Notas Fiscais Municipais de serviços prestados e tomados: saiba como ter a busca e armazenamento automáticos
Se você lida com clientes de diferentes municípios, certamente já passou um bom tempo buscando notas fiscais nos sites das prefeituras. Esse processo é demorado, trabalhoso e muitas vezes atrasa as suas demandas. Afinal, encontrar, baixar e organizar as notas fiscais de serviços pode ser uma tarefa maçante.
É aí que entra a solução NF Municipais, uma ferramenta que automatiza a busca e o armazenamento das notas fiscais de serviços prestados e tomados, por meio de uma conexão direta com o site das prefeituras.
Como funciona o NF Municipais?
Com o NF Municipais, você simplifica todo o processo de captação e armazenamento de notas fiscais municipais. Ela permite o monitoramento e o download automático dos XMLs de serviços prestados e tomados.
A ferramenta também conta com o agendamento para importações dos arquivos através do robô Quiu. Com essa automatização e melhor organização das notas fiscais, você terá mais controle sobre a sua contabilidade, podendo atender às suas obrigações fiscais de forma mais eficiente.
A solução também pode funcionar como um complemento aos módulos Q-Drive e Connect, que realizam a captação e armazenamento de arquivos XML nos Portais Nacionais e sistema de gestão dos clientes.
Economize tempo, facilite o seu trabalho e garanta uma escrituração de serviços mais eficiente. Entre em contato e agende uma demonstração para começar a usufruir de todos os benefícios dessa ferramenta.
Assista o vídeo para saber mais sobre o NF Municipais:
É inegável afirmar que hoje quem não se atualiza com as novas tecnologias acaba ficando para trás no mercado, o que também se aplica aos escritórios de contabilidade.
Por isso, contabilidades que se adaptaram ao longo dos anos, buscando oportunidades de capacitação, aprendizado e desenvolvimento através da tecnologia, hoje desfrutam de uma operação mais automatizada, com menos esforço manual e um trabalho mais eficiente e estratégico.
A consequência disso é clara: o crescimento dos negócios, do faturamento e a expansão da cartela de clientes. Por isso, utilizar a tecnologia como aliada é uma realidade para os grandes negócios de contabilidade brasileiros, se tornando fundamental para seu crescimento.
Neste texto, vamos te apresentar como os escritórios brasileiros, com rentabilidade e eficiência cima da média, utilizam a tecnologia para otimizar suas rotinas.
Impacto da tecnologia no dia a dia das contabilidades líderes
Um grande escritório de contabilidadeé reconhecido, além do seu faturamento, pela sua capacidade de se reinventar e inovar ao longo dos anos.
Essa reinvenção é impulsionada pela integração de novas tecnologias e automação, que proporcionam as operações mais autônomas e menos dependentes de mão de obra. São essas ações que permitem que os escritórios mantenham sua eficiência e crescimento contínuo ao longo dos anos.
Neste sentido, quanto mais se aproveita as ferramentas e soluções disponíveis hoje no mercado, maiores são as chances de você crescer de forma sustentável, aumentando os clientes atendidos e o faturamento, sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos.
Basicamente, os grandes escritórios de contabilidade são aqueles que não só acompanham as evoluções do mercado, mas também se antecipam a elas, integrando as mais avançadas tecnologias para otimizar suas operações.
Tendo em vista seu faturamento anual e sua cartela de clientes variada e extensa, o uso de tecnologias avançadas se torna mais do que uma conveniência para esses escritórios, mas uma necessidade.
São as ferramentas que permitem que atendam centenas e até milhares de clientes com segurança e eficiência, abrindo novas possibilidades de negócios. Esse é o caso da contabilidade para médicos ForDoctor, que desenvolveu um aplicativo personalizado para atender seus mais de 4.000 clientes.
Ou seja, a capacidade de expandir seus serviços, adaptar-se conforme necessidade e atender seus clientes com eficiência e confiabilidade, reduzindo o esforço manual em tarefas menos complexas, são características indispensáveis para escritórios de contabilidade de excelência, que hoje só são possíveis através da tecnologia.
Sistemas contábeis são fundamentais para o crescimento dos escritórios de contabilidade
Por isso, a tecnologia, mais especificamente os sistemas de contabilidade, ou softwares para escritórios, têm um papel central no desenvolvimento dos negócios contábeis. Isso porque cumprir com o nível de exigência nas entregas de obrigações tributárias, trabalhistas e contábeis hoje em dia só é possível mediante a utilização de tecnologias adequadas, que permitam um bom nível de segurança e produtividade.
É importante destacar que o funcionamento ideal de um software contábil também depende que as equipes sejam bem treinadas e desenvolvidas.
A escolha dos grandes escritórios brasileiros
Como falamos anteriormente, os sistemas contábeis são ferramentas indispensáveis para os escritórios de contabilidade, mas grandes escritórios necessitam de soluções que atendam o grande volume de clientes e rotinas diferentes que possuem. Por isso, escolher um sistema completo e robusto é fundamental.
É por isso que a escolha da Questor como provedor de soluções de contabilidade para grande parte dos maiores escritórios de contabilidade do Brasil, não é coincidência.
Esse é o caso dos integrantes MASTER do ecossistema de mentoria Contabilidade Consultiva. Uma pesquisa interna de 2023 apontou que 6 em cada 10 integrantes utilizavam Questor. O grupo reúne alguns dos maiores empresários contábeis do Brasil, com faturamentos anuais superiores a 3 milhões de reais.
De forma parecida, o Questor também é preferência por empresas de outros grupos de contabilidades, como o GBrasil (Grupo Brasil de Empresas de Contabilidade), onde podemos destacar a De Paula Contadores como uma das principais parceiras da Questor, e da rede de franquias NTW Contabilidade e Gestão Empresarial, onde a franqueadora e principal empresa do grupo utiliza Questor em suas operações diárias.
