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Categoria: Cloud

  • Como sair de férias com tranquilidade? 5 dicas práticas para contadores

    Chegamos à metade do ano, o que representa para muitos contadores, especialmente aqueles com filhos em idade escolar, o momento ideal para um merecido descanso. No entanto, a preocupação com o escritório muitas vezes impede que os profissionais contábeis planejem suas férias para esse ou em outros períodos do ano. Como, então, realmente sair de férias e garantir que tudo continuará funcionando perfeitamente na sua ausência?

    Tirar de férias é um desafio para o empreendedor contábil brasileiro 

    Uma recente pesquisa do Sebrae/SP intitulada “O empreendedor e as férias” revelou que a maioria dos donos de pequenos negócios, em torno de 70%, saem de férias apenas uma vez por ano, mas cerca de um terço deles fica receoso por não estar presente no dia a dia da empresa. 

    Mais alarmante ainda, 33% acreditam que a produtividade da empresa cai quando estão fora. Isso é uma realidade também para o empreendedor contábil, que evita tirar férias por temer passar por perda de qualidade nos serviços oferecidos aos seus clientes. 

    Esse cenário ressalta a importância de um planejamento eficiente, especialmente para contadores que estão acostumados a uma rotina incessante de compromissos e responsabilidades.

    Por isso, separamos 5 dicas importantes para que você possa finalmente sair de férias com tranquilidade nesse período do ano, mesmo com entregas importantes chegando, como a ECF (31 de julho).

    5 dicas de como sair de férias com tranquilidade 

    1. Planeje-se

    O segredo para férias tranquilas começa com um bom planejamento. Defina o período de suas férias com antecedência e distribua as tarefas essenciais entre sua equipe. 

    Você pode elaborar um cronograma detalhado das obrigações fiscais e outras atividades mais urgentes que irão acontecer na sua ausência, para garantir que tudo esteja alinhado antes de sua partida.  Planejar também permite ajustar compromissos e resolver questões que dependem exclusivamente de você antes de sair.

    2. Prepare sua equipe

    Invista na capacitação da sua equipe para garantir que todos possam lidar com as responsabilidades diárias em sua ausência. Uma equipe bem treinada e confiante pode gerenciar o escritório de forma eficaz, minimizando a necessidade de sua intervenção durante as férias. Além disso, delegue tarefas específicas para cada membro da equipe, assegurando que todos saibam exatamente o que fazer e quem contatar em caso de dúvidas ou problemas.

    Também é importante confiar em seus líderes de equipe para assumir responsabilidades durante sua ausência. É possível estabelecer líderes temporários para projetos importantes e antes das férias realizar reuniões preparatórias com eles para discutir expectativas e procedimentos a serem seguidos.

    3. Comunique os clientes

    Se você costuma atender ou resolver questões diretamente com os clientes do escritório, é essencial informá-los antecipadamente sobre suas férias. Esclareça quem será o responsável por cada tipo de demanda durante sua ausência e quem pode resolvê-las em caso de problemas. 

    Uma comunicação clara pode prevenir urgências de última hora e demonstra profissionalismo e respeito pelos interesses dos clientes. Envie um e-mail e atualize suas mensagens automáticas de resposta com as informações de contato da sua equipe.

    4. Conte com a automatização dos processos

    Um contador atualizado aproveita todos os recursos para otimizar o seu tempo e da sua equipe, e para o período isso também é uma realidade. 

    Utilize ferramentas e sistemas contábeis que automatizem tarefas que você executaria, ou mesmo, deixe algumas entregas prontas antes das férias. A automatização reduz a carga de trabalho diário e garante que os serviços continuem acontecendo com segurança durante suas férias.

    5. Se precisar, monitore à distância 

    Quer garantir que tudo está conforme planejado? É possível manter-se informado sobre o andamento do escritório com acesso a ferramentas de monitoramento e comunicação com seus colaboradores para checar o progresso das tarefas e resolver possíveis problemas de forma remota.

    Aplicativos de gestão de projetos e comunicação, como o Tareffa, podem ser extremamente úteis para acompanhar a equipe e garantir que tudo esteja funcionando conforme planejado.

    Além disso, sistemas de contabilidade em nuvem permitem que você acesse as rotinas através de qualquer dispositivo conectado à internet, como smartphones e tablets. No passado, essa possibilidade não existia, já que os sistemas dependiam de uma infraestrutura física robusta para funcionar. 

    Automação contábil para férias mais tranquilas com a Questor 

    Agora que você entendeu que é possível, sim, tirar férias mesmo no controle de um escritório de contabilidade, pode começar o planejamento do seu próximo recesso. Mas, para isso, é fundamental contar com ferramentas que te apoiem nas ações que citamos acima. 

    Para facilitar a vida do contador e oferecer mais tranquilidade em momentos como esse, já existem sistemas de contabilidade completos com todas essas funções embarcadas. 

    O Questor Cloud, nosso sistema contábil em nuvem, por exemplo, permite que contadores acompanhem e gerenciem seus escritórios de qualquer lugar, por ser um sistema para contabilidade 100% web, ou seja, que possibilita realizar uma contabilidade verdadeiramente online e remota. 

    Além disso, para um planejamento eficaz, o software contábil conta com rotinas automatizadas e autônomas. Isso significa que além de diversas tarefas que já são realizadas sem intervenção humana, elas também podem ser programadas por agendamento. Ou seja, com o sistema alinhado e as tarefas agendadas, elas vão continuar sendo executadas enquanto você aproveita seu descanso.

    Benefícios do Questor Cloud para um escritório de contabilidade mais autônomo

    Com o Questor Cloud, tenha a automação de rotinas essenciais para o funcionamento do seu escritório de contabilidade, como:

    • Automatização da DCTFWeb e Simples Nacional;
    • Cálculo automático da Folha de Pagamento, 13º Salário e férias programadas;
    • Envio dos documentos trabalhistas diretamente para os colaboradores dos clientes;
    • Apuração dos impostos federais, estaduais e municipais;
    • Importação de XMLs de documentos fiscais e arquivos de leiaute realizada sem a necessidade de intervenção manual;
    • Geração de EFD contribuições, SPED e outras obrigações legais;
    • Atualização de layouts e tabelas;
    • Autoatendimento ao cliente 24/7 através do Whatsapp, e-mail ou Portal Online;
    • E mais!

    Assim, com a possibilidade de agendar essas e outras rotinas, você pode deixar tudo preparado antes de sair de férias. O sistema executará as tarefas programadas de forma autônoma, proporcionando a você a tranquilidade necessária para se desconectar e aproveitar seu tempo livre.

    E não precisa se preocupar: o agendamento também permite monitorar o status das tarefas, indicando se foram concluídas com sucesso ou se houve algum problema, para que sua equipe possa resolver rapidamente assim que for identificado.

    Viu só? Planejar suas férias de julho não precisa ser uma fonte de stress. Com as estratégias certas e o suporte de tecnologias como as oferecidas pela Questor, é possível desfrutar de um período de descanso sem preocupações. 

    Ao retornar, você estará revigorado e pronto para enfrentar os desafios com uma nova perspectiva. Para mais informações sobre nossas soluções, agende uma demonstração totalmente gratuita e sem compromisso!

  • FAP: o que você precisa saber sobre o Fator Acidentário de Prevenção 

    O Fator Acidentário de Prevenção (FAP), implementado em 2010, é um sistema que ajusta os encargos do Seguro de Acidentes de Trabalho (SAT) especifico para cada estabelecimento, com base no seu desempenho relativo à frequência, gravidade e custos previdenciários decorrentes de acidentes e doenças ocupacionais. 

