Automação Simples Nacional: como realizar as entregas em 2026

O Simples Nacional reúne o recolhimento de diferentes tributos em um regime voltado às Microempresas (ME) e às Empresas de Pequeno Porte (EPP).

Apesar da proposta de simplificação, as empresas optantes precisam cumprir obrigações mensais e anuais, além de acompanhar exigências trabalhistas, previdenciárias, estaduais e municipais aplicáveis à operação.

Entre as principais rotinas estão a apuração pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório (PGDAS-D), o pagamento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) e a transmissão da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).

Em 2026, o controle dessas entregas ganhou ainda mais relevância com a entrada em vigor de novas regras para as multas por atraso na transmissão do PGDAS-D e da DEFIS.

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário instituído pela Lei Complementar nº 123/2006 para oferecer tratamento diferenciado às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte.

O modelo permite apurar e recolher diferentes tributos por meio de uma única guia, conforme a atividade exercida, a receita acumulada e o anexo de enquadramento da empresa.

Isso não significa, porém, que o Simples Nacional sempre resulte em menor carga tributária.

A escolha do regime exige uma análise da atividade, do faturamento, da folha de pagamento, da margem, da localização e das operações realizadas pela empresa.

Quem pode optar pelo Simples Nacional?

Podem optar pelo Simples Nacional as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte que atendam ao limite de receita e não estejam enquadradas nas vedações previstas na legislação.

Em regra, o limite de receita bruta anual para permanência no regime é de R$ 4,8 milhões. Para empresas em início de atividade, o limite deve ser proporcionalizado conforme os meses de funcionamento no ano-calendário.

Também existe um sublimite de R$ 3,6 milhões para o recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto Sobre Serviços (ISS) dentro do Simples Nacional.

Ao ultrapassar esse sublimite, a empresa pode permanecer no regime para os tributos federais, mas deve recolher ICMS e ISS conforme as regras aplicáveis fora do DAS.

Além do faturamento, a empresa deve:

exercer atividade permitida;
respeitar as regras de composição societária;
não se enquadrar em impedimentos previstos na Lei Complementar nº 123/2006;
observar a regularidade cadastral e fiscal exigida;
comunicar situações que possam gerar exclusão do regime.

As condições precisam ser avaliadas individualmente. A existência de participação societária em outras empresas, débitos, atividades específicas ou sócios no exterior, por exemplo, pode interferir na opção ou na permanência no regime.

Quais tributos podem ser recolhidos pelo DAS?

O Documento de Arrecadação do Simples Nacional pode reunir, conforme a atividade e o enquadramento da empresa:

Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
Contribuição para o Programa de Integração Social (PIS/Pasep);
Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Nem todos esses tributos estão necessariamente presentes em todas as apurações.

A composição do DAS depende da atividade, do anexo, das receitas informadas e das regras aplicáveis. Em determinadas situações, como nas atividades tributadas pelo Anexo IV, a Contribuição Patronal Previdenciária deve ser recolhida fora do Simples Nacional.

Principais obrigações do Simples Nacional em 2026

As obrigações de uma empresa optante pelo Simples Nacional variam conforme a atividade, a localização, o quadro de empregados e as operações realizadas.

Por isso, nem todas as empresas precisam transmitir exatamente as mesmas declarações.

Entre as principais rotinas estão:

PGDAS-D

O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório é utilizado para informar as receitas mensais e calcular os tributos devidos no regime.

A empresa deve separar as receitas conforme a atividade, o estabelecimento, a forma de tributação e outras características necessárias à apuração.

Após o envio das informações, o sistema calcula os valores e permite gerar o DAS para pagamento.

A transmissão do PGDAS-D deve ocorrer, em regra, até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. O prazo também se aplica quando a empresa não teve receita no mês ou permaneceu inativa.

Documento de Arrecadação do Simples Nacional

O DAS não é uma declaração.

Ele é o documento utilizado para pagar os tributos calculados a partir das informações transmitidas pelo PGDAS-D.

Em regra, o vencimento ocorre no dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. Quando a data não for dia útil, devem ser observadas as regras de antecipação previstas na legislação.

DEFIS

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais reúne informações anuais das empresas optantes pelo Simples Nacional.

A declaração pode incluir dados sobre receitas, ganhos de capital, quantidade de empregados, distribuição de lucros, pró-labore, estoques e informações dos sócios.

A DEFIS deve ser transmitida, em regra, até o último dia de março do ano seguinte ao período declarado.

