4 dicas para melhorar a gestão financeira do seu escritório contábil!

Manter a saúde e a gestão financeira de uma empresa é essencial para definir o presente e o futuro dela e gerenciar as finanças de um escritório contábil vai muito além de simplesmente fazer contas. É um verdadeiro jogo estratégico que pode determinar o sucesso ou fracasso do negócio. 

Principalmente porque nunca sabemos quando uma crise ou algo que afete a economia pode chegar, é difícil de prever. Podemos levar como exemplo, a pandemia em 2020, que mudou todo o cenário econômico do mundo. 

Por isso, é preciso contar com ferramentas e tudo que estiver à disposição a fim de garantir a assertividade e reduzir as chances de erros. Uma empresa bem estabilizada está pronta para enfrentar qualquer momento de dificuldade financeira.

Inclusive as contabilidades, que além de cuidar das demandas fiscais, burocráticas e financeiras de outras empresas, precisa estar constantemente com a saúde financeira do seu escritório em dia. Assim pode oferecer serviços de qualidade e com segurança.

Neste blog, vamos explorar a importância da gestão financeira para contabilidades, os problemas que podem surgir sem uma boa gestão e, é claro, oferecer 4 dicas valiosas para turbinar a saúde financeira do seu escritório.

A Importância da Gestão Financeira

Uma gestão financeira sólida é o pilar da sustentabilidade dos negócios. Ela assegura que o escritório esteja sempre um passo à frente, preparado para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades.

Outro fator importante, é que as decisões assertivas só podem ser tomadas com base em dados confiáveis. Desta forma, a gestão financeira fornece as informações necessárias para escolhas estratégicas, garantindo que cada movimento seja calculado.

Contador, é importante pensar também que seus clientes confiam no seu escritório contábil para lidar com suas finanças. Uma gestão transparente e eficiente não apenas atende às expectativas, mas também constrói uma reputação sólida de confiança e credibilidade.

Portanto, garantir que a gestão financeira está consolidada, fluindo de maneira eficiente e sem riscos de erros é imprescindível. Até mesmo porque as consequências da falta de gestão financeira podem ser desastrosas.

Problemas quando você não tem uma boa gestão financeira

Os riscos da falta de gerenciamento financeiro são inúmeros e extremamente prejudiciais para seu negócio. Por isso, contador, é, sem sombra de dúvidas, essencial você garantir que as finanças se tornem uma verdadeira bagunça. Contas a pagar, de forma alguma, devem se misturar com as a receber, pois se isso acontecer a saúde financeira vai por água abaixo.

Você também precisa ficar atento as oportunidades disponíveis no mercado, deixar passar uma oportunidade de investimento inteligente ou expansão é resultado da falta de clareza financeira. As finanças da sua empresa são a bússola que aponta a direção mais próspera.

Ainda, o endividamento pode se tornar um monstro difícil de controlar. Juros elevados e dívidas acumuladas podem sufocar qualquer negócio que não possui uma gestão financeira eficiente.

Portanto, você deve ficar de olho em cada setor do seu negócio e evitar perder oportunidades. Tomar decisões seguras e baseada em dados reais, simplifica a análise e as chances de você elevar os seus negócios.

As 4 Dicas Essenciais para Melhorar a Gestão Financeira

1. Digitalização: Adeus, Papelada!

O primeiro passo é digitalizar tudo. Documentos, faturas, contratos – tudo deve migrar para o mundo online. Além de ser ecologicamente correto, facilita o acesso e elimina o risco de perder informações importantes.

Além disso, se você contar com um sistema em nuvem, precisa apenas ter acesso à internet que poderá acessar as informações que precisa de qualquer lugar.

2. Automatização: Menos Planilhas, Mais Eficiência!

Investir em sistemas e ERP é reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas que podem ser automatizada. Com isso, você libera tempo da sua equipe para atividades mais estratégicas e que vão trazer resultados mais importantes no momento para sua empresa. Nada de perder horas preciosas em planilhas sem fim!

3. APIs: A Mágica da Integração!

Conectar os sistemas por meio de APIs é simplificar o processo de troca de informações de um sistema com outro. Essa ferramenta é essencial para fazer com que diferentes programas consigam trabalhar juntos e compartilhar informações, como, por exemplo, um sistema contábil pode facilmente se integrar ao ERP. Assim, os dados fluem suavemente, evitando falhas na comunicação entre setores.

4. Fluxo de Caixa: GPS Financeiro!

Manter um olho no fluxo de caixa é como ter um GPS para as finanças. Antecipar entradas e saídas evita surpresas desagradáveis. Isso é o que vai fazer a diferença na sua gestão!

Como um Sistema Pode Ajudar?

Um sistema que possua módulo financeiro integrado trabalha garantindo a eficiência da gestão. Tudo está interligado, garantindo que as informações fluam sem obstáculos entre os diferentes setores do escritório.

Com um sistema robusto, a análise de dados se torna uma ferramenta poderosa. Relatórios detalhados permitem uma compreensão profunda das finanças, auxiliando na tomada de decisões informadas.