O diferencial da tecnologia Questor para grandes escritórios
Alguns critérios dos grandes escritórios para seus sistemas contábeis incluem:
A Questor Sistemas é uma empresa com quase quatro décadas de atuação do mercado contábil, que oferece sistemas contábeis completos e integrados, capazes de lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente e se adaptar conforme as necessidades de cada escritório de contabilidade.
Sendo assim, além de possuir todas as características buscadas por eles, o sistema contábil Questor cumpre com diversas outras funções necessárias para a rotina de um grande escritório. Dentre elas, podemos destacar:
1. Gestão de grandes volumes de dados
Grandes escritórios de contabilidade gerenciam um número enorme de transações diariamente, o que exige um sistema capaz de processar e analisar grandes volumes de dados com precisão.
Dessa forma, a Questor oferece uma plataforma que atende a essa exigência, garantindo a integridade e segurança dos dados . Uma das principais preocupações de escritórios que lidam com informações financeiras sensíveis de grandes empresas e multinacionais.
2. Automação e eficiência operacional
Como já falamos aqui, a automação de tarefas repetitivas é um requisito essencial para os escritórios que desejam focar em atividades de maior valor, como consultoria e planejamento estratégico.
Assim, a Questor, através de suas ferramentas de automatização e agendamento de rotinas, permite que os profissionais concentrem seus esforços em atividades que requerem análises mais críticas e tomada de decisão. Ao eliminar o trabalho manual e maçante das tarefas operacionais.
3. Suporte à conformidade e governança regulatória
Em um cenário onde novas regulamentações surgem diariamente, ter um sistema que colabore com a conformidade das empresas é indispensável.
O sistema contábil Questor se destaca por oferecer atualizações regulares e automáticas que ajudam os escritórios a se adaptarem às mudanças nas leis. Sendo assim, assegura que permaneçam em conformidade e evitando penalidades que podem afetar sua reputação e operações.
4. Flexibilidade e integração
A capacidade de integrar-se com outras ferramentas e sistemas do mercado é outra razão pela qual os grandes escritórios escolhem Questor.
A plataforma permite uma integração eficaz através de APIs (Application Programming Interface) públicas e privadas, que faz com que os fluxos de trabalho sejam otimizados. Trazendo uma visão unificada das operações contábeis, o que é fundamental para escritórios que gerenciam múltiplos clientes com necessidades diversificadas.
Esteja pronto para o futuro da contabilidade
Como vimos no texto, em um mundo onde a tecnologia evolui rapidamente, se torna fundamental que os escritórios de contabilidade se mantenham atualizados e em busca de soluções que, além de colaborar com seu dia a dia, os ajudem a crescer.
Com a Questor, você não só se mantém atualizado com as inovações mais recentes, como também fica pronto para aproveitar novas oportunidades de negócio com total confiança. Contando com um sistema que se adapta às suas necessidades de crescimento, com escalabilidade e segurança.
O Questor Cloud, primeira plataforma contábil completa e 100% web do mercado, possui todos os recursos de automatização necessários para deixar os trabalhos manuais de lado, sem nenhuma dificuldade. Além de:
Acesso de qualquer dispositivo conectado à internet;
Apuração de impostos federais, estaduais e municipais sem intervenção manual;
É fundamental que os escritórios de contabilidade estejam atentos aos prazos e aos documentos exigidos para essa entrega, evitando possíveis penalidades. Neste texto, destacamos tudo que você precisa saber para começar a organizar as entregas da ECF 2024 com tranquilidade.
O que é a ECF?
A ECF é uma obrigação acessória que conecta dados contábeis e fiscais relacionados ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Ela é parte integral do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), e seu principal objetivo é facilitar a fiscalização por meio do cruzamento de informações, proporcionando transparência e segurança no processo.
Desde 2014, todas as empresas, com algumas exceções, devem enviar essas informações.
Qual é o prazo da ECF 2024?
Para 2024, a data limite para enviar a ECF ao Sped é o último dia útil de julho, ou seja, 31 de julho.
Eventos especiais como cisão, fusão ou incorporação de empresas exigem atenção a prazos específicos que podem variar. Por exemplo, essas declarações devem ser enviadas até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao do evento. A menos que ocorram de janeiro a abril, quando o prazo é estendido até o último dia útil de julho.
Prorrogação do prazo para o Rio Grande do Sul
Por conta das fortes chuvas que atingiram diversas regiões do Rio Grande do Sul no mês de maio de 2024, o prazo de entrega de ECF foi prorrogado para os municípios afetados.
Portanto, o prazo final da entrega de ECF para os municípios gaúchos citados na Portaria ficará para o último dia útil do mês de outubro de 2024.
Já para Situações Especiais (extinção, cisão total, cisão parcial, incorporação ou fusão da pessoa jurídica), deverá ser entregue até o dia 31 de outubro, se o evento ocorrer no período de janeiro a setembro de 2024. E até o último dia útil do 2º mês subsequente ao do evento, se este ocorrer no período de outubro a dezembro de 2024.
Qual a diferença entre a ECD e a ECF?
É importante não confundir a ECF com a ECD (Escrituração Contábil Digital), cujo envio acontece até o último dia útil de junho, 28 de junho, em 2024.
A diferença é que a ECD foi instituída para fins fiscais e previdenciários, entregas que anteriormente eram realizadas por meio de Livros Diários, Razão e Balancetes. Já a ECF é destinada a obter informações relativas a todas as operações que possam influenciar a composição e o valor devido da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
Estão obrigadas a entregar a ECF todas as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, lucro presumido, lucro arbitrado e todas as imunes e isentas, exceto:
As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
Os órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
As pessoas jurídicas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.
O que deve constar na ECF?
A ECF exige a inclusão de diversas informações contábeis e fiscais, sendo:
Apuração do IRPJ e da CSLL: demonstra a apuração dos tributos e a retenção na fonte.
Cruzamento de Dados: cruzar informações com outras obrigações acessórias como a ECD (Escrituração Contábil Digital) e a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) para verificar a consistência dos dados.