DeSTDA

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação é aplicável a determinados contribuintes do ICMS optantes pelo Simples Nacional.

Ela reúne informações relacionadas à substituição tributária, à antecipação do imposto e ao diferencial de alíquotas.

A obrigatoriedade, as dispensas e o prazo podem variar conforme a unidade federativa. Por isso, a empresa deve consultar a legislação do estado em que possui inscrição estadual.

eSocial

As empresas com empregados ou outras relações de trabalho abrangidas devem utilizar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

O sistema recebe informações como admissões, remunerações, afastamentos, desligamentos, folha de pagamento e eventos de Segurança e Saúde no Trabalho.

O eSocial também passou a receber parte das informações anteriormente declaradas na Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), conforme a natureza do rendimento.

EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) recebe eventos relacionados a retenções tributárias e outras informações que não estão vinculadas à folha de pagamento.

A obrigatoriedade depende das operações realizadas pela empresa, como pagamentos e créditos sujeitos a retenções ou serviços abrangidos pela escrituração.

Desde o ano-calendário de 2025, a EFD-Reinf também passou a complementar o eSocial na substituição das informações antes transmitidas pela DIRF.

DCTFWeb

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTFWeb) consolida débitos originados no eSocial, na EFD-Reinf e no Módulo de Inclusão de Tributos (MIT).

A transmissão dos eventos ao eSocial e à EFD-Reinf alimenta a DCTFWeb, que apresenta os valores apurados para conferência e declaração.

Desde os fatos geradores ocorridos a partir de janeiro de 2025, o MIT passou a incluir na DCTFWeb tributos antes informados na antiga DCTF.

Em regra, a DCTFWeb mensal deve ser transmitida até o último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.

A DIRF ainda precisa ser entregue em 2026?

Para os fatos geradores ocorridos a partir de janeiro de 2025, as informações que faziam parte da DIRF passaram a ser prestadas mensalmente por meio do eSocial e da EFD-Reinf.

Os pagamentos relacionados ao trabalho são informados principalmente pelo eSocial. Outros rendimentos, pagamentos e retenções abrangidos são transmitidos pela EFD-Reinf.

Com isso, não foi criado um Programa Gerador da DIRF 2026 para declarar os fatos ocorridos em 2025.

Para evitar divergências, as empresas precisam conferir os eventos ao longo do ano, em vez de concentrar a revisão das informações apenas em uma declaração anual.

O que mudou no PGDAS-D e na DEFIS em 2026?

Desde 1º de janeiro de 2026, passaram a valer novas regras para a aplicação da Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED) relacionada ao PGDAS-D e à DEFIS.

Multa do PGDAS-D

Até 2025, o início da aplicação da multa não ocorria imediatamente após o vencimento mensal da declaração.

A partir de 2026, a multa pode ser exigida desde o dia seguinte ao encerramento do prazo original do PGDAS-D.

A regra prevê multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%, além de multa mínima de R$ 50 para cada mês de referência.

Na prática, se o PGDAS-D de determinado mês vencer no dia 20 e for transmitido a partir do dia 21, a empresa já poderá ficar sujeita à penalidade.

Multa da DEFIS

A DEFIS também passou a seguir regras específicas de multa por atraso a partir de 2026.

O controle do prazo anual precisa fazer parte da rotina do escritório, inclusive nos casos em que a empresa não tenha registrado movimentação significativa no período.

A mudança reduz a margem para correções tardias e reforça a importância de acompanhar cada competência antes do vencimento.

Por que automatizar as rotinas do Simples Nacional?

A apuração do Simples Nacional envolve etapas que se repetem todos os meses:

importar documentos fiscais;
conferir a escrituração;
classificar corretamente as receitas;
calcular os tributos;
transmitir as informações ao PGDAS-D;
emitir as guias;
entregar os documentos aos clientes;
contabilizar os valores apurados;
controlar prazos e pendências.

Quando essas etapas dependem de consultas individuais, digitação manual e acompanhamento em planilhas, o escritório aumenta a exposição a atrasos, inconsistências e retrabalho.

A automação permite padronizar o processo, especialmente em escritórios que administram dezenas ou centenas de empresas optantes pelo regime.

O objetivo não deve ser apenas gerar a guia com mais rapidez. O processo precisa manter rastreabilidade, conferência e controle sobre as informações enviadas.

Como a Questor automatiza o Simples Nacional?

Na Questor, o escritório pode centralizar as principais etapas da rotina do Simples Nacional, desde a preparação das informações até a entrega das guias aos clientes.

