4 práticas que podem auxiliar no processo de gestão de documentos em sua empresa

4 práticas que podem auxiliar no processo de gestão de documentos em sua empresa:mulher sentada administrando a papelada

Um escritório contábil lida diariamente com uma porção significativa de informações: contratos com fornecedores e funcionários, folhas de pagamento, dados fiscais e muitos outros precisam ser organizados pelo gestor e sua equipe. Isso exige uma gestão de documentos eficiente, para tornar fácil o acesso às informações que são necessárias para o trabalho diário na empresa.

Neste post, contamos a importância em realizar esse gerenciamento e damos as melhores dicas. Confira!

A importância da gestão de documentos

Apesar de muitos gestores ainda a tratarem como um processo de menor importância, a gestão de documentos é, na verdade, essencial para o bom funcionamento do escritório contábil.

A guarda e o gerenciamento dos dados angariados pelo escritório são essenciais para que todas as informações estejam sempre à mão. Imagine a seguinte situação: seus colaboradores necessitam das informações de um cliente durante um atendimento e, para isso, precisam remexer uma pilha de papéis. Esse modelo arcaico de organização é também antiprodutivo.

A gestão cria processos que possibilitam o controle e o arquivamento correto de todo documento que está sob a guarda da empresa, considerando suas características, sua categoria e sua relevância para as ações estratégicas do escritório.

A gestão de documentos não precisa ser um bicho de sete cabeças, mas é preciso investir em organização para tornar o arquivamento eficiente.

As melhores práticas para auxiliar o processo de gestão

1. Classifique a documentação

Para iniciar o processo de gestão de documentos, é essencial criar categorias para os arquivos de acordo com seu uso, o que facilitará que os mais necessários estejam sempre à mão. Para isso, basta separar:

  • aqueles que devem ser guardados em formato físico, como contratos e papéis assinados;
  • aqueles que podem ser armazenados como mídia digital: como fichas, relatórios e andamento de processos;
  • aqueles que não precisam ser guardados após a utilização ou após serem armazenados digitalmente, como as cópias de documentação.

2. Organize a gestão dos documentos físicos

Para guardar os arquivos físicos, centralize-os em um mesmo local. Retire os documentos que não são utilizados das áreas comuns, priorizando que estejam em fácil acesso aqueles arquivos que são mais necessários.

Escolha um espaço da empresa, idealmente uma sala, em que possam ser postos os documentos. Crie uma maneira de sumarizar as pastas e seus arquivos: vale optar por ordem alfabética, por data de emissão do documento etc. Cada escritório precisa encontrar a melhor organização para que todos os gestores e colaboradores possam localizar o que precisam.

Caso o acervo seja volumoso, a melhor opção talvez seja contar com apenas um funcionário de confiança para fazer a gestão. Assim, o colaborador fica encarregado de gerenciar o local, ajudando em eventuais consultas e mantendo o arquivo sempre organizado.

3. Trabalhe a temporalidade

Nem toda documentação precisa ser armazenada para sempre. Fazer o descarte de parte dos arquivos é uma necessidade para abrir espaço para os novos dados e facilitar o acesso àqueles que, de fato, importam. Porém, antes de descartar definitivamente os arquivos, leve em conta a temporalidade de cada um deles.

Comprovantes de pagamento, documentação fiscal, consórcios e recibos podem ter de ser mantidos por mais tempo. Já contas de consumo, como a de luz ou água, podem ser descartadas em menos tempo. PIS, CTPS e escrituras devem ser guardados para sempre.

4. Aposte na digitalização

A essa altura, você já compreendeu que apostar nas novas tecnologias é a melhor solução para manter documentos em segurança, certo? Para facilitar esse processo, uma boa dica é manter um porta-arquivos em cada departamento para que os colaboradores depositem os documentos que precisam ser armazenados digitalmente.

Quando informações são mantidas em um software de gestão, a segurança é potencializada, já que apenas o pessoal autorizado poderá ter acesso aos dados. É mais eficiente proteger suas informações utilizando criptografia, controle de acesso e demais recursos modernos do que manter a sala de arquivos da empresa trancada.

Boa parte dos escritórios está apostando nos sistemas de cloud computing para auxiliar na guarda de arquivos.

Viu só como é possível facilitar a gestão de documentos e aplicá-la em seu escritório? Essas práticas ajudarão a agilizar os processos e otimizar a relação com os clientes.

Além dessas, aprenda mais 5 dicas para melhorar o relacionamento com o cliente!

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