    Esse mecanismo compara os indicadores com outros estabelecimentos na mesma área econômica, incentivando práticas de segurança e prevenção,  aplicado sobre as alíquotas de 1%, 2% ou 3% da tarifação coletiva. O que afeta diretamente a folha de pagamentos das empresas, variando de 0,5000 a 2,0000 dependendo do seu desempenho em cada indicador. 

    Calculado anualmente pela Previdência Social, o FAP é um indicativo de quão seguro é o ambiente de trabalho de uma empresa, influenciando diretamente nos custos com aposentadorias especiais e benefícios decorrentes de acidentes de trabalho.

    Como consultar o FAP?

    Para acessar o FAP manualmente é necessário acessar o site da Dataprev e entrar com a conta do Gov da sua empresa ou cliente, depois: 

    • Clicar em consulta FAP;
    • Selecionar a vigência que você quer consultar;
    • Selecionar a empresa e o  CNPJ do estabelecimento;
    • No canto esquerdo constará o percentual do FAP para o ano selecionado.

    A consulta pode ser feita com o certificado digital da empresa ou por procuração.

    Atualização anual

    O FAP é atualizado anualmente, baseado nos dados dos dois últimos anos de acidentalidade da empresa, refletindo diretamente na apuração do encargo previdenciário no eSocial. 

    A falta de atualização pode resultar em diferenças de apuração entre a folha de pagamento e o sistema da DCTFWeb, além de custos não esperados. O FAP calculado em 2023, com vigência para 2024, foi divulgado no mês de outubro do ano passado, por isso a expectativa é que a divulgação dos valores de 2025 aconteça no mesmo período. 

    Em resumo, o FAP é uma ferramenta essencial para a gestão de riscos e custos em qualquer empresa. 

  • Quiu: automatização, agendamento de rotinas contábeis e funcionamento 24h por dia, 7 dias por semana.

    Automatização, agendamento de rotinas contábeis e funcionamento 24h por dia, 7 dias por semana.

    Na contabilidade, a eficiência é tudo. Entretanto, não muito tempo atrás, ser eficiente e entregar todas as demandas contábeis significava precisar ter uma grande equipe de colaboradores, horas extras nos escritórios, trabalho no fim de semana e muita dor de cabeça. Até porque não existiam sistemas que podiam fazer tarefas operacionais para os contadores, tudo era feito manualmente. 

    Hoje, para simplificar a vida  dos profissionais contábeis existem sistemas que podem realizar a automatização de rotinas contábeis, sejam cálculos, integrações de dados, transmissão e geração de obrigações e até mesmo o envio de documentos ao cliente.

    Esse é o caso do sistema contábil da Questor, que conta com uma ferramenta indispensável em todas as suas rotinas de automatização: o Quiu! Você já ouviu falar sobre ele e como funciona na prática?

    Vamos explicar qual a atuação do Quiu na automatização das rotinas e por que ele é tão importante para nossa operação. 

    O que é o Quiu?

    Implementado no ano de 2018, o “Quiu” é o nome dado ao robô que executa as rotinas automatizadas e os agendamentos da Questor. A origem do seu nome vem do pronunciamento da letra “Q” em inglês. Atualmente, ele tem a forma de um robôzinho simpático, e muitas vezes é utilizado em nossos materiais de divulgação.

    Entretanto, o Quiu não atua individualmente, ou seja, não é uma ferramenta à parte. Ele está presente em todos os processos automatizados no seu sistema contábil, sendo o responsável por automatizar as rotinas, seja no tributário, folha de pagamento ou contábil.

    A robotização também realiza os agendamentos de maneira autônoma, que antes dependiam de uma pessoa. Assim, a ferramenta funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, proporcionando mais comodidade aos escritórios, que podem deixá-la operando fora do horário de expediente.

    Crescimento da ferramenta 

    O Quiu surgiu como uma solução inteligente para escritórios de contabilidade que enfrentavam o desafio de gerenciar um número crescente de tarefas repetitivas e manuais. Dessa forma, ele se desenvolve e cresce a cada dia, com objetivo de se adequar às necessidades do mercado e dos contadores. 

    No início, eram só com 97 guias mapeadas e automatizadas, hoje esse número supera as 800 guias: um crescimento de mais de 700%! Esse crescimento demonstra o quanto a  ferramenta e a automação tem sido útil para os profissionais.

    Quais são as suas funcionalidades do Quiu? 

    O Quiu oferece uma série de funcionalidades que vão desde a importação automática de arquivos fiscais até a execução de cálculos complexos como folha de pagamento e conciliação bancária, assim como: 

    • DCTFWeb automática; 
    • Automatização do Simples Nacional;
    • Automatização da Folha de Pagamento;
    • Automatização do 13º Salário;
    • Cálculo Automático das Férias Programadas; 
    • Baixa automática do pagamento de tributos para compor a DCTF;
    • Apuração dos impostos federais, estaduais e municipais; 
    • Importação de XMLs de documentos fiscais; 
    • Importação de arquivos de leiaute;
    • Geração dos arquivos de EFD contribuições, SPED e outras obrigações legais;
    • Monitoramento dos eventos do eSocial/EFD Reinf;
    • Controle e visibilidade total sobre os pagamentos realizados no ambiente e-CAC;
    • Atualização de layouts e tabelas sem a necessidade de intervenção; 
    • Baixa automática de serviços entregues;
    • Atualização automática da tabela de CBO para a folha de pagamento;
    • Obrigações relacionadas a prestação de serviço, permitindo a escrituração de serviços completa;
    • Integração Operações Cartão de Crédito.

    Além disso, outras rotinas podem ser agendadas por meio dele. Ou seja, essas e outras tarefas podem ser feitas sem a intervenção manual do contador, acontecendo por meio de um agendamento prévio. 

    E o contador pode ficar despreocupado com o processo automatizado, já que o Quiu apresenta o status da guia, indicando se o processo foi bem-sucedido ou se houve algum problema (erro). 

    Qual a importância da automatização para as contabilidades?

    Assim, como vimos, as automatizações na contabilidade vieram para ficar, ao facilitarem a rotina do contador de uma forma que, no passado, era inimaginável. 

    Com a automatização, os escritórios eliminam as tarefas repetitivas e manuais, liberando as equipes para se concentrarem em questões mais estratégicas, como consultorias e planejamentos, o que não só melhora os serviços oferecidos aos clientes, mas também ajuda o escritório a se destacar no mercado. 

    Além disso, o fato do Quiu funcionar sem parar, 24 horas por dia, todos os dias da semana, significa nunca mais perder um prazo. Imagine poder ir para casa sabendo que o trabalho continua sendo feito de forma eficiente? E com seu sistema cuidando de forma proativa das suas obrigações contábeis e fiscais, você reduz muito a chance de cometer erros. 

    Ou seja, manter tudo nos conformes, evitar multas e proporcionar tranquilidade tanto para você quanto para seus clientes, são as grandes vantagens que o Quiu traz.

    Em resumo, à medida que a tecnologia avança em um cenário onde a automatização é o futuro da contabilidade, ferramentas como o Quiu, se tornam cada vez mais essenciais. 

  • Eficiência operacional e crescimento rentável: como a tecnologia ajuda grandes escritórios brasileiros em suas rotinas

    É inegável afirmar que hoje quem não se atualiza com as novas tecnologias acaba ficando para trás no mercado, o que também se aplica aos escritórios de contabilidade. 

    Por isso, contabilidades que se adaptaram ao longo dos anos, buscando oportunidades de capacitação, aprendizado e desenvolvimento através da tecnologia, hoje desfrutam de uma operação mais automatizada, com menos esforço manual e um trabalho mais eficiente e estratégico. 

