

    Obrigações Acessórias 2025: organize-se para as entregas!

    Contador, você está preparado para os desafios fiscais deste novo ano? Reunimos aqui um guia completo sobre as principais obrigações acessórias federais de 2025. Confira!

    Com a chegada de 2025, é essencial que profissionais da contabilidade e suas empresas clientes estejam atentos às entregas das obrigações acessórias anuais. Essas exigências, estabelecidas pelos órgãos governamentais, garantem a conformidade fiscal das organizações e precisam ser cumpridas rigorosamente nos formatos e prazos definidos para evitar penalidades.

    Para ajudar na sua organização, apresentamos neste material as principais obrigações acessórias do ano e seus prazos, além de um cronograma detalhado para o primeiro trimestre de 2025.

    Vale lembrar que, além das obrigações mencionadas aqui, que são entregues anualmente, existem também as obrigações acessórias mensais e as especificadas pela legislação de cada Estado e Município.

    Quer garantir um ano tranquilo e produtivo para o seu negócio? Continue lendo.

    O que são Obrigações Acessórias?

    As obrigações acessórias são informações que as empresas devem transmitir aos órgãos fiscais e tributários nas esferas federal, estadual e municipal, detalhando as atividades econômicas, fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

    Essas obrigações variam conforme o regime tributário da empresa – Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Contudo, algumas obrigações são comuns a todos os regimes e devem ser entregues anualmente.

    A seguir, destacamos as principais obrigações acessórias federais para 2025.

    Principais Obrigações Acessórias Federais em 2025

    Confira as principais obrigações acessórias, com uma breve descrição e seus respectivos prazos. Lembre-se: as datas podem variar de acordo com as normativas da Receita Federal, portanto, é fundamental acompanhar as comunicações oficiais.

    • Opção pelo Simples Nacional e MEI (Microempreendedor Individual): Regime tributário simplificado para pequenas empresas e empreendedores individuais.
      • Prazo: Até o último dia útil de janeiro, ou seja, 31 de janeiro de 2025.
    • DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte): Declara rendimentos pagos, o imposto sobre a renda e as contribuições retidas na fonte.
      • Prazo: Até 28 de fevereiro de 2025, referente ao ano-calendário de 2024.
    • DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias): Obrigatória para empresas do setor imobiliário.
      • Prazo: Até 28 de fevereiro de 2025, referente ao ano-calendário de 2024.
    • DMED (Declaração de Serviços Médicos e de Saúde): Obrigatória para prestadores de serviços de saúde.
      • Prazo: Até 28 de fevereiro de 2025, referente ao ano-calendário de 2024.
    • DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Para empresas optantes pelo Simples Nacional.
      • Prazo: Até 31 de março de 2025.
    • DIRPF (Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física): Declara rendimentos de pessoas físicas.
      • Prazo: De 15 de março a 31 de maio de 2025.
    • DASN-SIMEI (Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual): Informações de faturamento anual e empregados, quando houver.
      • Prazo: Até 31 de maio de 2025.
    • ECD (Escrituração Contábil Digital): Parte do SPED, substitui a escrituração dos livros contábeis em papel.
      • Prazo:  Até 30 de junho de 2025.
    • ECF (Escrituração Contábil Fiscal): Substitui a DIPJ e apresenta informações para cálculo do IRPJ e CSLL.
      • Prazo: Até 31 de julho de 2025, referente ao ano de 2024.

    Como se preparar para as entregas em 2025?

    Crie um cronograma detalhado: elabore um calendário com todas as obrigações, indicando datas e atividades relacionadas. Isso facilita o planejamento e ajuda a priorizar tarefas importantes.

    Fique atento às atualizações legais: as normativas fiscais estão em constante mudança. Mantenha-se informado através dos canais oficiais e atualize seus clientes sempre que necessário.

    Adote ferramentas:  utilize sistemas que automatizam processos manuais, garantindo mais agilidade e precisão nas suas entregas. Sistemas modernos também oferecem funcionalidades integradas com as plataformas governamentais.

    Estabeleça comunicação clara com clientes: uma troca constante de informações entre o contador e os clientes é essencial para garantir que todos os documentos e dados estejam atualizados.

    Realize revisões minuciosas: antes de enviar qualquer declaração, revise cuidadosamente todos os dados para evitar erros ou retrabalho.