Além disso, sistemas modernos possuem protocolos de segurança avançados, protegendo as informações sensíveis dos clientes. A confidencialidade é essencial no mundo contábil, e um bom sistema é o guardião dessa confiança.

Em resumo, a gestão financeira é o coração de um escritório contábil saudável. Com a digitalização, automação, integração e um olhar atento ao fluxo de caixa, seu escritório estará pronto para enfrentar os desafios do mundo financeiro com confiança e sucesso. Invista nas ferramentas certas e colha os frutos de uma gestão financeira eficiente! 💰✨

E sabe quem pode te ajudar? O Questor Negócio! Nossa solução em nuvem que oferece previsibilidade na receita e dados para decisões estratégicas. Com ele, seu escritório terá uma gestão financeira eficiente, e você, garantirá mais produtividade no dia a dia, seja na gestão de contratos, financeiro, faturamento e honorários contábeis.

Saiba mais sobre o Questor Negócio, clique aqui, acesse nosso site e solicite uma demonstração.

Conciliação Bancária: Guia completo para otimizar o controle financeiro da sua empresa

Já se perguntou para onde vai o dinheiro da sua empresa? A conciliação bancária é como um mapa que te mostra exatamente esse caminho. Em termos simples, é o processo de comparar as transações registradas no seu sistema financeiro com as movimentações do extrato bancário. 

Com isso você garante que o que está registrado no papel bate certinho com o que está acontecendo na sua conta. Ela é a garantia de que nenhum centavo está se perdendo pelo caminho e de que todas as informações estão alinhadas.

Agora, você pode estar se perguntando: “Mas por que isso é tão importante?”. A resposta é simples: controle financeiro. A conciliação bancária impede que erros escapem despercebidos e garante que sua empresa esteja sempre no controle total das finanças, desta forma, evitando a infelicidade de um fechamento por falta de planejamento e controle.

Você sabia? Segundo dados do Gov.br, no segundo quadrimestre de 2024, foram fechadas mais de 830 mil empresas, representando um aumento de 11,7% em relação ao mesmo período de 2023. (Fonte: Mapa de Empresas – Boletim do segundo quadrimestre de 2024, Gov.br).

Esses números destacam a importância de um controle financeiro eficiente para a sobrevivência e crescimento das empresas no mercado competitivo. Ao realizar a conciliação de forma regular e precisa, você consegue identificar discrepâncias, evitar surpresas desagradáveis e tomar decisões mais informadas. Isso significa menos dores de cabeça e mais tempo para focar no crescimento do seu negócio. 

Outro fator importante é que essa também é uma ferramenta valiosa para manter a transparência e a confiança, seja com seu contador, sua equipe financeira ou até mesmo consigo mesmo.

Ou seja, a conciliação bancária é a garantia de que suas finanças estão saudáveis. 

Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é Conciliação Bancária:

É o processo de confrontar o que você registra em seus registros financeiros com as transações reais que ocorrem na sua conta bancária. Pode parecer uma tarefa simples, mas é esse o segredo: manter a simplicidade. Ao garantir que cada entrada e saída esteja alinhada, você está construindo as bases sólidas para um controle financeiro eficaz.

Vamos imaginar a seguinte situação: você registra o pagamento de uma fatura no seu sistema, mas percebe que esse pagamento ainda não apareceu no extrato bancário. Aqui entra a conciliação bancária, permitindo que você identifique essa discrepância e resolva o problema antes que se torne uma dor de cabeça maior. 

A conciliação bancária atua como uma barreira contra erros e fraudes. Ao confrontar cada transação, você reduz significativamente o risco de duplicidade de pagamentos, lançamentos incorretos ou até mesmo atividades fraudulentas. 

Visão clara das suas finanças para tomar melhores decisões

Sendo uma das peças fundamentais em qualquer empresa, a conciliação bancária conecta todos os pontos financeiros e, com isso, proporciona uma visão clara e nítida de suas finanças. Com todas as transações homologadas, você tem uma imagem mais precisa do seu fluxo de caixa e da saúde financeira da sua empresa na totalidade.

Por exemplo, imagine que a sua empresa ao fazer uma conciliação bancária mensal, percebe que está pagando taxas bancárias altas por transferências internacionais, ou que estava prejudicando seu fluxo de caixa. Ao identificar essa irregularidade, a equipe financeira pode tomar uma decisão estratégica de negociar melhores condições com o banco ou buscar alternativas mais econômicas, gerando mais economia.

Desta forma, a conciliação bancária se torna uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões. Com informações financeiras precisas e atualizadas, você está mais bem equipado para fazer escolhas estratégicas que impulsionem o crescimento do seu negócio.

Desafios Comuns na Conciliação:

É claro que nem tudo são flores, e muitas vezes pode, sim, acontecer de os registros feitos no sistema não baterem com o extrato bancário. E isso pode ser um problema difícil de resolver, até mesmo porque vai demandar um tempo enorme e os esforços da sua equipe, que poderia estar focada em demandas mais estratégicas. 

Também é válido falar que quanto mais transações existir em sua empresa, mais difícil é manter o equilíbrio, aqui, a organização é chave. De qualquer forma, seja sua empresa grande ou pequena, a conciliação é fundamental para estar sempre organizado.