    A consequência disso é clara: o crescimento dos negócios, do faturamento e a expansão da cartela de clientes. Por isso, utilizar a tecnologia como aliada é uma realidade para os grandes negócios de contabilidade brasileiros, se tornando fundamental para seu crescimento. 

    Neste texto, vamos te apresentar como os escritórios brasileiros, com rentabilidade e eficiência cima da média, utilizam a tecnologia para otimizar suas rotinas.

    Impacto da tecnologia no dia a dia das contabilidades líderes

    Um grande escritório de contabilidade é reconhecido, além do seu faturamento, pela sua capacidade de se reinventar e inovar ao longo dos anos. 

    Essa reinvenção é impulsionada pela integração de novas tecnologias e automação, que proporcionam as operações mais autônomas e menos dependentes de mão de obra. São essas ações que permitem que os escritórios mantenham sua eficiência e crescimento contínuo ao longo dos anos. 

    Neste sentido, quanto mais se aproveita as ferramentas e soluções disponíveis hoje no mercado, maiores são as chances de você crescer de forma sustentável, aumentando os clientes atendidos e o faturamento, sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos. 

    Basicamente, os grandes escritórios de contabilidade são aqueles que não só acompanham as evoluções do mercado, mas também se antecipam a elas, integrando as mais avançadas tecnologias para otimizar suas operações.

    Tendo em vista seu faturamento anual e sua cartela de clientes variada e extensa, o uso de tecnologias avançadas se torna mais do que uma conveniência para esses escritórios, mas uma necessidade. 

    São as ferramentas que permitem que atendam centenas e até milhares de clientes com segurança e eficiência, abrindo novas possibilidades de negócios. Esse é o caso da contabilidade para médicos ForDoctor, que desenvolveu um aplicativo personalizado para atender seus mais de 4.000 clientes. 

    Ou seja, a capacidade de expandir seus serviços, adaptar-se conforme necessidade e atender seus clientes com eficiência e confiabilidade, reduzindo o esforço manual em tarefas menos complexas, são características indispensáveis para escritórios de contabilidade de excelência, que hoje só são possíveis através da tecnologia. 

    Sistemas contábeis são fundamentais para o crescimento dos escritórios de contabilidade

    Por isso, a tecnologia, mais especificamente os sistemas de contabilidade, ou softwares para escritórios, têm um papel central no desenvolvimento dos negócios contábeis. Isso porque cumprir com o nível de exigência nas entregas de obrigações tributárias, trabalhistas e contábeis hoje em dia só é possível mediante a utilização de tecnologias adequadas, que permitam um bom nível de segurança e produtividade. 

    É importante destacar que o funcionamento ideal de um software contábil também depende que as equipes sejam bem treinadas e desenvolvidas. 

    A escolha dos grandes escritórios brasileiros

    Como falamos anteriormente, os sistemas contábeis são ferramentas indispensáveis para os escritórios de contabilidade, mas grandes escritórios necessitam de soluções que atendam o grande volume de clientes e rotinas diferentes que possuem. Por isso, escolher um sistema completo e robusto é fundamental. 

    É por isso que a escolha da Questor como provedor de soluções de contabilidade para grande parte dos maiores escritórios de contabilidade do Brasil, não é coincidência. 

    Esse é o caso dos integrantes MASTER do ecossistema de mentoria Contabilidade Consultiva. Uma pesquisa interna de 2023 apontou que 6 em cada 10 integrantes utilizavam Questor.  O grupo reúne alguns dos maiores empresários contábeis do Brasil, com faturamentos anuais superiores a 3 milhões de reais.

    De forma parecida, o Questor também é preferência por empresas de outros grupos de contabilidades, como o GBrasil (Grupo Brasil de Empresas de Contabilidade), onde podemos destacar a De Paula Contadores como uma das principais parceiras da Questor, e da rede de franquias NTW Contabilidade e Gestão Empresarial, onde a franqueadora e principal empresa do grupo utiliza Questor em suas operações diárias.

    O diferencial da tecnologia Questor para grandes escritórios

    Alguns critérios dos grandes escritórios para seus sistemas contábeis incluem:

    A Questor Sistemas é uma empresa com quase quatro décadas de atuação do mercado contábil, que oferece sistemas contábeis completos e integrados, capazes de lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente e se adaptar conforme as necessidades de cada escritório de contabilidade. 

    Sendo assim, além de possuir todas as características buscadas por eles, o sistema contábil Questor cumpre com diversas outras funções necessárias para a rotina de um grande escritório. Dentre elas, podemos destacar:

    1. Gestão de grandes volumes de dados

    Grandes escritórios de contabilidade gerenciam um número enorme de transações diariamente, o que exige um sistema capaz de processar e analisar grandes volumes de dados com precisão. 

    Dessa forma, a Questor oferece uma plataforma que atende a essa exigência, garantindo a integridade e segurança dos dados . Uma das principais preocupações de escritórios que lidam com informações financeiras sensíveis de grandes empresas e multinacionais.

    2. Automação e eficiência operacional

    Como já falamos aqui, a automação de tarefas repetitivas é um requisito essencial para os escritórios que desejam focar em atividades de maior valor, como consultoria e planejamento estratégico.

    Assim, a Questor, através de suas ferramentas de automatização e agendamento de rotinas, permite que os profissionais concentrem seus esforços em atividades que requerem análises mais críticas e tomada de decisão. Ao eliminar o trabalho manual e maçante das tarefas operacionais.

    3. Suporte à conformidade e governança regulatória

    Em um cenário onde novas regulamentações surgem diariamente, ter um sistema que colabore com a conformidade das empresas é indispensável. 

    O sistema contábil Questor se destaca por oferecer atualizações regulares e automáticas que ajudam os escritórios a se adaptarem às mudanças nas leis. Sendo assim, assegura que permaneçam em conformidade e evitando penalidades que podem afetar sua reputação e operações.

    4. Flexibilidade e integração

    A capacidade de integrar-se com outras ferramentas e sistemas do mercado é outra razão pela qual os grandes escritórios escolhem Questor. 

    A plataforma permite uma integração eficaz através de APIs (Application Programming Interface) públicas e privadas, que faz com que os fluxos de trabalho sejam otimizados. Trazendo uma visão unificada das operações contábeis, o que é fundamental para escritórios que gerenciam múltiplos clientes com necessidades diversificadas.

    Esteja pronto para o futuro da contabilidade 

    Como vimos no texto, em um mundo onde a tecnologia evolui rapidamente, se torna fundamental que os escritórios de contabilidade se mantenham atualizados e em busca de soluções que, além de colaborar com seu dia a dia, os ajudem a crescer. 

    Com a Questor, você não só se mantém atualizado com as inovações mais recentes, como também fica pronto para aproveitar novas oportunidades de negócio com total confiança. Contando com um sistema que se adapta às suas necessidades de crescimento, com escalabilidade e segurança. 

    Seja para grandes escritórios consolidados no mercado ou escritórios em pleno desenvolvimento, a Questor Sistemas é a escolha certa. 

    O Questor Cloud, primeira plataforma contábil completa e 100% web do mercado, possui todos os recursos de automatização necessários para deixar os trabalhos manuais de lado, sem nenhuma dificuldade. Além de:

    • Acesso de qualquer dispositivo conectado à internet;
    • Apuração de impostos federais,  estaduais e municipais sem intervenção manual;
    • Portal de autoatendimento para o cliente,24/7;
    • Chatbot no Whatsapp;
    • Gestão de CNDs;
    • Monitoramento de notificações e-CAC, DEC, DET e DJE;
    • Cálculo automatizado de folha de pagamento mensal e pró-labore;
    • Integração com sistemas de Gestão Empresarial, B.I Contábil, folha de pagamento e mais, com login único.