    Invista em capacitação: cursos e treinamentos são fundamentais para você e sua equipe dominarem tanto as obrigações fiscais quanto as ferramentas tecnológicas utilizadas. Por exemplo, na Questor a plataforma de ensino Universidade Questor e o Questor Docs, além de nossos EADs ao vivo semanais, garantem que você esteja sempre atualizado sobre os detalhes das entregas. 

    Calendário do Primeiro Trimestre de 2025

    Tipo de Obrigação Data de Entrega
    Opção pelo Simples Nacional 31/01/2025
    Entregar DIRF – Declaração de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte 28/02/2025
    Entregar DIMOB – Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias 28/02/2025
    Entregar DMED – Declaração de Serviços Médicos e de Saúde 28/02/2025
    Entregar DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais 31/03/2025

    Mais detalhes sobre as entregas, acesse a Agenda Tributária 2025 da Receita Federal.

    Otimize suas entregas com o Questor Cloud

    Se você busca mais agilidade, organização e segurança no cumprimento das obrigações fiscais, o Questor Cloud é a solução ideal. Aqui estão alguns motivos pelos quais ele pode transformar sua rotina:

    • Automatização do Simples Nacional: o Questor Cloud realiza a apuração automática, garantindo que todas as etapas sejam feitas dentro do prazo e sem erros.
    • Integração com plataformas governamentais: o sistema conecta diretamente com o e-CAC e outras plataformas, facilitando a transmissão e recepção de informações.
    • Gestão centralizada de documentos: todas as obrigações ficam armazenadas em um único lugar, com ferramentas que permitem a organização e rastreamento fácil.
    • Monitoramento de CNDs: O sistema realiza o monitoramento automático em mais de 5.000 órgãos, reduzindo o risco de documentos vencidos.
    • Facilidade na geração de relatórios: crie relatórios detalhados para auditorias e apresentações com apenas alguns cliques.
    • Suporte especializado: tenha à disposição uma equipe pronta para ajudar a resolver dúvidas e otimizar sua experiência no sistema.

    Entre em contato e solicite uma demonstração gratuita. Transforme sua contabilidade em 2025!

     

  • Sistema de folha de pagamento online: como funciona?

    Como funciona um sistema de folha de pagamento online?

    Gerenciar a folha de pagamento vai muito além de cumprir uma obrigação legal. Esse processo envolve cálculos exatos, organização de dados sensíveis, conformidade com leis trabalhistas e fiscais, e a garantia de que os colaboradores recebam o que lhes é devido no prazo correto.  Nesse cenário, os sistemas de folha de pagamento online ou em nuvem surgem como ferramentas essenciais. Neste texto, vamos trazer informações sobre como esses sistemas funcionam, suas principais funcionalidades e os benefícios que podem trazer para o seu escritório ou empresa.

    O que é um sistema de folha de pagamento online?

    Um sistema de folha de pagamento online é uma ferramenta baseada na nuvem que permite gerenciar todos os aspectos relacionados à folha de pagamento de forma centralizada.

    Ao contrário de sistemas locais, que dependem de instalação em um servidor físico, as soluções online operam diretamente na internet. Isso significa que você pode acessar os dados de qualquer lugar, desde que tenha um dispositivo conectado à internet. 

    Além disso, a integração com outras áreas, como recursos humanos e financeiro, facilita o fluxo de informações, eliminando redundâncias e fazendo com que todos tenham acesso aos mesmos dados. 

    Funcionalidades essenciais de um sistema de folha de pagamento online

    Os sistemas de folha de pagamento online completos devem oferecer uma ampla gama de funcionalidades para atender às diferentes necessidades das empresas. Entre as principais estão:

    • Automação de cálculos: encargos trabalhistas, como FGTS, INSS e férias, calculados automaticamente, reduzindo a chance de erros e aumentando a produtividade das equipes;
    • Envio automático de dados ao eSocial: eventos e guias fiscais gerados e enviados diretamente aos colaboradores;
    • Acompanhamento em tempo real: acesso a relatórios detalhados sobre salários, encargos e retenções, com dados atualizados;
    • Segurança de dados: criptografia e backups automáticos para garantir que as informações sejam protegidas contra perdas ou acessos não autorizados.

    Por que sistemas online são o futuro da gestão de folha de pagamento?