Outro grande desafio é que se seus dados vêm de várias fontes, a coisa pode ficar confusa. Um sistema aqui, outro ali, e você se vê montando um quebra-cabeça. A solução é integrar o máximo possível e manter tudo centralizado.

E claro, ninguém está livre de erros, falhas humanas são muito comuns. Por isso, minimizar esses riscos com o máximo possível de automatização da tarefa pode ser a sua cartada final para um processo eficiente. 

Como a conciliação bancária auxilia no controle financeiro

Como chegou até aqui, você já entendeu o porquê é tão importante realizar a conciliação bancária na sua empresa, independente do tamanho dela. Mas vamos falar um pouco mais detalhadamente sobre alguns aspectos que fazem dela essencial? 

1. Precisão nos Números

A conciliação garante que todos os números estejam alinhados, com ela, você dá adeus aos erros e divergências. 

2. Identificação de Falhas

Ela funciona como uma auditoria interna constante e identifica com rapidez se algo está fora do lugar. Seja aquela transação que não bate, seja um pagamento que não foi registrado, nada fica de fora.

3. Agilidade no Processo

Automatizar a conciliação é garantir mais tempo para dedicar-se as estratégias, foco no crescimento da sua empresa, no atendimento ao cliente e em outras demandas que precisem da sua atenção.

4. Visão detalhada

Saber exatamente de onde vem e para onde vai cada centavo é importante e proporciona diversos benefícios. Desta forma, você tem o poder de tomar decisões mais informadas, baseadas em dados reais.

5. Redução de Erros Humanos

Lembra que falamos acima sobre os erros humanos? Então, como a gente disse, ninguém está livre de cometer erros, mas é possível evitar esse tipo de problema. Ao automatizar a conciliação você reduz aqueles errinhos manuais que podem ser prejudiciais para sua empresa.

6. Controle de Fluxo de Caixa

Além de tudo isso, a conciliação bancária ainda te ajuda a ter um maior controle do seu fluxo de caixa, podendo obter informações como a previsibilidade de entradas e saídas. Isso vai ser de grande ajuda para traçar seu plano de ação.

Melhores práticas para uma conciliação bancária eficiente

Para que a conciliação bancária seja eficiente e funcione, é fundamental adotar algumas boas práticas que facilitam o dia a dia e reduzem erros. Confira 7 dicas para garantir uma conciliação eficiente:

• Dica 1 – Realize a conciliação regularmente (diária, semanal ou mensal) conforme o volume de transações da sua empresa. Assim, você economiza tempo, diminui as chances de erros e mantém as finanças sob controle.
• Dica 2 – Adote um sistema de gestão que automatize a integração entre o banco e o financeiro da sua empresa. Isso permite importar extratos automaticamente, cruzar dados e agilizar a análise.
• Dica 3 – Facilite a conferência certificando-se de que todos os comprovantes de pagamento, transferências e receitas estejam arquivados — preferencialmente de forma digital, categorizados por data ou tipo de transação.
• Dica 4 – Ao identificar inconsistências entre o extrato bancário e o controle interno, busque a causa do problema imediatamente. Lançamentos duplicados, transações não registradas ou valores errados são comuns, mas precisam ser ajustados no momento certo.
• Dica 5 – Erros de conciliação muitas vezes vêm de taxas ou encargos bancários não registrados. Monitore tarifas de manutenção, transferências e juros de forma rigorosa e confira se o banco está cobrando o valor correto.
• Dica 6 – Se sua empresa conta com uma equipe financeira, garanta que todos estejam treinados para realizar a conciliação bancária com precisão. O entendimento das ferramentas e a padronização de processos são essenciais para evitar falhas.
• Dica 7 – Programe auditórias, elas ajudam a identificar inconsistências, fraudes ou processos que podem ser otimizados, assegurando que tudo está funcionando de forma transparente.

Com essas práticas, a conciliação bancária deixa de ser um desafio e se torna um grande aliado na gestão eficiente.

Simplifique, automatize e viaje rumo ao sucesso financeiro!

Realizar a conciliação bancária com apoio da tecnologia é, sem dúvidas, uma mão na roda. Isso porque você agiliza o processo, encontra erros e divergências com mais facilidade e consegue resolvê-los com rapidez. Dessa forma, ela é indispensável para qualquer empreendedor com visão de futuro e com expectativa de crescimento. 

Ter em mãos um sistema que te possibilita realizar a conciliação bancária com qualquer instituição, é sua carta na manga! Te digo isso, pois nem todos os sistemas conseguem realizar essa conciliação.

Assim, queremos te deixar uma dica: Com o Questor Negócio você consegue realizar a conciliação bancária com qualquer banco via arquivo OFX, isso facilita e muito a visualização rápida de todas as movimentações. Além disso, o sistema aponta os erros e inconsistências, o que te ajudará e resolver tudo com mais agilidade, sem precisar ficar procurando onde está o problema. 

