Demora em importações, falhas em integrações fiscais, retrabalho constante e até dificuldades para entregar obrigações acessórias. Durante anos, essa foi a realidade da IRWINS Consulting, empresa de Consultoria e Assessoria Contábil.
Antes de chegar à Questor, o escritório passou por quatro softwares diferentes tentando resolver problemas que, conforme a operação crescia, começavam a impactar diretamente a produtividade e a capacidade de escala da equipe.
Hoje, o cenário é outro. Com mais de 2 mil automações ativas e uma operação praticamente toda em nuvem, o escritório conseguiu reduzir processos manuais, acelerar os fechamentos e fazer da tecnologia parte central do seu operacional.
Fundada em 2008, em São Paulo/SP, pelos sócios Willian Rogério Antonio e Anderson Luiz Neves, a IRWINS cresceu acompanhando a complexidade do mercado contábil. Mas, com o passar dos anos, os próprios sistemas começaram a limitar a evolução da operação.
Tal movimento levou o escritório a revisar completamente sua estrutura tecnológica em busca de mais estabilidade, integração e capacidade de crescimento. “Chegou um momento em que falamos: ‘Não dá mais’. Não fazia sentido continuar trocando de sistema sem entender realmente o que precisávamos para crescer”, explica Willian.
A decisão de pesquisar o mercado antes de trocar de sistema
Em vez de realizar mais uma troca pontual para resolver problemas específicos, os sócios optaram por fazer uma análise mais profunda do mercado.
“Resolvemos fazer uma pesquisa ampla”, relatam os empresários, “Avaliamos vários sistemas, vimos demonstrações, entendemos as funcionalidades e tentamos enxergar qual solução realmente teria capacidade de acompanhar o crescimento do escritório.”
Entre os critérios analisados estavam:
- Estabilidade operacional;
- Integração entre departamentos;
- Capacidade de automação;
- Performance no fiscal e contábil;
- Potencial de crescimento;
- Facilidade de fechamento;
- Suporte técnico.
Segundo os sócios, a decisão pela Questor aconteceu principalmente pela percepção de que a plataforma permitiria construir uma operação mais automatizada e menos dependente de atividades manuais.
O processo de implantação
A implantação exigiu envolvimento direto de toda a equipe do escritório. Mesmo com o receio natural da migração de dados e adaptação operacional, os sócios reconhecem o acompanhamento realizado pela equipe da Questor durante toda a transição.
Entretanto, o processo exigiu tempo, parametrização, testes e uma construção operacional junto ao suporte.
“Não foi algo da noite para o dia. Tivemos que ajustar regra, validar integração, entender o sistema e estruturar processos internos. Mas depois disso o ganho operacional começou a aparecer muito forte”, pontua Willian.
Da operação local ao Questor Cloud
Após a implantação inicial, o escritório começou utilizando o modelo tradicional e posteriormente migrou para o Questor Cloud, sistema contábil 100% web.
Hoje, praticamente toda a operação roda em nuvem. Conforme os empresários, a mudança trouxe impactos diretos na mobilidade, velocidade operacional e flexibilidade do trabalho da equipe.
“Trabalhar em qualquer lugar, isso daí é uma maravilha”.
Willian Rogério Antonio
Como reflexo, hoje o escritório opera em modelo híbrido, com grande parte da equipe trabalhando remotamente.
Além da mobilidade, os sócios destacam a praticidade operacional do ambiente Cloud no dia a dia da equipe. “Hoje conseguimos trabalhar com várias janelas abertas ao mesmo tempo, fazer conferência mais rápida, abrir razão, folha, integração, tudo simultaneamente. Isso acelerou muito os fechamentos”, reforça Anderson.
Outro impacto importante foi a redução da dependência de infraestrutura interna. Segundo eles, a operação deixou de depender de manutenção constante, servidores físicos e estrutura técnica dedicada exclusivamente ao ambiente interno.
Mais de 2 mil automações ativas
A automação da rotina passou a ter um papel essencial dentro da operação da IRWINS. Atualmente, o escritório possui mais de 2 mil automatizações configuradas, envolvendo diferentes rotinas fiscais, contábeis e financeiras.
Hoje, os sócios estimam que mais de 90% da operação já funcione de forma automatizada.
Grande parte desse ganho operacional veio da integração entre sistemas e da redução drástica de tarefas manuais ao longo dos últimos anos.
“Hoje a operação está muito amarrada. A integração praticamente não dá problema. Os valores vêm corretos e o processo virou basicamente importação, integração e conferência”, compartilha Willian.
O impacto disso aparece diretamente no tempo de fechamento do escritório, que hoje, como define Anderson, “fecha primeiro que o fiscal”.
Tecnologia exige investimento e construção operacional
Apesar dos resultados alcançados, os sócios fazem questão de reforçar que automação não acontece apenas com a contratação de um software.
Segundo eles, a transformação da operação exigiu investimento contínuo em estrutura, cuidado com parametrização, treinamento da equipe, revisão de processos e estudo constante do sistema.
Boa parte do ganho operacional veio justamente da construção interna realizada ao longo dos últimos anos, ajustando regras, refinando integrações e amadurecendo a utilização da plataforma no dia a dia. “Vai tempo. Não é uma coisa da noite para o dia.”
Na avaliação dos sócios, muitos escritórios ainda resistem em investir em tecnologia, seja em software, infraestrutura ou qualificação operacional. Essa resistência, porém, começa a limitar o crescimento da própria operação conforme o mercado evolui. “Se eles não mudarem, eles vão ficando para trás.”
Os próximos passos da operação
O próximo passo do escritório agora é ampliar ainda mais o nível de automação, reduzindo tarefas operacionais simples e aumentando a autonomia da equipe por meio de integrações, APIs e novos fluxos automatizados.
Depois de anos convivendo com limitações operacionais e sucessivas trocas de sistema, os sócios afirmam que o verdadeiro avanço da operação começou quando a tecnologia deixou de ser tratada apenas como custo e passou a fazer parte da estratégia do escritório. “A gente só conseguiu otimizar as coisas aqui a partir do momento que começou a investir em tecnologia.” observa Willian.
Assista o depoimento da IRWINS Consulting.