Recuperação de saldos: empresas que entregam a ECD devem usar os saldos e contas desta para o preenchimento inicial da ECF. A ECF também recupera os saldos finais da ECF anterior, a partir de 2015.
Partes A e B do e-Lalur e e-Lacs: a ECF deve preencher e controlar, com validações, as partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs). Garantindo que os saldos sejam consistentes de um ano para outro.
Compensação da restituição de tributos: os valores de compensação e pedidos de restituição devem estar alinhados com os apresentados no PER/DCOMP.
Tanto a pessoa jurídica quanto o contador responsável devem assinar essas informações.
Multas e penalidades
A legislação brasileira estabelece multas para quem não cumprir a obrigação da ECF. As multas podem ser pesadas e variam de acordo com a natureza do erro:
Para as pessoas jurídicas sujeitas ao Lucro Real:
0,25% , por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, do período, limitado a 10%, se a declaração for apresentada com atraso, mas sem omitir informações.
3% não inferior a R$ 100,00 do valor omitido ou incorreto.
Em casos mais graves, como a não entrega da declaração, as multas podem chegar a valores substanciais, especialmente se a escrituração se refere ao Lucro Real, onde o valor mínimo começa em R$ 500 e pode aumentar consideravelmente.
Para as demais pessoas jurídicas:
0,05 do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos.
0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período, limitada a 1%, por não cumprimento do prazo de entrega.
Adote a tecnologia no envio da ECF
Para evitar erros na escrituração e garantir o cumprimento dos prazos, você pode contar com a ajuda de softwares contábeis especializados. Soluções como as que a Questor fornecesimplificam o gerenciamento das obrigações fiscais, aumentam a precisão e a segurança dos dados fornecidos e a eficiência de todo o processo.
Antecipe as entregas
Agora que você sabe quem deve entregar a ECF e os prazos estabelecidos, pode começar a organizar mais essa entrega para seus clientes. E por ser uma entrega complexa, é importante que a organização comece com antecedência.
Entre em contato com seus clientes e certifique-se de que possuem todos os documentos necessários para cumprir com todas as exigências. E já inicie o processo de entrega no seu sistema.
Lembrando que o prazo final é 31 de julho. Sendo assim, não deixe para a última hora, garanta essa conformidade e evite surpresas indesejadas.
Saiba mais em “Perguntas Frequentes” disponíveis no site do Sped. Acesse.
Em caso de dúvidas relacionadas à entrega da ECF 2024 em seu sistema, entre em contato com nosso Suporte especializado.
Acesse também nossos treinamentos disponíveis na Universidade Questor e participe dos nossos EADs ao vivo que realizaremos no mês de junho.
EAD ECF: segunda-feira, 17 de junho, às 9h
EAD Tira-dúvidas ECF: quinta-feira, 20 de junho, às 9h
Tenha acesso a extratos de mais de 30 maquininhas de cartão e ofereça informações precisas aos seus clientes!
Conseguir no dia primeiro de cada mês os extratos das maquininhas de cartão de crédito dos clientes é sempre um desafio na contabilidade. Sem contar o esforço de, após receber, o contador ainda precisa realizar a importação ou, ainda pior, a inserção manual dos dados no sistema, para daí, sim, conseguir realizar a contabilidade.
Nesse contexto, agora, você contador, poderá contar com mais automatização na hora de fazer a conciliação contábil dos seus clientes e ainda simplificar a sua vida na contabilidade.
A Questor implementou uma visão mais detalhada e abrangente acerca das movimentações financeiras realizadas nas maquininhas de cartão do seu cliente. Com mais de 30 operadoras integradas.
Vamos entender um pouco mais sobre essa novidade?
Clientes e contadores com dados para uma visão mais analítica dos recebíveis
A nova ferramenta entrega tanto para os clientes (empresas), quanto às contabilidades, mais produtividade e análise de resultados. Primeiro porque a coleta manual de informações sobre transações com cartões de crédito e débito deixa de ser necessária.
O processo é bem simples. A partir de uma conexão existente entre Questor e as maquininhas de cartão, os dados recolhidos da operação diária dos clientes da contabilidade serão importados automaticamente para o seu sistema contábil.
Ou seja, todas as informações que o contador precisa estarão disponíveis automaticamente no sistema. Permitindo que os utilize para realizar conciliações, sem necessidade de solicitar nenhum arquivo ou documento físico ao cliente.
Como encontrar a rotina no sistema contábil Questor e ter acesso aos extratos de mais de 30 maquininhas de cartão
Dentro do sistema contábil da Questor, tudo estará disponível na Área de Trabalho de Conciliação de Cartão. Onde você encontrará as abas para o credenciamento de empresas, acompanhamento das integrações, conferência, recebimentos e antecipações — tudo separado por operadora.
Sendo assim, o contador terá diversas vantagens na rotina. Sobretudo ganho de produtividade, redução de trabalho manual, facilidade ao conseguir dados e extratos, maior autonomia para executar as conciliações sem depender dos arquivos enviados pelo cliente, dentre muitas outras.
E os benefício para as empresas na gestão das taxas?
Além de tudo, outra novidade é que o sistema para gestão de taxas das maquininhas de cartão de crédito beneficia as micro e pequenas empresas, pois oferece uma visão detalhada e integrada das vendas, taxas de transação, antecipações e demais movimentações financeiras realizadas através da maquininha. O que facilita muito o controle de taxas e a tomada de decisão do empreendedor.
Isso significa uma automação eficaz dos processos financeiros, resultando em economia de tempo e recursos. Além disso, sabemos que, para o contador, é um grande diferencial contar com um cliente bem informado e ciente de suas finanças.
Visão da plataforma para os clientes da contabilidade
A plataforma também é fácil de utilizar e muito intuitiva. Logo, perfeita para micro e pequenas empresas que precisam de agilidade em seus processos.
Uma de suas principais funcionalidades é o controle de taxas, onde o empreendedor poderá ver claramente suas taxas e se tem alguma cobrança indevida praticada pelo lado da maquininha de cartão.
