Régua de cobrança: o que é, como funciona e como aplicar na sua empresa

Você já se perguntou como sua empresa pode melhorar o fluxo de caixa e reduzir a inadimplência, sem prejudicar o relacionamento com os clientes? A resposta pode estar em uma estratégia bem elaborada de uso da régua de cobrança. Neste artigo, você vai entender como essa ferramenta funciona, quais os seus benefícios e como implementá-la na sua empresa com eficiência.

O que é uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é um conjunto de etapas e procedimentos predefinidos que uma empresa segue para gerenciar o processo de cobrança de dívidas de seus clientes. Essas etapas, não apenas ajudam a lembrar os clientes de suas obrigações, mas também estabelecem um padrão claro de comunicação e ações para lidar com a inadimplência.

Desta forma, ela opera por meio de um plano que deve ser elaborado pensando em toda uma linha do tempo do processo de pagamento. Ou seja, desde o primeiro momento, onde o envio é realizado, até os lembretes de vencimento e de fatura vencida.

Principais benefícios da régua de cobrança para empresas

O faturamento de uma empresa é importante para o bom funcionamento da mesma, quando há inadimplência e caixa negativo as consequências são enormes. Por isso, implementar uma régua de cobrança eficiente traz uma série de benefícios:

• Melhora o fluxo de caixa: uma régua bem estruturada ajuda a manter o dinheiro fluindo com consistência. 
• Redução da inadimplência: ao seguir um processo claro de cobrança, as chances de inadimplência são significativamente reduzidas.
• Facilita o recebimento e deixa a cobrança mais profissional: quando a régua está funcionando corretamente, as chances de receber em dia são muito maiores, isso sem prejudicar o relacionamento com o cliente por cobranças indevidas.
• Adeus aos esquecimentos: com a régua de cobranças, as chances de esquecer de realizar uma cobrança quase se anulam. Tudo vai depender do método utilizado.

Passo a passo para criar uma régua de cobrança eficaz.

Um dos maiores benefícios da régua de cobrança, além da melhora na gestão e do fluxo de caixa, é estabelecer uma relação saudável com seus clientes. Por isso mesmo, é preciso estar atento a diversos fatores ao criar o fluxo de cobrança e o ideal é que a régua seja personalizada conforme cada cliente. 

Também, a criação envolve etapas como identificar os estágios de cobrança, definir mensagens e prazos, e implementar procedimentos de acompanhamento. Vamos explorar alguns desses passos:

Defina estágios:

Identifique quais serão as etapas e os estágios pelos quais um cliente passa antes que você possa considerá-lo inadimplente. Ou seja, antes de uma cobrança ativa, opte por incluir na sua régua lembretes amigáveis, para que somente após a entrada dele no estágio de atraso se iniciem as notificações e ações mais sérias, como negociações de pagamento.

Crie mensagens para cada etapa de comunicação:

Determine as mensagens que devem ser enviadas em cada estágio. Elas devem ser claras, profissionais e sem deixar de lado o tom amigável. 

Tenha definido os prazos:

Estabeleça prazos específicos para cada etapa da régua de cobrança. Por exemplo: 

1º Estágio – Primeiro Lembrete 7 dias após o vencimento

2º Estágio – Segundo Lembrete 14 dias após o vencimento

3º Estágio – Notificação de Atraso 30 dias após o vencimento

4º Estágio – Oferta de Negociação 45 dias após o vencimento

5º Estágio – Último Aviso 60 dias após o vencimento.

É importante em todos os estágios, manter um tom de voz amigável, pois você não sabe se o seu cliente não está passando por problemas financeiros. Seja gentil para manter um bom relacionamento com ele, lembre-se que ele também é um promotor da sua marca. 

Ter todos os estágios e prazos definidos com clareza cria expectativas claras para os clientes e ajuda a manter o processo em andamento.

Automatize a Régua de Cobrança:

Utilize sistemas de automação para enviar mensagens e lembretes automaticamente nos prazos definidos. Assim, assegura que nenhuma etapa seja esquecida e economiza tempo.”

Acompanhe e Registre Interações:

Não permita que as informações se percam no meio do caminho, ainda mais se você possui uma grande carteira de clientes. Registre todas as interações com os clientes, incluindo telefonemas, e-mails e mensagens de texto. Isso permite um histórico completo das comunicações, o que pode ser útil em negociações futuras.

Seja flexível: 

Quando chegamos em um estágio onde é necessário partir para as negociações, dentro de suas possibilidades, ofereça opções de pagamento flexíveis, como parcelamento ou descontos para pagamento à vista. Isso pode incentivar os clientes a quitar suas dívidas.
Lembre-se de que cada cliente pode ter circunstâncias diferentes. Esteja aberto a negociações e seja empático com situações financeiras difíceis.

Acompanhe e analise resultados:

Acompanhe o desempenho da régua de cobrança, analisando métricas como a taxa de recuperação de dívidas e o tempo médio de pagamento. Use esses dados para ajustar e melhorar sua régua ao longo do tempo.

Treine sua equipe:

Se você tem uma equipe envolvida no processo de cobrança, certifique-se de que eles estejam bem treinados e sigam as diretrizes da régua de cobrança de forma consistente. Também é importante que todos estejam alinhados, assim a comunicação será cada vez mais assertiva.

Automatização da Régua de Cobrança

Automatizar a régua de cobrança é um passo crucial para otimizar o processo. Dessa forma, garanta que as cobranças serão realizadas com eficiência e precisão, independentes de intervenção humana. 

Além disso, você ainda reduz as chances de erros, como esquecimento do envio de lembretes e cobranças, ou ainda, o envio fora do prazo. Garantindo assim, ainda mais segurança na operação e trabalhando para aumentar a confiança dos seus clientes.

Mas a automatização tem muito mais vantagens, como: 

• Redução de custos; 
• Facilidade no rastreamento e registro de interações; 
• Escalabilidade; 
• Personalização de mensagens; 
• Acompanhamento ágil; 
• Cumprimento de requisitos legais.

Por isso, contar com um sistema que te permita criar uma régua de cobranças, personalizando o layout de envio de mensagem e garantindo total eficiência é importante. E você pode contar com o Questor Negócio, solução da Questor para prestadores de serviços que buscam por mais controle em suas operações financeiras. 

O Questor Negócios simplifica a gestão financeira, o controle e manutenção de contratos, a análise de relatórios. Também, possui dashboards e gráficos para que o gestor esteja sempre atento aos números da empresa.

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Mãos na massa

Como você viu, a régua de cobranças é uma ferramenta que auxilia toda empresa na gestão do fluxo de caixa e no combate a inadimplência. Nós esperamos que com essas informações e dicas você consiga estabelecer uma régua ideal para a sua empresa.

Dessa forma, ao seguir estas dicas sobre régua de cobrança, sua empresa estará bem preparada para melhorar o fluxo de caixa, reduzir a inadimplência e manter relacionamentos saudáveis com os clientes! 😊