E claro, você ainda conta com todos os outros benefícios de ter o Questor Negócio na sua empresa, como o novo módulo Internet Banking do Questor Negócio, para você realizar as operações financeiras diretamente do sistema. Por isso, se você quer ter mais segurança financeira, praticidade na execução da conferência das entradas e saídas, conte com o Questor Negócio, clique aqui e solicite uma demonstração.

Gestão de contratos otimizada para escritórios contábeis!

44% dos escritórios contábeis estão em crescimento estável segundo a 1ª edição da pesquisa “O mercado contábil” publicada em junho de 2023.

A contabilidade sempre teve um papel importante na história da humanidade, nasceu com o principal intuito de manter a ordem financeira nas empresas. E hoje, podemos observar que esse trabalho vem sendo cada vez mais procurado pelas empresas. 

Inclusive, segundo a pesquisa “O Mercado Contábil 2023” realizada pelo Contábil Trends, traz a previsão de crescimento das empresas participantes da pesquisa, com isso, 44% dessas empresas tem estimativa de crescimento de até 15% para o próximo ano. Desta forma, é importante para os escritórios contábeis manterem a organização empresarial por meio de uma gestão eficiente.

Até mesmo porque dia após dia a tecnologia se torna mais presente na rotina dos contadores, e para poderem expandir a oferta de serviços e atender clientes com agilidade, mantendo a qualidade, é preciso andar de mãos dadas com a evolução. Neste texto vamos entender como está o cenário contábil brasileiro, a importância e os benefícios da gestão empresarial para contadores, e também como escolher o melhor software para automatizar rotinas.

Vamos lá?!

Cenário contábil brasileiro 

Com o avanço da tecnologia e das automatizações de tarefas, o papel do contador, atualmente, vem se tornando muito mais estratégico do que operacional. Contadores são responsáveis por manter a ordem fiscal, patrimonial e financeira das empresas. O contador é aquele profissional responsável por diversas atividades, como:

• Registros e análises financeiras;
• Elaboração de demonstrações financeiras;
• Planejamento tributário;
• Auditoria contábil;
• Administração de folha de pagamento;
• Conformidades regulatória;
• E muitas outras.

E tudo isso demanda um tempo significativo na rotina, principalmente quando o contador ou escritório não faz uso de tecnologia para simplificar a execução das tarefas. É importante que nesse novo cenário, o contador entenda que as novas tecnologias, não vem para tirar o seu trabalho e sim para simplificar e tornar a sua rotina mais simples, assim, pode e deve usar a tecnologia para seu próprio crescimento.

Além disso, ao usar as novas tecnologias disponíveis no mercado, o contador abre novas portas dentro do seu escritório para a oferta de serviços de consultoria para seus clientes. Um dos serviços que hoje está tendo bastante destaque e que é benéfico não apenas para o profissional contábil mas também para seus clientes é o BPO financeiro.

O que é o BPO financeiro?

O BPO (Business Process Outsourcing) financeiro é a terceirização do serviço de gestão financeira para empresas. Ele é responsável pela parte de gestão financeira, integrando as rotinas contábeis, e também, as obrigações tributárias. 

Desta forma, ao integrar finanças com a contabilidade, o olhar sobre os números se torna muito mais estratégica e segura, auxiliando na tomada de decisões para o crescimento da empresa. O profissional que executa esse serviço precisa se aprofundar na vida financeira e contábil da empresa, para assim entender melhor o cenário econômico e pode propor mudanças no processo que possam atender as necessidades e expectativas do empreendedor.

Além disso, ele realiza:

• O controle de contas a pagar e a receber;
• Agendamento de pagamentos;
• Emissão de notas fiscais e cobranças
• Conciliação bancária;
• Análise de informações gerenciais e indicadores;
• Certificado digital;
• Fechamento contábil;
• Relatório de impostos pagos;
• E tantas outras rotinas do setor.

Com todas as rotinas em ordem, o suporte estratégico é a etapa em que o BPO se destaca, aqui, ele auxilia o gestor da empresa a tomar decisões baseadas em números e dados reais e importantes para o crescimento do negócio. 

A importância da gestão empresarial para escritórios contábeis

Gerenciar uma empresa não é tarefa fácil, independente do seu tamanho, envolve diversas tarefas e situações que precisam da atenção do gestor, e com os escritórios contábeis é o mesmo. Além de cuidar da organização contábil e fiscal das empresas, o gestor do escritório contábil ainda precisa cuidar e garantir que o seu escritório está em pleno funcionamento e pronto para atender seus clientes com qualidade.

A gestão empresarial em si contempla diversas práticas e ações com foco no desenvolvimento e crescimento do negócio. Ou seja, ela está diretamente ligada a forma de organizar a empresa e gerenciar tudo que a envolve, como estrutura, financeiro, pessoas e muito mais.

Para as contabilidades, a gestão é extremamente importante para que ela continue funcionando, também, contribui para que os processos sejam mais eficientes, organizados e estratégicos, para garantir resultados positivos em seu desempenho. Também, permite que o gestor tenha uma visão ampla do negócio e identifique oportunidades, erros e pontos de melhoria. 

