O atendimento ao cliente ocupa uma parte importante da rotina de qualquer escritório contábil. Afinal, além das entregas fiscais, contábeis e trabalhistas, existe uma movimentação constante de informações entre escritório e cliente: dúvidas, envio de documentos, solicitações de orientações, cobranças e acompanhamento de pendências.
À medida que a carteira cresce, esse fluxo também aumenta. E é justamente nesse momento que um atendimento que funcionava bem de maneira mais informal pode começar a exigir processos mais claros.
Melhorar o atendimento de um escritório contábil significa criar uma estrutura que permita receber, direcionar, acompanhar e registrar cada solicitação com clareza, sem perder a proximidade com o cliente. A seguir, reunimos sete práticas que ajudam a estruturar essa rotina.
1. Defina como as solicitações devem chegar ao escritório
Hoje, canais como WhatsApp, e-mail, telefone e portais de relacionamento fazem parte da comunicação de muitos escritórios e seus clientes. Utilizar diferentes canais não é, por si só, um problema. O desafio é quando as conversas começam a se fragmentar entre eles.
Um cliente pode, por exemplo, iniciar uma dúvida pelo WhatsApp, encaminhar os documentos por e-mail e depois ligar para complementar alguma informação.