Dados esses, que são difíceis de identificar ou mesmo não disponíveis nas plataformas próprias das operadoras, o que por vezes pode fazer com que empreendedores percam muito dinheiro. Para se ter uma ideia, só em 2023, foram identificadas mais de 2 milhões de cobranças indevidas e mais de 30 mil usuários notificados puderam recuperar seu dinheiro com o uso do aplicativo disponível para o cliente da contabilidade.
Com o sistema para gestão de taxas das maquininhas de cartão de crédito, seu cliente terá:
Conciliação de mais de 30 tipos de maquininhas de cartão/vouchers;
Visualização de dados como dias e horários de maior e menor fluxo de clientes e ticket médio de forma clara;
Quais formas de pagamento são mais utilizadas pelos clientes;
Quantos clientes visitaram a loja uma, duas ou mais vezes. Podendo pensar em estratégias de fidelização;
Informações de todas as maquininhas unificadas em um só lugar;
Auditoria de taxas;
Calendário de recebimentos.
Aproveite os benefícios dessa novidade
Agora que você já conhece todas as vantagens, pode indicar o sistema ao seu cliente e, dessa forma, começar a aproveitar a facilidade de contar com o acesso automático aos dados e extratos de mais de 30 maquininhas de cartão de crédito.
A novidade irá facilitar a sua rotina na contabilidade, oferecendo acesso direto e simplificado aos dados financeiros e também irá contribuir para o sucesso e a melhor gestão das empresas que atende. Ou seja, é uma oportunidade tanto para contadores quanto para empreendedores que buscam otimizar suas operações financeiras e contábeis.
Portanto, para iniciar o processo, é preciso que você faça a indicação de seus clientes e deixe o resto com a gente! Vamos entrar em contato com ele e apresentar todos esses benefícios que você conheceu.
E por fim, você não apenas terá a possibilidade de automatizar a captura dos extratos, como também terá acesso a eles em mais de 30 maquininhas de cartão.
Com o prazo de entrega das Declarações de Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF) se encerrando daqui a alguns dias, 31 de maio, a pressão nos escritórios de contabilidade para garantir que todas as declarações sejam enviadas a tempo e sem erros é intensa.
A sobrecarga de trabalho, a necessidade de precisão nas informações e o acompanhamento das constantes atualizações da Receita Federal fazem desse um período desafiador para os profissionais.
Neste artigo, apresentamos as informações mais recentes e as atualizações para que os contadores possam concluir esse processo com sucesso e tranquilidade.
Restituição do Imposto de Renda
Muitos contribuintes terão direito à restituição nesse ano, por isso acompanhar e informá-los sobre os lotes de pagamento divulgados pela Receita Federal é fundamental.
Conforme dados da Receita Federal de 12 de abril, 78,7% das declarações entregues até essa data resultaram em restituição, 12,3% em imposto a pagar, e 9,0% sem imposto a recolher.
O primeiro lote será pago em 31 de maio, seguido pelos próximos lotes em 28 de junho, 31 de julho, 30 de agosto e 30 de setembro. Já a consulta dos lotes está prevista para iniciar no dia 24 de maio, pelo link: https://www.restituicao.receita.fazenda.gov.br
Idosos entre 60 e 79 anos, contribuintes com deficiência física ou mental, ou portadores de moléstia grave;
Pessoas cuja maior fonte de renda é o magistério;
Contribuintes do Rio Grande do Sul;
Contribuintes que utilizaram o modelo pré-preenchido e/ou escolheram receber a restituição via Pix;
Demais contribuintes.
Dentro de cada grupo, a data de entrega da declaração determinará a ordem de pagamento. A Receita Federal destaca que, neste ano, a lista de prioridades será maior. Considerando que 40,2% dos contribuintes optaram pelo modelo pré-preenchido, em comparação com 23,9% no ano anterior.
Adicionalmente, contribuintes que entregaram suas declarações até 5 de maio receberão suas restituições antes.
Doações e prorrogação de prazos para o Rio Grande do Sul
Outra medida da Receita Federal em resposta aos recentes acontecimentos do Rio Grande do Sul, foi a prorrogação do prazo de entrega da declaração do Imposto de Renda para os municípios atingidos. O prazo, que é 31 de maio, mudou para o último dia útil de agosto.
Prazo final para declaração do Imposto de Renda 2024 coincide com ponto facultativo
Nesse ano, o prazo final de entrega do IRPF é dia 31 de maio, uma sexta-feira, um dia após Corpus Christi, 30 de maio. Mesmo não estando no calendário de feriados nacionais, os servidores federais terão folga na data, e muitas empresas podem optar pelo ponto facultativo e emendar o “feriadão”. Por isso, é importante ficar atento e notificar os seus clientes.
Na Receita Federal, as unidades fecharão nos dias 30 e 31, mas o envio das declarações pela internet continuará funcionando normalmente. A instrução normativa 2.178 exige o envio das declarações originais exclusivamente online.
O atendimento presencial para declarações retificadoras e documentos solicitados pela fiscalização só retornará no dia 3 de junho, com agendamento pelo aplicativo ou site da Receita.
Soluções de automatização são aliadas nesse período
Na reta final da entrega da Declaração do Imposto de Renda 2024, é essencial que contadores e contribuintes estejam bem informados e organizados.
Por isso, contadores podem contar com sistemas e ferramentas que automatizam as rotinas de dia a dia. Isso porque elas diminuem o trabalho manual e liberam os profissionais para tarefas que exigem mais da sua expertise. Como é o caso dos atendimentos aos clientes e as declarações de Imposto de Renda.
Utilize as soluções da Questor, para facilitar suas rotinas contábeis e assegurar um período de declaração de Imposto de Renda mais tranquilo e bem-sucedido na sua contabilidade. Com funcionalidades como:
A evolução tecnológica tem proporcionado grandes avanços em diversos setores, e na área fiscal, contábil e de gestão empresarial não é diferente. Uma das ferramentas mais importantes que surgiram nesse cenário é a captura automática de notas fiscais, que vem se tornado fundamental para uma gestão mais eficiente dos documentos fiscais nas empresas e contabilidades.