    Quer levar seu escritório de contabilidade para o próximo nível? Entre em contato conosco e agende uma demonstração gratuita e sem compromisso. 

    Venha fazer parte do grupo de líderes que estão moldando o futuro da contabilidade no Brasil.

  • Tenha acesso a extratos de mais de 30 maquininhas de cartão e ofereça informações precisas aos seus clientes!

    Tenha acesso a extratos de mais de 30 maquininhas de cartão e ofereça informações precisas aos seus clientes!

    Conseguir no dia primeiro de cada mês os extratos das maquininhas de cartão de crédito dos clientes é sempre um desafio na contabilidade. Sem contar o esforço de, após receber, o contador ainda precisa realizar a importação ou, ainda pior, a inserção manual dos dados no sistema, para daí, sim, conseguir realizar a contabilidade.

    Nesse contexto, agora, você contador, poderá contar com mais automatização na hora de fazer a conciliação contábil dos seus clientes e ainda simplificar a sua vida na contabilidade. 

    A Questor implementou uma visão mais detalhada e abrangente acerca das movimentações financeiras realizadas nas maquininhas de cartão do seu cliente. Com mais de 30 operadoras integradas.  

    Vamos entender um pouco mais sobre essa novidade?

    Clientes e contadores com dados para uma visão mais analítica dos recebíveis

    A nova ferramenta entrega tanto para os clientes (empresas), quanto às contabilidades, mais produtividade e análise de resultados. Primeiro porque  a coleta manual de informações sobre transações  com cartões de crédito e débito deixa de ser necessária.

    O processo é bem simples. A partir de uma conexão existente entre Questor e as maquininhas de cartão,  os dados recolhidos da operação diária dos clientes da contabilidade serão importados automaticamente para o seu sistema contábil. 

    Ou seja, todas as informações  que o contador precisa estarão disponíveis automaticamente no sistema. Permitindo que os utilize para realizar conciliações, sem necessidade de solicitar nenhum arquivo ou documento físico ao cliente. 

    Como encontrar a rotina no sistema contábil Questor e ter acesso aos extratos de mais de 30 maquininhas de cartão

    Dentro do sistema contábil da Questor, tudo estará disponível na Área de Trabalho de Conciliação de Cartão. Onde você encontrará as abas para o credenciamento de empresas, acompanhamento das integrações, conferência, recebimentos e antecipações — tudo separado por operadora.

    Sendo assim, o contador terá diversas vantagens na rotina. Sobretudo ganho de produtividade, redução de trabalho manual, facilidade ao conseguir dados e extratos, maior autonomia para executar as conciliações sem depender dos arquivos enviados pelo cliente, dentre muitas outras. 

    E os benefício para as empresas na gestão das taxas?

    Além de tudo, outra novidade é que o sistema para gestão de taxas das maquininhas de cartão de crédito beneficia as micro e pequenas empresas, pois oferece uma visão detalhada e integrada das vendas, taxas de transação, antecipações e demais movimentações financeiras realizadas através da maquininha. O que facilita muito o controle de taxas e a tomada de decisão do empreendedor.

    Isso significa uma automação eficaz dos processos financeiros, resultando em economia de tempo e recursos. Além disso, sabemos que, para o contador, é um grande diferencial contar com um cliente bem informado e ciente de suas finanças. 

    Visão da plataforma para os clientes da contabilidade

    A plataforma também é fácil de utilizar e muito intuitiva. Logo, perfeita para micro e pequenas empresas que precisam de agilidade em seus processos. 

    Uma de suas principais funcionalidades é o controle de taxas, onde o empreendedor poderá ver claramente suas taxas e se tem alguma cobrança indevida praticada pelo lado da maquininha de cartão. 

    Dados esses, que são difíceis de identificar ou mesmo não disponíveis nas plataformas próprias das operadoras, o que por vezes pode fazer com que empreendedores percam muito dinheiro. Para se ter uma ideia, só em 2023, foram identificadas mais de 2 milhões de cobranças indevidas e mais de 30 mil usuários notificados puderam recuperar seu dinheiro com o uso do aplicativo disponível para o cliente da contabilidade.

    Com o sistema para gestão de taxas das maquininhas de cartão de crédito, seu cliente terá: 

    • Conciliação de mais de 30 tipos de maquininhas de cartão/vouchers;
    • Visualização de dados como dias e horários de maior e menor fluxo de clientes e ticket médio de forma clara;
    • Quais formas de pagamento são mais utilizadas pelos clientes;
    • Quantos clientes visitaram a loja uma, duas ou mais vezes. Podendo pensar em estratégias de fidelização;
    • Informações de todas as maquininhas unificadas em um só lugar;
    • Auditoria de taxas;
    • Calendário de recebimentos.

    Aproveite os benefícios dessa novidade 

    Agora que você já conhece todas as vantagens, pode indicar o sistema ao seu cliente e, dessa forma, começar a aproveitar a facilidade de contar com o acesso automático aos dados e extratos de mais de 30 maquininhas de cartão de crédito. 

    A novidade irá facilitar a sua rotina na contabilidade, oferecendo acesso direto e simplificado aos dados financeiros e também irá contribuir para o sucesso e a melhor gestão das empresas que atende. Ou seja, é uma oportunidade tanto para contadores quanto para empreendedores que buscam otimizar suas operações financeiras e contábeis. 

    Portanto, para iniciar o processo, é preciso que você faça a indicação de seus clientes e deixe o resto com a gente! Vamos entrar em contato com ele e apresentar todos esses benefícios que você conheceu.

    E por fim, você não apenas terá a possibilidade de automatizar a captura dos extratos, como também terá acesso a eles em mais de 30 maquininhas de cartão.  

    Clique abaixo e indique seu cliente: 

    SAIBA COMO INDICAR O SEU CLIENTE AQUI

    Quer saber mais detalhes ou ficou com dúvidas sobre o processo? Entre em contato com a gente! 

  • CND: saiba como consultar e centralizar as certidões emitidas pela sua empresa de forma automatizada

    Por muito tempo, o controle de Certidões Negativas de Débitos (CND) foi um desafio para os departamentos fiscais das empresas. 

    Isso porque as empresas devem emitir e consultar regularmente uma variedade de certidões para garantir que não tenham nenhuma pendência financeira ou processual. Cada esfera, seja estadual, federal ou municipal, exige um passo a passo diferente para acessá-las, além de uma série de informações para preencher, o que dificulta a rotina.

    Ou seja, emitir, consultar regularmente e ainda armazenar todas as certidões, de forma manual, pode ser uma dor de cabeça para as empresas. Porém, é um processo indispensável. A boa notícia é que hoje já existem soluções que automatizam e centralizam as certidões em um só lugar. 

    Neste texto, vamos te apresentar como sua empresa pode automatizar a emissão das certidões negativas de débitos e consultá-las de forma facilitada, evitando penalidades e garantindo sua regularidade.

    Importância de consultar as certidões negativas de débitos regularmente

    Como falamos anteriormente, a CND é um documento que comprova a situação legal de pessoas físicas ou jurídicas e que garante que não existem dívidas fiscais e tributárias em seu nome. Ela serve para diversas situações como processos de licitação, de concorrência, empréstimos, aquisição de uma empresa, entre outros.

    Sendo assim, consultar as certidões da sua empresa, independente do porte, é uma rotina que deve ser feita regularmente e atentamente. 