    Embora os sistemas locais tenham desempenhado um papel importante no passado, a realidade do mercado atual demanda mais flexibilidade e agilidade. As soluções em nuvem oferecem vantagens que os métodos tradicionais não conseguem acompanhar:

    1. Acesso remoto
      Com sistemas locais, as informações ficam restritas ao ambiente onde o software está instalado. Já as plataformas online permitem acesso remoto, o que é essencial para escritórios contábeis que precisam atender clientes de diferentes regiões ou mesmo realizar trabalho remoto.
    2. Conformidade garantida
      As constantes mudanças na legislação podem se tornar um desafio. Nos sistemas online, as atualizações são feitas automaticamente pelo fornecedor, garantindo que todos os cálculos e processos estejam em conformidade com as leis atuais, sem necessidade da contratação de uma equipe de TI para isso, por exemplo. 
    3. Redução de custos operacionais
      Os sistemas locais exigem manutenção constante, infraestrutura dedicada e, muitas vezes, suporte técnico especializado. Com as soluções online, o custo de operação é reduzido, já que toda a infraestrutura fica a cargo do provedor.
    4. Escalabilidade
      Conforme sua empresa ou escritório cresce, um sistema online acompanha esse movimento de forma simples, sem a necessidade de atualizações complexas ou investimentos em novos equipamentos.
    Sistemas de folha de pagamento em nuvem oferecem mobilidade pois podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet.

    Como escolher o melhor sistema de folha de pagamento para seu negócio?

    Com tantas opções disponíveis no mercado, escolher o melhor sistema de folha de pagamento pode parecer uma tarefa desafiadora. Então, aqui estão algumas perguntas que podem orientar sua decisão:

    1. O sistema atende às legislações trabalhistas e fiscais do Brasil?
    Certifique-se de que ele esteja preparado para lidar com as regras específicas do país.

    2. A plataforma é intuitiva e fácil de usar?
    Uma interface complexa pode dificultar a adesão e aumentar os erros operacionais.

    3. Há integração com outras áreas?
    Verifique se o sistema se conecta a módulos de recursos humanos, financeiro ou outros que sejam relevantes para sua empresa.

    4. Quais são os custos de implementação e manutenção?
    Avalie se os benefícios superam os custos e se o investimento é compatível com o orçamento do seu negócio.

    5. O fornecedor oferece suporte técnico e treinamento?
    Ter uma equipe de suporte disponível é essencial para resolver problemas e garantir o uso pleno da ferramenta.

    6. A infraestrutura online da plataforma é robusta?
    É vital saber da qualidade e credibilidade dos servidores das empresas que hospedam o sistema. Isso garante que as operações e comunicações entre cliente e servidor sejam rápidas e sem risco de lentidão ou quedas.

    O impacto da automação na rotina da folha de pagamento 

    Adotar um sistema de folha de pagamento online não é apenas sobre modernizar operações. A automação desse processo tem um impacto direto na produtividade e na qualidade do trabalho.

    Por exemplo, tarefas como o cálculo de férias, 13º salário e encargos deixam de consumir horas preciosas da equipe. Dessa forma, os profissionais podem focar em atividades estratégicas, como análise de dados financeiros ou atendimento personalizado aos clientes. Além disso, a precisão proporcionada pela automação minimiza retrabalhos e elimina os riscos de multas por erros fiscais.

    Empresas que investem em automação geralmente relatam uma melhoria significativa na eficiência, tanto em termos de tempo quanto de recursos financeiros.

    Onde encontrar uma solução online confiável?

    Se você chegou até aqui, é porque está considerando modernizar a gestão da folha de pagamento. Entre as diversas opções no mercado, é importante buscar uma solução que combine funcionalidades robustas, suporte eficiente e custo-benefício.

    É nesse ponto que a Questor Sistemas entra como uma referência. Nosso sistema de folha de pagamento online, disponível no Questor Cloud, plataforma contábil 100% web, oferece:

    • Automação completa de cálculos trabalhistas (Férias, 13º, Pró-labore, DCTFWeb…)
    • Folha de Pagamento mensal totalmente automatizada;
    • Conexão direta com o eSocial para envio de eventos;
    • Relatórios detalhados para análises e auditorias;
    • Portal para colaboradores, com acesso rápido e fácil às informações salariais, sem intervenção do contador.

    Com mais de 2 milhões de folhas de pagamento processadas mensalmente, a Questor é a escolha ideal para quem busca eficiência e segurança. Em resumo, com processos automatizados, dados centralizados e uma operação mais ágil, sua empresa ou escritório estará preparada para os desafios do mercado atual.

    Sendo assim, está pronto para dar o próximo passo? Experimente o Questor Cloud e veja como ele pode revolucionar sua gestão de folha de pagamento. Agende uma demonstração gratuita!