A falta de gestão empresarial nas contabilidades pode trazer consequências irreversíveis, como:

• Colaboradores insatisfeitos
• Erros financeiros
• Estratégias falhas
• Perda de clientes
• Inadimplência
• Decisões tomadas em momentos errados

Portanto, contador, para que o seu escritório possa continuar competitivo em um mercado tão complexo, é necessário manter a gestão empresarial em ordem. Na gestão empresarial se contemplam muitas tarefas como pudemos ver, mas hoje queremos te chamar a atenção para uma parte essencial para você que é prestador de serviços: A Gestão de Contratos.

O que é a gestão de contratos e os benefícios para escritórios contábeis

Quem trabalha com prestação de serviços sabe e entende a importância de ter um contrato, seja para serviços prestados ou aqueles tomados. O contrato é uma forma eficiente de manter a segurança para ambas as partes envolvidas na negociação, desta forma se torna essencial e indispensável.

Porém, por se tratar de um documento formal e repleto de informações, pode se tornar complexo, principalmente na hora de realizar a gestão do mesmo. A gestão de contratos engloba diversas atividades para ocorrer o monitoramento de todas as etapas e garantia de execução do que consta no contrato. Bem como, padroniza os termos e é uma grande ajuda na organização do faturamento e financeiro do negócio.

É importante destacar que essa não é uma tarefa apenas burocrática, ela possui objetivos claros e que auxiliam muito na gestão empresarial. Com a gestão contratual é possível evitar cobranças duplicadas, manter um histórico das informações de negociação, controlar prazos com simplicidade, melhorar a produtividade da equipe e facilitar os procedimentos dentro da empresa ou com fornecedores.

Para os escritórios contábeis a gestão de contratos garante uma abundância de benefícios, principalmente se houver o uso de tecnologia e automatização de tarefas para auxiliar na execução dos processos. Vamos conferir 5 benefícios de gerir seus contratos com automatização para o seu escritório contábil?

1. Aumento de produtividade

Ao implementar uma ferramenta que te auxilia na gestão de contratos, automatizando rotinas e simplificando processos, você garante que a sua equipe seja ainda mais produtiva, reduzindo a carga de trabalho manual. Além disso, mantém a sua empresa atualizada sobre as data importantes nos contratos, o que garante o cumprimento de todas as obrigações com eficiência.

2. Manutenção e revisão simplificada

Todo contrato requer revisões e atualizações, inclusive, com certa frequência e isso pode tomar muito tempo da equipe, além de estar suscetível a erros e falhas, principalmente de comunicação. Com uma solução de automatização é possível monitorar e comunicar todas as mudanças com agilidade, além disso, também simplifica a manutenção de contratos, adição de informações e revisões com facilidade através de funcionalidades em massa.

3. Visualização clara da operação

Ao ter acesso a todos os dados, históricos de negociações e faturamento dos contratos, a gestão financeira se torna muito mais simples, e ainda, facilita a sua visualização da situação financeira da empresa. Outro fator importante é que com a gestão de contratos automatizada o acompanhamento para o cumprimento de todas as clausulas contratuais se torna mais clara, e reduz as chances de eventualmente algo não ser cumprido.

4. Eficiência

Já destacamos em outro tópico sobre a agilidade nos processos, mas esse é um benefício tão grande que merece um tópico só pra ele. A eficiência é importantíssima quando paramos para pensar em quantos contratos precisam ser gerenciados diariamente, quanto tempo a sua equipe fica apenas em cima de alterações, manutenções, elaboração e faturamento de contratos. Garanto que é um bom tempo que pode ser usado de uma maneira muito mais estratégica, o que beneficiará você, seu colaborador e seu cliente.

5. Análise de métricas

Se o sistema que você escolher lhe der acesso a métricas importantes como Churn Rate, Receita Mensal Recorrente, Faturamento Recorrente Anual, Ticket Médio e outros, saiba que você tem um poder muito grande em suas mãos. Até mesmo porque ao analisar essas métricas vai te ajudar a tomar decisões rápidas e eficientes, baseadas em dados reais. Portanto, certamente será seu grande aliado.

Automatização de processos e soluções em softwares, como escolher

Agora que você já sabe todas as vantagens e benefícios de realizar a gestão empresarial da sua contabilidade, precisa estar atento na hora de buscar as melhores soluções em gestão e automatização. Até mesmo porque esse software deve atender as suas necessidades e trazer eficiência para o seu escritório.

Antes de mais nada, é preciso analisar quais são as suas necessidade, quais recursos são essenciais e indispensáveis para sua atuação. Mas, não pense apenas no agora, se em seus objetivos está o crescimento, então ter uma solução que cresce com você é essencial.

Como contador você também deve utilizar um sistema contábil, então se o seu sistema de gestão tiver integração com o contábil que utiliza te ajudará a ter informações mais precisar e gerenciar com maestria. Outro fator importante na escolha é a usabilidade, o software deve ser simples e possuir funcionalidades que sejam fáceis de encontrar no dia a dia. Também, não esqueça da segurança, afinal você está lidando com dados sensíveis.

Avalie, analise e se possível solicite assistir uma demonstração com o especialista da empresa, ele vai te mostrar tudo que o software pode fazer por você. Após isso, use e aproveite cada funcionalidade que o sistema oferece.