    É importante destacar que, por existirem diferentes tipos de certidões, cada uma delas deve ser emitida em um site específico. O que dificulta ainda mais o trabalho do setor fiscal, tornando o processo repetitivo e maçante. 

    Além disso, é necessário que exista um controle frequente das certidões emitidas, visto que a sua validade varia entre 30 e 180 dias, e alvarás cerca de 1 ano, precisando ser atualizados regularmente.

    Problemas ao consultar CND manualmente

    Neste cenário, percebemos que é dever do departamento fiscal estar sempre atento às certidões negativas de débitos das empresas, para garantir a conformidade legal nos mais diversos aspectos: civil, tributário, fiscal ou trabalhista.

    Assim, contar com um processo manual nos dias de hoje é um risco para as empresas, principalmente àquelas que necessitam realizar consultas em diferentes órgãos. 

    Entre os problemas que podem ocorrer ao realizar o controle manual estão:

    • Perda de licitações por estar com algum tipo de irregularidade ou pela falta de organização nas certidões;
    • Equipe focada em uma tarefa totalmente operacional e repetitiva;
    • Precisar acessar diversos portais diferentes para consulta de CND;
    • Riscos legais causados por certidões fora do prazo de validade;
    • Não conseguir monitorar identificar certidões negativas e positivas por falta de um espaço centralizado.

    Como automatizar a emissão e centralizar suas certidões negativas e positivas 

    Percebemos, então, que os riscos de ter um processo manual são muitos e, por isso, torna-se fundamental buscar por soluções que ofereçam a automatização de todo o processo. Desde a emissão das certidões até seu armazenamento, e monitoramento.

    Para isso, é preciso buscar por um sistema responsável por essa rotina e que faça todo o trabalho sem intervenção humana e com segurança garantida. O Questor CND é um exemplo de solução online para emissão e gerenciamento de certidões, com automatização e segurança. 

    Com o Questor CND é possível emitir as certidões para diferentes órgãos, com a possibilidade de acesso a mais de 5 mil tipos de certidões e alvarás, apresentadas em um ambiente centralizado e intuitivo, que mostra as certidões positivas e negativas separadamente para facilitar a visualização e acompanhamento.  

    Conta, também, com o envio de notificações personalizadas, que avisam quando as certidões estiverem negativas. Além disso, a solução faz a leitura automática dos caracteres de controle (Captcha), o que proporciona mais rapidez e eficiência na emissão das certidões.

    O Questor CND conta com uma interface intuitiva e de fácil acesso

    Então, viu como pode ser simples monitorar as certidões federais e municipais, alvarás, certificados digitais e outros documentos da sua empresa? 

    Isso sem perder um tempo precioso acessando diversos sites e monitorando cada certidão manualmente. E, o mais importante, sem o risco de perder prazos e comprometer a conformidade legal da sua empresa. 

    Agora que você já sabe a importância de contar com um sistema que automatiza a emissão de CND e as centraliza em um único local, conheça mais sobre o Questor CND e entre em contato conosco para saber mais. 

  • 4 passos para otimizar as tarefas da contabilidade durante o Imposto de Renda 2024

    Iniciado em 15 de março, com prazo final em 31 de maio, o período de entrega de Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) de 2024, representa um período intenso de trabalho para contadores de todo o país. A expectativa da Receita Federal é que 43 milhões de documentos sejam enviados até a data limite. Em 2023, foram cerca de 41 milhões de declarações recebidas. 

    Embora lucrativo, o período de entrega do IR pode se transformar em um pesadelo se não for bem administrado. Isso porque além dos clientes que chegam apenas para fazer suas declarações por meio dos profissionais, é preciso continuar com as outras rotinas de entrega e atendimento, sem prejudicar a qualidade do serviço oferecido. 

    Para se ter uma ideia, em 2023 a classe contábil solicitou à Receita Federal a prorrogação da entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), que tinha como prazo o último dia útil de maio, coincidindo com a data limite da DIRPF. O objetivo era ter mais tempo para finalizar as declarações e se preparar para a próxima entrega. Nesse ano, o prazo da ECD será até 28 de junho pelo mesmo motivo. 

    Mesmo assim, o trabalho do contador com seus clientes é diário. Entre lançamentos fiscais e contábeis, acompanhamento de obrigações acessórias, estaduais e municipais, apuração de impostos, balanços, folha de pagamento, entre outros, os escritórios estão repletos de tarefas e, conseguir administrar todas elas com trabalho extra, pode ser um desafio (e uma dor de cabeça) para os profissionais. 

    A seguir, apresentamos estratégias que podem te ajudar a passar por esse período com mais tranquilidade, garantindo a satisfação do seu cliente e saúde da operação do escritório.

    1. Promova uma comunicação transparente com seus clientes

    O primeiro passo para ter um período de entrega de DIRPF mais tranquilo, começa com uma comunicação clara e transparente com seus clientes, os novos e os recorrentes. 

    Deixe claro os prazos e os documentos necessários com antecedência e seja honesto quanto à necessidade da colaboração deles para o sucesso das entregas, seja de Imposto de Renda ou outras. 

    Estabelecer uma política de comunicação proativa pode evitar a pressão de última hora e assegurar que todas as partes estejam alinhadas com os prazos e expectativas.

    Ah, e é tentador aceitar todos os clientes que procuram seus serviços durante esta temporada, não é? No entanto, para manter a qualidade do serviço, é  prudente limitar o número de novos clientes. Isso permite que você se concentre em atender às necessidades de cada cliente de forma adequada, sem comprometer a qualidade ou os prazos.

    2. Crie um checklist de tarefas

    Você pode utilizar o checklist, ou lista de verificação, como uma ferramenta para garantir a conclusão de tarefas ou projetos, complexos ou não. Seu propósito é guiar a execução de etapas ou procedimentos, proporcionando uma abordagem sistemática para assegurar que nada seja esquecido ou negligenciado.

    Não só no período de Imposto de Renda, recomendamos fortemente o uso do checklist, pois ele ajuda o contador a entender melhor quais tarefas precisa entregar e seus prazos. Além disso, ele serve para padronizar as etapas de entrega de uma rotina, como a abertura de uma empresa, por exemplo.

    Pense que você tem 10 declarações de Imposto de Renda para realizar. Com um checklist de etapas padronizado, você consegue definir, desde o primeiro contato com o cliente, quais documentos ele precisa te entregar, até a revisão final das declarações, o que facilitará muito seu trabalho. 

    Mesmo que você encontre exceções e precise aplicar sua expertise para as declarações mais complexas, definir bem as etapas é crucial, pois isso ajudará a acelerar o andamento do trabalho.


    O mesmo se aplica às suas outras obrigações do dia a dia. O Checklist não apenas garante que você não esqueça nenhum detalhe, mas também permite monitorar o progresso das tarefas de forma eficiente.

    3. Organize a equipe 

    Dentro de uma organização contábil, dividir o trabalho de forma estratégica entre os membros da equipe é fundamental. 

    É preciso identificar as forças de cada colaborador e atribuir as tarefas de acordo, isso vai garantir uma execução mais eficaz e eficiente. A delegação de tarefas, combinada com reuniões regulares de acompanhamento, assegura que a equipe esteja sincronizada e focada nos objetivos em comum. 


    Por exemplo, não é necessário que todos os colaboradores se concentrem nas declarações de Imposto de Renda. Isso assegurará que nenhuma tarefa seja negligenciada devido a esse período mais “caótico” nas contabilidades.

    4. Invista em tecnologia e automatização


    Não se pode subestimar a importância da tecnologia e da automatização nesse período. Isso porque desempenham um papel fundamental no suporte à gestão eficaz de tarefas. 