Isso porque garante mais conformidade e precisão nas operações, já que elimina os processos manuais de captura de notas fiscais e a necessidade de armazenamentos físicos.
Neste artigo, vamos explicar como funciona a captura automática de notas fiscais e por que sua contabilidadeprecisa dessa tecnologia para otimizar seus processos e evitar problemas fiscais.
É possível automatizar a captura de notas fiscais?
Como falamos anteriormente, com a tecnologia disponível hoje é possível automatizar o processo de captura de notas fiscais. Ou seja, a tarefa não necessita de intervenção humana.
Essa automatização acontece através de sistemas especializados para coletar os arquivos diretamente dos portais governamentais. O contrário seria o contador ou a empresa baixarem cada arquivo manualmente nos diferentes portais.
Dessa forma, esses sistemas são programados para acessar os portais governamentais, baixar os arquivos das notas fiscais e armazená-los de forma organizada e segura, facilitando também a consulta desses documentos.
Por que sua contabilidade precisa da captura automática de notas fiscais?
Eficiência e precisão: automatizar a captura de notas fiscais reduz muito o trabalho manual, minimizando o risco de erros humanos, como a duplicação de documentos ou a inserção incorreta de informações. Isso resulta em maior eficiência e precisão na gestão fiscal, permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Conformidade fiscal: manter a conformidade fiscal é essencial para evitar multas e auditorias. A captura automática assegura que todos os documentos fiscais estejam corretamente armazenados e acessíveis para auditorias e relatórios financeiros. Garantindo a conformidade com as regulamentações fiscais.
Economia de tempo: o processo manual de coleta de notas fiscais é demorado e sujeito a erros, por isso, a automação desse processo economiza um tempo valioso.
Acesso em tempo real: com a captura automática, os arquivos das notas fiscais são coletados e armazenados em tempo real. Proporcionando uma visão atualizada e precisa das transações fiscais, o que facilita a tomada de decisões informadas e rápidas.
Tenha a captura de notas fiscais automatizada com a Questor
Voltando ao que falamos acima, uma das soluções mais eficazes para a captura, consulta e gestão de notas fiscais é a implementação de sistemas automatizados.
A Questor, empresa de tecnologia que atende grandes escritórios de contabilidade no Brasil, oferece uma solução que captura automaticamente as notas fiscais diretamente dos ambientes federais, municipais. Eagora, também nos estaduais.
NOVIDADE
Captura automática de notas de entrada e saída nos ambientes estaduais
Para expandir ainda mais seus serviços de captura automática de notas fiscais e otimizar a gestão de documentos fiscais, a Questor introduziu uma grande novidade. A captura automática de notas fiscais de entrada e saída nos ambientes estaduais.
Essa funcionalidade promete automatizar a captura das notas fiscais diretamente dos sistemas estaduais. Eliminando a necessidade de intervenção manual nesses ambientes, assim como já fazia nos federais e municipais.
Com ela, os documentos ficam armazenados com mais segurança, disponíveis em um painel de consulta único e intuitivo.
Benefícios da captura automática de notas fiscais de entrada e saída nos ambientes estaduais
Entre os benefícios está a eliminação da necessidade de manifestar a nota e a captura de uma variedade de documentos eletrônicos, como NF-e, CT-e e NFC-e, sempre se adaptando às regulamentações fiscais de cada estado.
Além disso, não é mais necessário que o contador solicite o Certificado Digital do Cliente, pois ele utiliza o da Contabilidade. Outra grande vantagem que otimiza a rotina da contabilidade.
Quais os estados e documentos capturados automaticamente com a solução?
Atualmente, a captura automática de notas fiscais está disponível para cinco estados brasileiros: Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Mato Grosso, Paraná e Distrito Federal. A expectativa é que novos estados sejam adicionados em breve.
Veja a tabela detalhando os documentos capturados em cada estado:
Estado
Documentos capturados
SC
NF-e, CT-e, NFC-e
RS
NF-e, CT-e, NFC-e
MT
NF-e
PR
NF-e
DF
NF-e, CT-e, NFC-e
Sistema completo para busca e consulta de notas fiscais de entrada e saída
Essa nova funcionalidade que apresentamos acontece por meio do Q-Drive, módulo do Questor Zen, uma solução completa de busca, captura e armazenamento de notas fiscais, que conta com outros diversos benefícios:
Busca e recepção automática de todas as notas fiscais (NF-e, CT-e e NFC-e);
Agendamento da importação das notas fiscais diretamente para o seu sistema contábil (24 horas por dia);
Centralização de todas as notas fiscais de entrada e saída;
Disponibilidade dos arquivos em XML ou PDF;
Filtros avançados que facilitam a consulta das notas fiscais;
Armazenamento seguro dos documentos fiscais por tempo ilimitado.
O Q-Drivetambém permite a manifestação automática dos documentos fiscais conforme a legislação vigente. E, juntamente com a solução de NF Municipais, faz a captura de notas fiscais de entrada e saída nas prefeituras homologadas.
Integrado com a ferramentaQuestor Connectinstalada em desktop, especialmente no ambiente do cliente, também é possível capturar os documentos fiscais de saída diretamente no sistema de gestão (ERP).
Comece a aproveitar a funcionalidade
No Questor Zen, encontre um ambiente intuitivo e fácil de utilizar.
Em resumo, a captura automática de notas fiscais de entrada e saída é fundamental para uma gestão fiscal mais eficiente, garantindo a conformidade das empresas atendidas e uma operação mais assertiva nas contabilidades.
A Questor, sempre em busca de formas de otimizar o trabalho dos contadores, oferece ferramentas que capturam automaticamente as notas fiscais dos ambientes federais, estaduais e municipais e garantem uma gestão mais precisa e eficiente dos documentos fiscais.