A Questor tem a solução!

Aqui na Questor nós temos uma solução ideal para você, contador! Um sistema que te ajuda na gestão contratual, financeira e ainda auxilia você que quer atuar como BPO financeiro. 

O Questor Negócio possui diversas funcionalidades que vão te deixar impressionado. Nele você tem acesso a manutenções e cadastros em massa, faturamento de contratos, emissão de boletos e régua de cobranças. Tudo isso em um visual intuitivo em um sistema 100% web, robusto e possui integração com o seu sistema contábil!

Por isso, queremos te convidar a conhecer melhor o nosso sistema e ainda assistir a uma demonstração totalmente gratuita. Clique aqui e saiba mais!

Empreendedor gaúcho, simplifique a emissão da sua NFC-e vinculada ao comprovante de pagamento eletrônico.

No mês de maio de 2023, o Rio Grande do Sul implementou uma mudança significativa com o Decreto nº 56.670/2022, que tem impacto direto nas operações comerciais. Sendo assim, agora é obrigatório vincular o comprovante de pagamento eletrônico à NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) em estabelecimentos que utilizam terminais de impressão de nota fiscal. Isso significa que, a partir de 1º de abril de 2023, data estipulada pela Instrução Normativa 101/2022, publicada em novembro de 2022, todos os estabelecimentos precisam seguir uma nova regra.

Essa mudança tem como base o artigo 29.5.1 da Instrução Normativa RE nº 081/2022, de setembro de 2022, que introduz uma obrigação clara no Regulamento do ICMS (RICMS, Livro II, art. 178): ‘A emissão do comprovante de pagamento efetuado com cartões de débito, de crédito e de loja (“private label”), transferência de recursos, transações eletrônicas do Sistema de Pagamento Instantâneo e demais instrumentos de pagamento eletrônico, em vendas realizadas de forma presencial, deve estar vinculada à NFC-e emitida na operação, mediante interligação com o programa emissor do documento fiscal’.”

Qual o objetivo da decisão?

Essa revisão visa tornar a identificação acessível aos leitores, mantendo a essência das informações essenciais. Além disso, o objetivo é também garantir que quem compra no varejo seja realmente consumidor final.

Caso houver uma repetição de compras ou um volume de mercadorias que demonstre que o comprador pretende revendê-las, o estabelecimento deverá aplicar a Substituição Tributária do ICMS, conforme estipulado pelo RICMS/RS, com uma alíquota de MVA de 40% e efetuar o pagamento do imposto devido ao governo estadual.

Quais dados devem estar presentes no comprovante de pagamento?

• O CNPJ do estabelecimento que emitiu a NFC-e, deve ser o mesmo utilizado no equipamento;
• O código de identificação da operação, gerado pelo sistema de sua empresa;
• Data, hora e valor da operação;
• Se a empresa possuir vários terminais de pagamento, então deve ser incluído o código de identificação desse terminal.

Conte com a integração entre Questor e Stone

Empreendedor, você pode emitir a sua NFC-e pelo Questor Gestão Empresarial ou ERP P.E e vincular o comprovante de pagamento eletrônico na POS da Stone.

Para isso precisa realizar apenas 4 passos muito simples, confira:

1. Emita a NFC-e no seu ERP Questor
2. Utilize uma forma de pagamento configurada para POS
3. Faça o pagamento na POS
4. Finalize a venda. E pronto! Sua NFC-e será impressa na maquininha com o comprovante de pagamento eletrônico.

Fácil não é? Dessa forma, integrando os sistemas de gestão empresarial da Questor e a maquininha POS da Stone a sua operação comercial se torna mais rápida. Além disso, a integração oferece diversos benefícios para seu negócio, como o atendimento ágil e o controle financeiro eficaz que reduz as chances de erros.

O que acha de saber mais sobre nossas soluções e a integração com a POS da Stone? Clique aqui e solicite o contato de um consultor.

Régua de cobrança: o que é, como funciona e como aplicar na sua empresa

Você já se perguntou como sua empresa pode melhorar o fluxo de caixa e reduzir a inadimplência, sem prejudicar o relacionamento com os clientes? A resposta pode estar em uma estratégia bem elaborada de uso da régua de cobrança. Neste artigo, você vai entender como essa ferramenta funciona, quais os seus benefícios e como implementá-la na sua empresa com eficiência.

O que é uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é um conjunto de etapas e procedimentos predefinidos que uma empresa segue para gerenciar o processo de cobrança de dívidas de seus clientes. Essas etapas, não apenas ajudam a lembrar os clientes de suas obrigações, mas também estabelecem um padrão claro de comunicação e ações para lidar com a inadimplência.

Desta forma, ela opera por meio de um plano que deve ser elaborado pensando em toda uma linha do tempo do processo de pagamento. Ou seja, desde o primeiro momento, onde o envio é realizado, até os lembretes de vencimento e de fatura vencida.