    Ferramentas de gestão de projetos e sistemas de contabilidade especializados, podem simplificar os processos rotineiros, garantindo que os contadores estejam mais focados nas tarefas que exigem sua expertise.  O que é fundamental para enfrentar a demanda crescente durante a temporada de IR.

    Imagina esse cenário: você está focado em realizar uma declaração de imposto de renda para um cliente, mas outro cliente está solicitando o cálculo de rescisão para um colaborador. Você não pode parar o que está fazendo para atender esse cliente, mas também não quer deixar de respondê-lo. 

    E se houvesse uma automatização que fizesse esse cálculo automaticamente e enviasse para seu cliente sem sua intervenção? Isso já existe! E essa é só uma das diversas possibilidades proporcionadas pelos sistemas de contabilidades que dispõe de automatizações.

    Até mesmo o checklist, que falamos anteriormente, pode ser facilitado através de um sistema de gestão de tarefas.  Desde a economia de tempo até a redução de erros, os benefícios proporcionados pela automatização são inúmeros e é preciso aproveitar ao máximo para lidar melhor com suas rotinas durante a época de Imposto de Renda. 

    Preparação é a chave para o período de Imposto de Renda 2024

    Ao implementar essas estratégias, você estará melhor equipado para lidar com a demanda da temporada de IRPF. 

    Não esqueça que a preparação e o planejamento são essenciais para essa época do ano. Ao se comunicar efetivamente com os clientes, organizar sua equipe e processos e limitar o número de clientes atendidos conforme necessário, você pode transformar um período potencialmente estressante em uma oportunidade de crescimento e sucesso.

    Esse é também o momento perfeito para explorar como a automatização e as ferramentas tecnológicas podem beneficiar seu escritório. 

    As soluções Questor, empresa especialista em sistemas contábeis há mais de 38 anos, pode abrir novos caminhos para otimizar suas operações. Conheça nossa plataforma contábil 100% em nuvem, o Questor Cloud, um sistema completo, com diversas funcionalidades que vão te ajudar a lidar melhor com suas rotinas nesse período:

    • Autoatendimento ao cliente (Portal online, E-mail e Whatsapp);
    • Cálculo automatizado de folha de pagamento mensal e pró-labore;
    • Automatização do Simples Nacional e DCTFWeb;
    • Gestão de CNDs;
    • Monitoramento de notificações e-CAC, DEC e DET;
    • Captura e guarda de notas fiscais;
    • Entre outras.

    Quer saber mais? Entre em contato e agende uma demonstração gratuita e sem compromisso!

    Por fim, prepare-se, organize-se e aproveite as oportunidades dessa temporada!

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  • Descubra 5 fatores que podem estar limitando o crescimento do seu escritório contábil

    Contador, você sente que o crescimento da sua contabilidade está estagnado, mas não sabe por quê? Isso é mais comum do que você imagina!

    Uma pesquisa da Contábil Trends, de junho de 2023, revelou que 44% dos escritórios estão em “crescimento estável”, 32,5% em “crescimento moderado”, e apenas 5,3% acreditam estar em retração. Isso porque a procura por serviços contábeis vem crescendo cada dia mais e as contabilidades estão com boas expectativas para os próximos anos. 

    Mas se, em contraste, você não está observando com otimismo o crescimento do seu escritório, é preciso identificar quais são os fatores que estão o impedindo.  Frequentemente, são os obstáculos invisíveis, aqueles que passam despercebidos na rotina acelerada, que mais limitam o crescimento do seu negócio.

    A sensação de estar sempre correndo, mas sem avançar na direção dos seus objetivos pode ser frustrante e desmotivador, não é? Mas temos uma boa notícia: identificar e superar esses hábitos fará toda a diferença. 

    Neste texto, vamos te ajudar a identificar alguns fatores que podem estar retardando o seu crescimento e você ainda encontrará dicas de como superá-los. Siga a leitura e confira! 

    1. Má gestão do tempo

    Gerenciar o tempo da sua equipe de forma eficaz é um dos maiores desafios e, ao mesmo tempo, uma das tarefas mais essenciais para um gestor. Consequências negativas, que vão além dos atrasos em prazos, podem surgir dessa gestão ineficaz.

    O acúmulo de trabalho e a incerteza sobre quais tarefas demandam mais atenção podem levar a problemas como multas por atrasos e, consequentemente, a insatisfação dos clientes e até mesmo sua perda definitiva. 

    Se você está identificando isso na rotina aí do seu escritório, é importante adotar uma abordagem proativa. Uma gestão de tempo eficaz envolve mais do que apenas organizar agendas; é sobre priorizar as atividades que trazem maior valor ao seu negócio e aos seus clientes. Ter um controle claro sobre as tarefas de cada colaborador também irá facilitar a gestão sobre a distribuição de demandas. 

    O que pode te ajudar eficientemente no dia a dia são ferramentas de gerenciamento de projetos e tarefas. Elas são grandes aliadas na otimização do tempo, oferecendo painéis para controle de projetos, checklits detalhados para as tarefas mais complexas, dashboards para identificar com praticidade qualquer falha ou gargalo produtivo e até mesmo uma agenda das tarefas de cada colaborador. Conheça mais aqui. 

    2. Equipe sobrecarregada

    Quando a equipe está sobrecarregada, pode afetar diretamente a qualidade do serviço prestado, além de aumentar o risco de burnout entre os colaboradores. 

    É fundamental identificar sinais de sobrecarga e intervir prontamente, promovendo um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

    Isso pode incluir a reavaliação de prazos, redistribuição de tarefas, contratação de mais funcionários, ou até mesmo a adoção de soluções tecnológicas para automação de tarefas rotineiras. Discutiremos mais sobre essas soluções adiante. Além disso, incentivar um ambiente onde o feedback é bem-vindo pode facilitar a identificação precoce de problemas de sobrecarga.

    3. Desatualização

    Na área contábil, estar atualizado com as últimas mudanças na legislação e nas melhores práticas do setor é mais do que fundamental. A desatualização pode colocar seus clientes em risco, prejudicar a imagem do escritório no mercado e sua competitividade. Entretanto, mais do que estar ciente da importância da atualização, é preciso proporcionar ativamente um ambiente de aprendizado. 

    Investir em formação contínua, assinaturas de newsletters especializadas, participação em seminários, cursos de atualização e treinamentos pode fazer toda  a diferença. 

    Portanto, encorajar a equipe a buscar constantemente novas informações e habilidades não apenas os prepara melhor para enfrentar os desafios do mercado, mas também contribui para a inovação e a excelência no serviço prestado.

    4. Não prospectar novos clientes

    Sabemos que a prospecção ativa de novos clientes é essencial para o crescimento de qualquer negócio. Mas muitos escritórios contábeis não conseguem crescer sua base de clientes atual, seja por uma divulgação e venda ineficaz de seus serviços ou mesmo a sua inexistência. É fundamental entender que o mercado contábil de hoje vai além das tradicionais referências boca a boca; é necessário marcar presença para ser lembrado.

    Investir em marketing digital, otimizar seu site, realizar eventos e webinars e utilizar ativamente suas redes sociais são algumas formas eficazes de atrair novos clientes e gerar reconhecimento de marca. Se você não puder fazer isso sozinho, uma boa ideia é contratar serviços terceirizados, como de uma agência de publicidade. 

    Para se ter uma ideia, o relatório da Contábil Trends, que trouxemos anteriormente, identificou que há uma forte relação entre o crescimento dos escritórios e o investimento em marketing. 

    Vale destacar que prospectar novos clientes está ligado diretamente com a produtividade do seu escritório: dificilmente você irá conseguir atender seus novos clientes da mesma forma e com a qualidade esperada se já está com equipes sobrecarregadas com a operação do dia a dia. 