Portanto, investir em um sistema como o oferecido pela Questor é um passo essencial para manter sua contabilidade competitiva e em conformidade com as exigências fiscais. Entre em contato para saber mais e agende uma demonstração gratuita e sem compromisso!
Antes de 2021, a Receita Federal Brasileira implementou uma mudança importante no recolhimento da DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). Na época, era necessário acessar o portal de serviços do Governo manualmente e emitir uma guia individual para cada tributo, um procedimento feito totalmente de forma manual, o que o tornava, muitas vezes, complexo.
Mas, como já anunciamos no passado, esse processo passou por uma melhoria. Agora, o contador ou contribuinte podem emitir múltiplos códigos de arrecadação em uma única guia. Ou seja, todo o processo é feito apenas uma vez, reduzindo o volume de documentos a serem gerados.
Essa notícia, portanto, vem ao encontro da novidade que traremos hoje para simplificar e otimizar a rotina de quem utiliza Questor. Confira abaixo!
Como funciona a novidade da DARF no Questor?
O processo começa logo após a guia de imposto ser emitida. Você precisará apenas organizar para que a DARF esteja disponível na pasta monitorada pelo Quiu, nosso robô responsável pelas automatizações e agendamentos no sistema.
A partir daí, o Quiu entra em ação. Ele analisa a guia, identifica todas as informações sobre os impostos e organiza esses dados de forma inteligente.
Mas, não para por aí. Depois, essas informações são enviadas ao Questor Zen e, assim, diretamente para o cliente da contabilidade, tanto no portal online do escritório, quanto por e-mail, com possibilidade de entregar no WhatsApp, tudo sem a necessidade de intervenção manual.
Uma vez que todas essas informações são processadas, existe uma etapa adicional realizada pelo Tareffa, ferramenta de gestão de demandas integrada ao Questor. O sistema não só reconhece quais tarefas estão relacionadas a esses impostos, mas também as marca automaticamente como concluídas na lista de pendências do contador. Isso elimina a necessidade de atualizar manualmente o status das tarefas.
Sendo assim, a novidade traz mais eficiência na gestão de DARF, reduzindo o esforço manual e otimizando essa tarefa no sistema.
Conheça mais sobre o Tareffa e suas funcionalidades:
Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nosso Suporte especializado. Se você tem interesse em saber mais sobre o sistema contábil da Questor, fale conosco e agende uma demonstração.
A temporada de obrigações fiscais de 2024 já está em pleno andamento, e um dos principais compromissos que as empresas brasileiras devem cumprir é a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD).
É importante que as contabilidades estejam preparadas para não enfrentar problemas com essa importante obrigação acessória, visto que pode acarretar penalidades, prejudicando tanto o contador quanto às empresas que atende.
O que é a ECD?
A ECD constitui uma obrigação anual em que as entidades empresariais devem enviar ao Fisco, de forma digital, os seus registros contábeis, como o Livro Diário e seus auxiliares, o Livro Razão e seus auxiliares, Balancetes Diários e Balanços, entre outros documentos que evidenciam a movimentação econômica e financeira da organização.
Esse processo digital tem como finalidade assegurar maior agilidade, transparência e segurança na transmissão dessas informações.
Qual o prazo de entrega da ECD 2024?
Esse ano, o prazo para a transmissão dos dados ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) cairá para o dia 28 de junho, sendo o último dia útil do mês. Além disso, em situações especiais como fusões, cisões ou incorporações, a Receita Federal determina prazos específicos.
Até 2023, a entrega da ECD tinha como prazo o último dia útil de maio. Porém, após mobilização da classe contábil, o governo adiou o prazo para o último dia útil de junho, decisão que vale também para 2024. Esse novo calendário ajuda a espaçar melhor as datas de entrega de documentos fiscais durante o ano.
Outro fator importante é dar mais tempo para as contabilidades e empresas planejarem e cumprirem suas obrigações fiscais e contábeis de maneira mais estratégica.
Importância da ECD
A ECD não apenas garante o cumprimento de um requisito legal, mas também serve de base para a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Ao entregar a ECD com precisão e dentro do prazo, as empresas asseguram sua conformidade fiscal e evitam contratempos na etapa subsequente, que acontece no mês de julho.
Quem deve entregar a ECD 2024?
A entrega é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, inclusive equiparadas, imunes e isentas, que são legalmente obrigadas a manter escrituração contábil. Além disso, a ECD também deverá ser apresentada, entre outras listadas no Artigo 3° da IN RFB nº 2003/2021:
Empresas tributadas pelo lucro presumido que distribuam parcela de lucros ou dividendos, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto sobre a renda apurado, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas;
Pessoas jurídicas com recursos em moeda estrangeira mantidos no exterior provenientes de exportações;
Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando aplicável;
Microempresa ou empresa de pequeno porte que tenha recebido aporte de capital na forma prevista nos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123, de 2006.
Quais os documentos necessários?
Para uma entrega sem erros, compile e revise os documentos necessários, incluindo:
Livro Diário e seus auxiliares;
Livro Razão e seus auxiliares;
Balancetes Diários e Balanços.
Lembre-se, a assinatura eletrônica do representante legal da empresa e do contador responsável, com um certificado digital válido, é obrigatória para a autenticação desses documentos.
Multas e penalidades
A não entrega ou a entrega com dados incorretos, ou incompletos pode resultar em multas que impactam diretamente as finanças das empresas. Essas multas variam de 0,5% da receita bruta, por descumprimento de regras. Limitadas a 1% da receita bruta do período da escrituração, teremos 0,02% por dia de atraso e 5% do valor da operação, na ocorrência de omissões ou dados incorretos.
Adote soluções tecnológicas para a entrega da ECD 2024
Mas você não precisa enfrentar a entrega da ECD sozinho, principalmente se atende mais que uma empresa enquadrada para essa entrega.
Utilize soluções contábeis e tributárias como as oferecidas pela Questor, para facilitar a gestão das suas obrigações fiscais. Projetadas para maximizar a produtividade e reduzir o retrabalho, essas soluções abrangem uma série de módulos que atendem desde a gestão até a segurança das tarefas contábil-tributárias.