Principais benefícios da régua de cobrança para empresas

O faturamento de uma empresa é importante para o bom funcionamento da mesma, quando há inadimplência e caixa negativo as consequências são enormes. Por isso, implementar uma régua de cobrança eficiente traz uma série de benefícios:

• Melhora o fluxo de caixa: uma régua bem estruturada ajuda a manter o dinheiro fluindo com consistência. 
• Redução da inadimplência: ao seguir um processo claro de cobrança, as chances de inadimplência são significativamente reduzidas.
• Facilita o recebimento e deixa a cobrança mais profissional: quando a régua está funcionando corretamente, as chances de receber em dia são muito maiores, isso sem prejudicar o relacionamento com o cliente por cobranças indevidas.
• Adeus aos esquecimentos: com a régua de cobranças, as chances de esquecer de realizar uma cobrança quase se anulam. Tudo vai depender do método utilizado.

Passo a passo para criar uma régua de cobrança eficaz.

Um dos maiores benefícios da régua de cobrança, além da melhora na gestão e do fluxo de caixa, é estabelecer uma relação saudável com seus clientes. Por isso mesmo, é preciso estar atento a diversos fatores ao criar o fluxo de cobrança e o ideal é que a régua seja personalizada conforme cada cliente. 

Também, a criação envolve etapas como identificar os estágios de cobrança, definir mensagens e prazos, e implementar procedimentos de acompanhamento. Vamos explorar alguns desses passos:

Defina estágios:

Identifique quais serão as etapas e os estágios pelos quais um cliente passa antes que você possa considerá-lo inadimplente. Ou seja, antes de uma cobrança ativa, opte por incluir na sua régua lembretes amigáveis, para que somente após a entrada dele no estágio de atraso se iniciem as notificações e ações mais sérias, como negociações de pagamento.

Crie mensagens para cada etapa de comunicação:

Determine as mensagens que devem ser enviadas em cada estágio. Elas devem ser claras, profissionais e sem deixar de lado o tom amigável. 

Tenha definido os prazos:

Estabeleça prazos específicos para cada etapa da régua de cobrança. Por exemplo: 

1º Estágio – Primeiro Lembrete 7 dias após o vencimento

2º Estágio – Segundo Lembrete 14 dias após o vencimento

3º Estágio – Notificação de Atraso 30 dias após o vencimento

4º Estágio – Oferta de Negociação 45 dias após o vencimento

5º Estágio – Último Aviso 60 dias após o vencimento.

É importante em todos os estágios, manter um tom de voz amigável, pois você não sabe se o seu cliente não está passando por problemas financeiros. Seja gentil para manter um bom relacionamento com ele, lembre-se que ele também é um promotor da sua marca. 

Ter todos os estágios e prazos definidos com clareza cria expectativas claras para os clientes e ajuda a manter o processo em andamento.

Automatize a Régua de Cobrança:

Utilize sistemas de automação para enviar mensagens e lembretes automaticamente nos prazos definidos. Assim, assegura que nenhuma etapa seja esquecida e economiza tempo.”

Acompanhe e Registre Interações:

Não permita que as informações se percam no meio do caminho, ainda mais se você possui uma grande carteira de clientes. Registre todas as interações com os clientes, incluindo telefonemas, e-mails e mensagens de texto. Isso permite um histórico completo das comunicações, o que pode ser útil em negociações futuras.

Seja flexível: 

Quando chegamos em um estágio onde é necessário partir para as negociações, dentro de suas possibilidades, ofereça opções de pagamento flexíveis, como parcelamento ou descontos para pagamento à vista. Isso pode incentivar os clientes a quitar suas dívidas.
Lembre-se de que cada cliente pode ter circunstâncias diferentes. Esteja aberto a negociações e seja empático com situações financeiras difíceis.

Acompanhe e analise resultados:

Acompanhe o desempenho da régua de cobrança, analisando métricas como a taxa de recuperação de dívidas e o tempo médio de pagamento. Use esses dados para ajustar e melhorar sua régua ao longo do tempo.

Treine sua equipe:

Se você tem uma equipe envolvida no processo de cobrança, certifique-se de que eles estejam bem treinados e sigam as diretrizes da régua de cobrança de forma consistente. Também é importante que todos estejam alinhados, assim a comunicação será cada vez mais assertiva.

Automatização da Régua de Cobrança

Automatizar a régua de cobrança é um passo crucial para otimizar o processo. Dessa forma, garanta que as cobranças serão realizadas com eficiência e precisão, independentes de intervenção humana. 

Além disso, você ainda reduz as chances de erros, como esquecimento do envio de lembretes e cobranças, ou ainda, o envio fora do prazo. Garantindo assim, ainda mais segurança na operação e trabalhando para aumentar a confiança dos seus clientes.

Mas a automatização tem muito mais vantagens, como: 

• Redução de custos; 
• Facilidade no rastreamento e registro de interações; 
• Escalabilidade; 
• Personalização de mensagens; 
• Acompanhamento ágil; 
• Cumprimento de requisitos legais.

Por isso, contar com um sistema que te permita criar uma régua de cobranças, personalizando o layout de envio de mensagem e garantindo total eficiência é importante. E você pode contar com o Questor Negócio, solução da Questor para prestadores de serviços que buscam por mais controle em suas operações financeiras. 