    5. Processos operacionais ineficientes

    Ligado ao tópico acima, entra a ineficiência operacional. Essa ineficiência surge, na maioria das vezes, de processos manuais e repetitivos.

    Como saber se isso acontece com você? É simples: perceba se costuma ficar além do horário, resolvendo pendências, digitando dados manualmente, imprimindo documentos, fazendo cálculos de folha de pagamento e outros à mão, e se seu dia é consumido por gerar e enviar documentos aos clientes por diferentes meios.

    Agora, imagine se você eliminasse essas operações. Quanto mais tempo você e sua equipe teriam para dedicar-se a tarefas que realmente exigem sua expertise?

    Se reconheceu esse cenário, então está na hora de adotar um sistema contábil eficiente, que possa oferecer automatização nesses processos maçantes e liberar a equipe para se concentrar em tarefas de maior valor agregado. Entenda mais abaixo! 

    Automatização é essencial 

    Segundo a pesquisa Contábil Trends, 62,8% dos líderes contábeis acreditam que a tecnologia desempenhará um papel fundamental no futuro dos escritórios contábeis. Esse otimismo não é apenas teórico; reflete-se, na prática, com mais da metade dos entrevistados (51,83%) já se identificando como escritórios de “contabilidade digital”.

    Isso porque o digital se tornou indispensável. Hoje a automatização permite que os processos sejam muito mais ágeis e muitas vezes podendo ser feitos do início ao fim sem intervenção humana. Imagine quanto tempo é economizado se deixar de executar manualmente aquelas tarefas repetitivas e totalmente operacionais? 

    É importante priorizar sistemas contábeis que ofereçam automatizações nas mais diversas rotinas, sejam fiscais, contábeis ou trabalhistas. Uma dica são os sistemas em nuvem, que além de eficientes, proporcionam mais flexibilidade, ao poderem ser acessados de qualquer lugar. 

    Eles também são muito mais econômicos, já que você não precisará investir em infraestrutura física, ou seja, computadores caros e manutenção de TI.

    Entenda mais sobre sistemas em nuvem aqui. 

    Questor Cloud: aliado no crescimento do seu escritório

    Como falamos acima, um sistema contábil que ofereça automatizações será um dos seus principais aliados na busca pelo crescimento. Queremos te apresentar o Questor Cloud, nossa plataforma contábil 100% em nuvem. 

    O Questor Cloud é um sistema verdadeiramente Web, que entrega tudo em um só lugar:

    • Automatização do Simples Nacional;
    • Automatização da Folha de Pagamento, pró-labore e 13º salário;
    • Monitoramento e captura de documentos fiscais;
    • Importação de XMLs de documentos fiscais e outros arquivos;
    • Comunicação com e-CAC e Fazendas Estaduais;
    • Gestão de CNDs;
    • Controle e baixa automática das obrigações do escritório;
    • Primeiro software contábil a gerar a DCTFWeb automaticamente.

    E tem mais, ele oferece um portal online exclusivo para a contabilidade, que proporciona um autoatendimento eficiente do seu cliente e uma integração direta ao WhatsApp para envio automatizado de documentos. Tudo isso acompanhado de um chatbot inteligente e personalizável. 

    Em resumo, o Questor Cloud reúne todas as funcionalidades contábeis da Questor em um só espaço, totalmente automatizado e flexível, baseado em integrações que melhoram ainda mais a performance e experiência de cada negócio. Assista e conheça mais: 

    Ficou interessado? Entre em contato e agende uma demonstração gratuita e sem compromisso com um de nossos especialistas! 

    Se você chegou até aqui, é porque está interessado em melhorar os seus processos e desbloquear o potencial de seu escritório contábil.

    Saiba que o primeiro passo é identificar os problemas e posteriormente, implementar um planejamento de melhoria e não esquecer de o revisar sempre que preciso. E com a ajuda da automatização, é possível superar as barreiras que impedem seu crescimento, e estabelecer um negócio resiliente, adaptável e pronto para o futuro. 

  • Certificado Digital: facilite a consulta de certificados digitais com essa novidade do Questor

    Com as operações do dia a dia na contabilidade cada vez mais automatizadas, o uso de certificados digitais se torna indispensável. 

    Isso porque eles são necessários para assinatura eletrônica de documentos, a transmissão de declarações fiscais e acesso a portais do governo, como o eSocial. Além de reduzir o uso de papel e ajudar na organização dos processos contábeis. 

    Ou seja, eles trazem eficiência e segurança para o dia a dia dos contadores e por isso, são muito utilizados nos seus processos. Dessa forma, pensando em aprimorar a gestão dos certificados, o Questor conta agora com a Consulta de Certificado Digital. 

    Conheça mais dessa funcionalidade abaixo! 

    O que é a Consulta de Certificado Digital? 

    A nova ferramenta para Consulta de Certificados Digitais centraliza todos os certificados em um único local, oferecendo uma visão clara e atualizada de cada um. O que colabora com a rotina dos contadores, que precisam verificar a validade, realizar exclusões ou inclusões de certificados de seus clientes de forma rápida e sem complicações.

    Como funciona? 

    Por meio de um painel de gestão visual, é possível ver rapidamente o status dos certificados ativos, prestes a vencer e vencidos. Essa categorização ajuda na identificação proativa de certificados que precisam de renovação ou substituição, garantindo que todos os processos eletrônicos permaneçam ininterruptos. 

    Também é possível visualizar detalhes específicos de cada certificado, como o titular (CNPJ ou CPF), número da inscrição, data de vencimento e número do serial. 

    Outro recurso é a capacidade de adicionar ou atualizar certificados diretamente pelo painel, por meio de uma interface simplificada, que solicita a seleção do arquivo do certificado e a senha correspondente.  Da mesma forma, certificados podem ser excluídos individualmente, para manter apenas os necessários e válidos.

    Comece a utilizar

    Em resumo, com a Consulta Certificado Digital é possível manter uma visão clara da situação de cada certificado, facilitando o gerenciamento proativo e aumentando a segurança e a eficiência dos processos eletrônicos.

    No Questor Cloud encontre a rotina em Operações > Rotinas Societário > Consulta Certificado Digital API

    Acesse as configurações e mais informações na nossa documentação. Rotinas disponíveis no Questor Gestão Contábil (Desktop) e Questor Cloud.

    E, se você ainda não é cliente e se interessou por essa funcionalidade, entre em contato com a gente e agende uma demonstração gratuita e sem compromisso! 

  • Reduzir gastos no escritório de contabilidade: 4 dicas fáceis para começar a economizar 

    Independente do tamanho do seu escritório contábil, encontrar caminhos para reduzir gastos sem comprometer a qualidade dos serviços fornecidos pode ser um desafio. Afinal, gastos não planejados podem significar, muitas vezes, menos recursos disponíveis para investir no crescimento do seu negócio.

    No entanto, a boa notícia é que existem estratégias simples e práticas que podem ajudar a otimizar os gastos sem afetar a rotina produtiva do seu escritório. 

    Pensando em colaborar com a sua rotina e entendendo que reduzir gastos no escritório de contabilidade é algo que você almeja, separamos 4 dicas fáceis para começar a economizar e otimizar a forma como você gerencia os recursos financeiros do seu escritório.

    Confira algumas ideias abaixo e veja como reduzir gastos na contabilidade pode ser mais simples do que você imagina. 

    4 dicas para reduzir gastos no seu escritório de contabilidade

    Se você busca por formas de reduzir os gastos na sua contabilidade para começar a investir no crescimento do seu negócio, procurar estratégias fáceis de aplicar no dia a dia é um bom caminho para começar. 