Com o uso de ferramentas de automatização, você aumenta a precisão dos dados enviados e garante a entrega dentro do prazo estabelecido, evitando penalidades.
A ECD 2024 é uma obrigação que demanda atenção e preparação, por isso recomendamos que você antecipe essa entrega.
Entre em contato com seus clientes e certifique-se de que possuem todos os documentos necessários para cumprir com todas as exigências e já inicie o processo de entrega no seu sistema. Lembre-se, o prazo final é 28 de junho. Sendo assim, não deixe para a última hora, garanta essa conformidade e evite surpresas indesejadas.
Em caso de dúvidas relacionadas à entrega da ECD 2024 em seu sistema Questor, entre em contato com nosso Suporte especializado. Acesse, também, nossos treinamentos disponíveis na Universidade Questor.
À medida que o prazo final para a entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) 2024 se aproxima, contadores que prestam serviços a empresas do Simples Nacional precisam redobrar a atenção.
Esse é o momento para garantir que todos os dados e informações requeridos pela Receita Federal sejam preparados e submetidos corretamente. Confira algumas informações importantes para não deixar nada passar!
O que é a DEFIS?
A DEFIS é uma obrigação acessória anual destinada às empresas optantes pelo Simples Nacional, incluindo Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP).
Essa declaração é composta por informações fiscais, contábeis e econômicas referentes a todas as atividades empresariais do ano anterior. Além de servir como um importante instrumento de fiscalização, a DEFIS também funciona como base para o cruzamento de dados entre a Receita Federal e os órgãos de fiscalização tributária estaduais e municipais.
Quem precisa entregar?
Todas as MEs e EPPs que estiverem enquadradas no regime do Simples Nacional durante o ano-calendário de referência devem entregar a DEFIS. Isso inclui não apenas as empresas que estiveram em atividade durante todo o ano, mas também aquelas que iniciaram ou encerraram suas atividades no decorrer desse período.
Prazos e penalidades
Para o ano-calendário de 2023, a DEFIS deve ser entregue até o dia 28 de março de 2024. Embora o prazo oficial se encerre em 31 de março, a Receita Federal estabeleceu o dia 28, uma quinta-feira, como limite para 2024. Isso acontece por conta do feriado de Sexta-feira Santa, em 29 de fevereiro.
É fundamental que os contadores observem essa data para evitar atrasos, pois a entrega fora do prazo pode impedir a emissão do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), além de outras complicações fiscais para a empresa.
Conte com a Questor para uma entrega eficiente
Para garantir uma entrega da DEFIS sem erros e de forma eficiente, contadores podem contar com a tecnologia e o suporte da Questor.
A Questor facilita o preenchimento e a transmissão da DEFIS, minimizando o risco de erros e o tempo despendido no processo. Além de acesso próprio, o sistema está preparado para realizar a transmissão a partir da conexão com o Integra Contador, ferramenta do SERPRO que permite uma integração direta e acesso facilitado aos portais da Receita Federal.
Adicionalmente, oferecemos treinamentos gratuitos na Universidade Questor e EADs ao vivo, que tem o objetivo de equipar os profissionais com o conhecimento necessário para lidar com essa e outras obrigações fiscais.
Contador, você sente que o crescimento da sua contabilidade está estagnado, mas não sabe por quê? Isso é mais comum do que você imagina!
Uma pesquisa da Contábil Trends, de junho de 2023, revelou que 44% dos escritórios estão em “crescimento estável”, 32,5% em “crescimento moderado”, e apenas 5,3% acreditam estar em retração. Isso porque a procura por serviços contábeis vem crescendo cada dia mais e as contabilidades estão com boas expectativas para os próximos anos.
Mas se, em contraste, você não está observando com otimismo o crescimento do seu escritório, é preciso identificar quais são os fatores que estão o impedindo. Frequentemente, são os obstáculos invisíveis, aqueles que passam despercebidos na rotina acelerada, que mais limitam o crescimento do seu negócio.
A sensação de estar sempre correndo, mas sem avançar na direção dos seus objetivos pode ser frustrante e desmotivador, não é? Mas temos uma boa notícia: identificar e superar esses hábitos fará toda a diferença.
Neste texto, vamos te ajudar a identificar alguns fatores que podem estar retardando o seu crescimento e você ainda encontrará dicas de como superá-los. Siga a leitura e confira!
1. Má gestão do tempo
Gerenciar o tempo da sua equipe de forma eficaz é um dos maiores desafios e, ao mesmo tempo, uma das tarefas mais essenciais para um gestor. Consequências negativas, que vão além dos atrasos em prazos, podem surgir dessa gestão ineficaz.
O acúmulo de trabalho e a incerteza sobre quais tarefas demandam mais atenção podem levar a problemas como multas por atrasos e, consequentemente, a insatisfação dos clientes e até mesmo sua perda definitiva.
Se você está identificando isso na rotina aí do seu escritório, é importante adotar uma abordagem proativa. Uma gestão de tempo eficaz envolve mais do que apenas organizar agendas; é sobre priorizar as atividades que trazem maior valor ao seu negócio e aos seus clientes. Ter um controle claro sobre as tarefas de cada colaborador também irá facilitar a gestão sobre a distribuição de demandas.
O que pode te ajudar eficientemente no dia a dia são ferramentas de gerenciamento de projetos e tarefas. Elas são grandes aliadas na otimização do tempo, oferecendo painéis para controle de projetos, checklits detalhados para as tarefas mais complexas, dashboards para identificar com praticidade qualquer falha ou gargalo produtivo e até mesmo uma agenda das tarefas de cada colaborador. Conheça mais aqui.
2. Equipe sobrecarregada
Quando a equipe está sobrecarregada, pode afetar diretamente a qualidade do serviço prestado, além de aumentar o risco de burnout entre os colaboradores.