O Questor Negócios simplifica a gestão financeira, o controle e manutenção de contratos, a análise de relatórios. Também, possui dashboards e gráficos para que o gestor esteja sempre atento aos números da empresa.

Por isso te convido a conhecer o Questor Negócio, clique aqui e agende uma demonstração. 

Mãos na massa

Como você viu, a régua de cobranças é uma ferramenta que auxilia toda empresa na gestão do fluxo de caixa e no combate a inadimplência. Nós esperamos que com essas informações e dicas você consiga estabelecer uma régua ideal para a sua empresa.

Dessa forma, ao seguir estas dicas sobre régua de cobrança, sua empresa estará bem preparada para melhorar o fluxo de caixa, reduzir a inadimplência e manter relacionamentos saudáveis com os clientes! 😊

Calendário de safra de soja é ampliado no sul do Brasil. Confira!

Em abril de 2023, a Embrapa, órgão responsável pela definição do calendário da safra de soja no Brasil, havia definido 100 dias para semeadura em todos os estados brasileiros. Este calendário impactaria diretamente os produtores rurais da região sul do Brasil, isso porque o clima e solo do nosso país é completamente diferente de norte a sul.

Também, no sul, existe a chamada “safrinha” onde acontece o cultivo dos grãos no verão e a colheita se dá entre o outono ou inverno. Com o calendário de 100 dias, a safrinha não poderia acontecer, o que seria extremamente prejudicial para os agricultores sulistas, já que muitas vezes a safrinha supera a produção da própria safra. 

Com isso, órgãos dos estados do Rio Grande do Sul, Santa Catarina e Paraná se mobilizaram e solicitaram uma ampliação do calendário para estas regiões. Por isso, foram apresentados argumentos, estudos de solo e estatísticas para comprovar como o calendário impactaria diretamente os produtores do sul.

AMPLIAÇÃO DO CALENDÁRIO

Felizmente tivemos uma excelente resolução para os produtores do sul. A portaria nº 886 publicada no dia 15 de setembro, definiu novos calendários para os três estados da região sul do Brasil. Dessa forma, o MAPA avaliou e dividiu cada estado por regiões, resultando nas seguintes novas datas:

O Paraná ficou dividido em três regiões: 

• 1ª: 20 de setembro a 18 de janeiro de 2024
• 2ª: 11 de setembro a 20 de dezembro de 2023
• 3ª 17 de setembro a 15 de janeiro de 2024

No Rio Grande do Sul também são três regiões:

• 1ª: 1 de outubro a 18 de janeiro de 2024
• 2ª: 1 de outubro a 28 de janeiro de 2024
• 3ª: 1 de outubro a 08 de janeiro de 2024

E o estado de Santa Catarina dividiram em quatro regiões.

• 1ª: 13 de outubro a 10 de fevereiro de 2024
• 2ª e 3ª: 02 de outubro a 30 de janeiro de 2024
• 4ª: 02 de outubro a 10 de janeiro de 2024

As regiões você pode conferir clicando aqui.

Dois outros estados também tiveram o calendário alterado

Fora o sul, outros dois estados entraram com pedido de alteração, porém com objetivos diferentes. A Bahia, através do Órgão Estadual de Defesa Sanitária e Vegetal, pediu a redução do calendário de 100 dias para 92. Por fim, após análise, esta portaria atendeu também ao pedido.

O outro estado foi Rondônia, que no calendário publicado na portaria 840 de 7 de julho de 2023 tinha estabelecido dias diferentes para cada região do estado. Sendo assim, solicitou-se o estabelecimento de um período único de 100 dias para todas as regiões.

Por que existe um calendário de semeadura?

O calendário de semeadura da soja é adotado no Brasil como uma medida fitossanitária do Programa Nacional de Controle da Ferrugem Asiática da Soja (PNCFS) para complementar o período do vazio sanitário e reduzir ao máximo as chances da incidência da doença “ferrugem asiática”, uma das pragas mais severas da cultura.

Essa medida é extremamente importante, ou seja, ela visa a proteção sanitária e também econômica do país. Segundo dados divulgados pelo Canal Rural, a produção sofreu danos que variaram de 10% até 90% nas mais diversas regiões onde essa praga foi relatada em níveis epidêmicos.

A Questor é ideal para o produtor rural, cerealista e as indústrias de beneficiamento de grãos.

Nós também queremos que a safra seja um sucesso! 

E para que se tenha ainda mais tranquilidade você pode contar com nosso sistema, o Questor Gestão Empresarial, para fazer o controle de toda a cadeia produtiva, além da gestão empresarial e financeira.

Com ele, você realiza a gestão da cadeia produtiva desde a sua origem, controle de compra e venda, atendimento com contrato RCV, qualidade do grão e armazenagem. Também, pode realizar a importação dos tickets de pesagem, integrar a balança classificadora de grão e inserir no sistema o percentual de umidade, grãos quebrados e verdes.

É claro, ainda existem muitos outros benefícios como a emissão de nota fiscal, o controle financeiro e de faturamento.

Que tal conhecer mais sobre o Questor Gestão Empresarial? Acesse no site clicando aqui e solicite uma demonstração.