    As dicas que compartilhamos são práticas e podem ser facilmente incorporadas à sua rotina. Às vezes, é surpreendente como pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença nos seus gastos. Confira! 

    1. Invista em treinamentos para sua equipe

    Investir no treinamento da sua equipe é uma excelente estratégia para aprimorar a eficiência e reduzir custos operacionais no escritório de contabilidade. Para muitos, treinamentos podem significar mais um gasto para a contabilidade, entretanto, uma equipe capacitada pode trazer muitos benefícios a longo prazo. 

    Isso porque colaboradores bem treinados trabalham de forma mais eficaz, cometem menos erros e, consequentemente, aumentam a produtividade do escritório, o que diretamente contribui para a economia de recursos ao diminuir a necessidade de horas extras e o risco de retrabalho. 

    Além disso, o investimento em capacitação mostra aos funcionários que a empresa valoriza seu crescimento profissional, aumentando o engajamento da equipe e reduzindo a rotatividade, poupando custos com recrutamento e treinamento de novos colaboradores.

    Uma equipe atualizada sobre as últimas práticas e regulamentações contábeis também está mais apta a oferecer serviços de alta qualidade, garantindo a satisfação dos clientes e atraindo novos negócios por meio de recomendações. 

    Este ciclo de capacitação constante não só ajuda seu escritório a manter uma vantagem competitiva no mercado, como também abre novas fontes de receita para o escritório. Portanto, dedicar recursos ao desenvolvimento profissional da sua equipe é um investimento que se paga a longo prazo.

    2. Tenha políticas de uso consciente

    Pense na quantidade de papel, tinta e energia elétrica utilizados diariamente no seu escritório. Você está controlando esses gastos?  

    Muitas vezes, despesas como essas podem passar despercebidas, mas ao somar no fim do mês, tem um impacto grande no seu orçamento. Para se ter uma ideia, um estudo da empresa Gartner Inc. estimou que quase 3% do lucro de uma empresa é gasto em papel, impressão, arquivamento, armazenamento e na manutenção de documentos. 

    Por isso, políticas de uso consciente podem ajudar. Isso é, conversar com sua equipe sobre a importância do uso racional de recursos.  Incentivar práticas como desligar equipamentos que não estão em uso e substituir copos descartáveis por canecas reutilizáveis pode fazer uma grande diferença. 

    Outra dica de ouro é migrar para a digitalização de documentos, ou seja, deixar de imprimir esses documentos e realizar todas as operações por meio da tecnologia. Com isso, você não só economizará papel e tinta, mas também facilitará o acesso e a organização dos arquivos. 

    Essas pequenas ações, além de reduzirem custos, promovem um ambiente de trabalho mais sustentável, reforçando a imagem do seu escritório como responsável e consciente. De acordo com uma pesquisa de 2023 da Associação Paulista de Supermercados (Apas), 95% dos brasileiros dizem dar prioridade para produtos e serviços de empresas que investem em práticas sustentáveis. Esse com certeza é um dado para ficar ligado! 

    3. Revise gastos mensais

    Na mesma linha do que falamos no tópico anterior, está revisar seus gastos mensais fixos, isto é, despesas com telefonia, internet, ferramentas, entre outros. 

    Que tal ligar para sua operadora e verificar se há uma opção de serviço mais econômica e vantajosa para seu negócio? Essa pode ser uma prática adotada no seu escritório, revisar, analisar e entender em quais serviços você pode obter economia.

    Se manter sempre atualizado sobre ofertas e estar aberto à renegociação de contratos pode ser uma ótima oportunidade. O mesmo vale para todos os seus fornecedores, inclusive, manter um bom relacionamento com eles te dará vantagens na negociação da prestação de serviços. 

    Sendo assim, dedicar um tempo para revisar regularmente os contratos de serviços e estar disposto a adaptar-se às mudanças do mercado pode ser um diferencial para o seu escritório e um fator que pode ajudar muito na hora de reduzir gastos. 

    4. Utilize soluções tecnológicas 

    A digitalização dos documentos não é o único local onde a tecnologia pode colaborar para a economia no seu escritório. 

    A tecnologia é, com certeza, um dos principais caminhos para a redução de custos em uma empresa. Por exemplo, com um sistema de contabilidade, você poderá substituir processos manuais, lentos e burocráticos por alternativas automatizadas, além de trazer economia, pode aumentar a eficiência, reduzir o retrabalho e a ocorrência de erros dentro do negócio.

    Mas, sem dúvida, um sistema contábil em nuvem é uma opção de investimento ainda mais vantajosa para seu escritório. Isso porque a nuvem elimina a necessidade de investir em infraestrutura de TI local, como servidores e máquinas robustas para suportar o software instalado. 

    Ou seja, não precisa gastar com os computadores e equipamentos mais caros do mercado para conseguir rodar o seu sistema, é só ter um aparelho conectado à internet. 

    Você também economizará com a manutenção e atualização de software, pois esses são conduzidos diretamente pela empresa responsável pelo sistema, o que significa que você não precisará contratar profissionais terceiros para cuidar da sua infraestrutura.  Além disso, não precisa se preocupar com armazenamento físico de documentos ou mesmo digital — tudo fica guardado no sistema em nuvem. 

    Além da economia direta de recursos, os sistemas em nuvem podem influenciar positivamente as tomadas de decisão, fornecendo dados mais precisos e insights valiosos que influenciam no sucesso do seu negócio. 

    Em resumo, investir em soluções tecnológicas adequadas pode não só reduzir custos, mas também impulsionar o crescimento e a competitividade do seu escritório de contabilidade.

    Por que o Questor é uma aliada para redução de custos no escritório de contabilidade? 

    Como mencionamos anteriormente, a tecnologia e os sistemas de contabilidade em nuvem são aliados importantes na redução de despesas, já que estão diretamente ligados a aspectos como infraestrutura, manutenção e até mesmo uso excessivo de papel. 

    Por isso, focados em otimizar a rotina de escritórios de contabilidade, independentemente do tamanho, a Questor conta com o Questor Cloud. Uma plataforma contábil 100% web, que reduz custos operacionais ao eliminar a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura física e manutenção. 

    Além disso, o Questor Cloud oferece recursos como contabilidade online, envio automático de documentos para clientes, chatbot no WhatsApp, importação de notas fiscais, automatização do Simples Nacional, automatização da folha de pagamento, captura de documentos fiscais e comunicação com e-CAC e Fazendas Estaduais. 

    Ou seja, você irá aumentar sua produtividade, otimizar seus serviços e ainda reduzir ao máximo custos operacionais. 

    Também, contamos com uma solução, focada na gestão financeira, o Questor Negócio. Uma ferramenta ideal para quem busca melhorar a previsibilidade financeira e a administração dos seus negócios. 

    Ele oferece controle financeiro com o mesmo padrão contábil (por competência) detalhado e eficiente, facilitando o acesso às informações de fluxo de caixa, gestão de pagamentos,  conciliação bancária e controle de honorários contábeis. Além disso, é possível gerar relatórios diversos que vão te ajudar na tomada de decisão.

    Afinal, ter um melhor controle sobre suas finanças é uma ótima maneira de economizar dinheiro e direcionar melhor seus investimentos. Saiba mais aqui. 

    Viu como é possível reduzir custos em um escritório de contabilidade? Aplique essas dicas no seu a dia a dia e comece a reduzir custos de forma prática.

    Se você quer conhecer mais sobre as plataformas Questor Cloud e Questor Negócio, entre em contato com a gente. A demonstração é gratuita e sem compromisso!