A Área de Trabalho do Simples Nacional permite configurar as empresas e executar operações de auditoria, apuração, transmissão e emissão do DAS.

Após a configuração inicial, o escritório pode processar as competências de forma padronizada e acompanhar as etapas em um único ambiente.

Com o Quiu, robô da Questor, também é possível agendar rotinas para que o sistema execute as operações nos períodos definidos pelo escritório.

Entre as atividades que podem fazer parte do processo estão:

importação de documentos fiscais;
auditoria da escrituração;
apuração dos tributos;
envio das informações ao PGDAS-D;
emissão das guias do DAS;
contabilização dos valores;
disponibilização das guias aos clientes pelo Questor Zen.

A integração com o Questor Zen permite disponibilizar automaticamente os documentos gerados, reduzindo a necessidade de enviar cada guia manualmente.

Automatização não elimina a necessidade de conferência

Mesmo com rotinas automáticas, o escritório continua responsável por validar a qualidade das informações utilizadas na apuração.

Cadastros incorretos, documentos ausentes, receitas classificadas de forma inadequada ou falhas de integração podem afetar o cálculo final.

Por isso, a automação precisa estar acompanhada de regras de auditoria, alertas e processos de revisão.

O maior ganho ocorre quando o sistema assume as tarefas repetitivas e a equipe concentra a atuação nas exceções, nas inconsistências e na orientação dos clientes.

Como organizar as entregas do Simples Nacional em 2026?

Uma rotina mais segura pode ser dividida em cinco etapas:

1. Centralize os documentos

Garanta que notas fiscais, informações financeiras e documentos trabalhistas estejam disponíveis antes do fechamento.

2. Revise os cadastros

Confira atividades, anexos, regras tributárias, segregações de receitas e informações dos estabelecimentos.

3. Faça auditorias antes da apuração

Cruze documentos importados, receitas escrituradas e valores registrados pelo cliente.

4. Transmita dentro do prazo

Não deixe o PGDAS-D para os últimos dias. Desde 2026, o atraso pode gerar multa imediatamente após o vencimento. (Receita Federal)

5. Registre a entrega ao cliente

Mantenha histórico das guias geradas, disponibilizadas e acessadas, além das correções realizadas.

Conclusão

O Simples Nacional simplifica o recolhimento dos tributos, mas exige organização mensal para evitar atrasos e inconsistências.

Em 2026, as novas regras de multa do PGDAS-D e da DEFIS tornaram o acompanhamento dos prazos ainda mais relevante.

Para escritórios contábeis com alto volume de empresas, depender de tarefas manuais aumenta o risco operacional e limita a capacidade da equipe.

A automatização permite organizar a apuração, padronizar as entregas e direcionar os profissionais para atividades que exigem análise.

Com as soluções Questor, o escritório pode automatizar diferentes etapas do Simples Nacional, desde a importação dos documentos até a disponibilização das guias aos clientes.

Conheça as funcionalidades da Questor e veja como estruturar uma rotina de apuração mais integrada, controlada e escalável.

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FAQ — Simples Nacional em 2026

Qual é o prazo do PGDAS-D?

Em regra, o PGDAS-D deve ser transmitido até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração.

DAS e PGDAS-D são a mesma coisa?

Não. O PGDAS-D é a declaração utilizada para informar as receitas e calcular os tributos. O DAS é a guia utilizada para realizar o pagamento.

Qual é o prazo da DEFIS em 2026?

A DEFIS referente ao ano-calendário anterior deve ser transmitida até o último dia de março.

O que mudou nas multas do Simples Nacional em 2026?

A multa pelo atraso do PGDAS-D passou a ser calculada a partir do dia seguinte ao vencimento original. Também entraram em vigor novas regras de penalidade relacionadas à DEFIS.

Toda empresa do Simples Nacional entrega a DeSTDA?

Não. A obrigação se aplica a determinados contribuintes do ICMS e depende das regras da unidade federativa.

A DIRF ainda existe em 2026?

Não há PGD Dirf 2026 para os fatos geradores de 2025. As informações passaram a ser prestadas pelo eSocial e pela EFD-Reinf.

É possível automatizar o Simples Nacional?

Sim. Um sistema contábil pode automatizar etapas como importação de documentos, auditoria, apuração, transmissão ao PGDAS-D, emissão do DAS, contabilização e entrega das guias.

Fontes:

Texto atualizado em 15 de julho de 2026.