É fundamental identificar sinais de sobrecarga e intervir prontamente, promovendo um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
Isso pode incluir a reavaliação de prazos, redistribuição de tarefas, contratação de mais funcionários, ou até mesmo a adoção de soluções tecnológicas para automação de tarefas rotineiras. Discutiremos mais sobre essas soluções adiante. Além disso, incentivar um ambiente onde o feedback é bem-vindo pode facilitar a identificação precoce de problemas de sobrecarga.
3. Desatualização
Na área contábil, estar atualizado com as últimas mudanças na legislação e nas melhores práticas do setor é mais do que fundamental. A desatualização pode colocar seus clientes em risco, prejudicar a imagem do escritório no mercado e sua competitividade. Entretanto, mais do que estar ciente da importância da atualização, é preciso proporcionar ativamente um ambiente de aprendizado.
Investir em formação contínua, assinaturas de newsletters especializadas, participação em seminários, cursos de atualização e treinamentos pode fazer toda a diferença.
Portanto, encorajar a equipe a buscar constantemente novas informações e habilidades não apenas os prepara melhor para enfrentar os desafios do mercado, mas também contribui para a inovação e a excelência no serviço prestado.
4. Não prospectar novos clientes
Sabemos que a prospecção ativa de novos clientes é essencial para o crescimento de qualquer negócio. Mas muitos escritórios contábeis não conseguem crescer sua base de clientes atual, seja por uma divulgação e venda ineficaz de seus serviços ou mesmo a sua inexistência. É fundamental entender que o mercado contábil de hoje vai além das tradicionais referências boca a boca; é necessário marcar presença para ser lembrado.
Investir em marketing digital, otimizar seu site, realizar eventos e webinars e utilizar ativamente suas redes sociais são algumas formas eficazes de atrair novos clientes e gerar reconhecimento de marca. Se você não puder fazer isso sozinho, uma boa ideia é contratar serviços terceirizados, como de uma agência de publicidade.
Para se ter uma ideia, o relatório da Contábil Trends, que trouxemos anteriormente, identificou que há uma forte relação entre o crescimento dos escritórios e o investimento em marketing.
Vale destacar que prospectar novos clientes está ligado diretamente com a produtividade do seu escritório: dificilmente você irá conseguir atender seus novos clientes da mesma forma e com a qualidade esperada se já está com equipes sobrecarregadas com a operação do dia a dia.
5. Processos operacionais ineficientes
Ligado ao tópico acima, entra a ineficiência operacional. Essa ineficiência surge, na maioria das vezes, de processos manuais e repetitivos.
Como saber se isso acontece com você? É simples: perceba se costuma ficar além do horário, resolvendo pendências, digitando dados manualmente, imprimindo documentos, fazendo cálculos de folha de pagamento e outros à mão, e se seu dia é consumido por gerar e enviar documentos aos clientes por diferentes meios.
Agora, imagine se você eliminasse essas operações. Quanto mais tempo você e sua equipe teriam para dedicar-se a tarefas que realmente exigem sua expertise?
Se reconheceu esse cenário, então está na hora de adotar um sistema contábil eficiente, que possa oferecer automatização nesses processos maçantes e liberar a equipe para se concentrar em tarefas de maior valor agregado. Entenda mais abaixo!
Automatização é essencial
Segundo a pesquisa Contábil Trends, 62,8% dos líderes contábeis acreditam que a tecnologia desempenhará um papel fundamental no futuro dos escritórios contábeis. Esse otimismo não é apenas teórico; reflete-se, na prática, com mais da metade dos entrevistados (51,83%) já se identificando como escritórios de “contabilidade digital”.
Isso porque o digital se tornou indispensável. Hoje a automatização permite que os processos sejam muito mais ágeis e muitas vezes podendo ser feitos do início ao fim sem intervenção humana. Imagine quanto tempo é economizado se deixar de executar manualmente aquelas tarefas repetitivas e totalmente operacionais?
É importante priorizar sistemas contábeis que ofereçam automatizações nas mais diversas rotinas, sejam fiscais, contábeis ou trabalhistas. Uma dica são os sistemas em nuvem, que além de eficientes, proporcionam mais flexibilidade, ao poderem ser acessados de qualquer lugar.
Eles também são muito mais econômicos, já que você não precisará investir em infraestrutura física, ou seja, computadores caros e manutenção de TI.
Questor Cloud: aliado no crescimento do seu escritório
Como falamos acima, um sistema contábil que ofereça automatizações será um dos seus principais aliados na busca pelo crescimento. Queremos te apresentar o Questor Cloud, nossa plataforma contábil 100% em nuvem.
O Questor Cloud é um sistema verdadeiramente Web, que entrega tudo em um só lugar:
Automatização do Simples Nacional;
Automatização da Folha de Pagamento, pró-labore e 13º salário;
Monitoramento e captura de documentos fiscais;
Importação de XMLs de documentos fiscais e outros arquivos;
Comunicação com e-CAC e Fazendas Estaduais;
Gestão de CNDs;
Controle e baixa automática das obrigações do escritório;
Primeiro software contábil a gerar a DCTFWeb automaticamente.
E tem mais, ele oferece um portal online exclusivo para a contabilidade, que proporciona um autoatendimento eficiente do seu cliente e uma integração direta ao WhatsApp para envio automatizado de documentos. Tudo isso acompanhado de um chatbot inteligente e personalizável.
Em resumo, o Questor Cloud reúne todas as funcionalidades contábeis da Questor em um só espaço, totalmente automatizado e flexível, baseado em integrações que melhoram ainda mais a performance e experiência de cada negócio. Assista e conheça mais:
Se você chegou até aqui, é porque está interessado em melhorar os seus processos e desbloquear o potencial de seu escritório contábil.
Saiba que o primeiro passo é identificar os problemas e posteriormente, implementar um planejamento de melhoria e não esquecer de o revisar sempre que preciso. E com a ajuda da automatização, é possível superar as barreiras que impedem seu crescimento, e estabelecer um negócio resiliente, adaptável e pronto para o futuro.
