Descubra como a Dacto Contabilidade Consultiva ganhou eficiência operacional e ampliou sua atuação consultiva com apoio do sistema contábil Questor.
A história da Dacto começou em 2010. Desde o início, o propósito era ir além das obrigações e utilizar a contabilidade como ferramenta de gestão consultiva para os clientes.
Ao longo dos anos, o escritório ampliou sua atuação, estabeleceu unidades em Minas Gerais e no Rio de Janeiro e revisou processos para acompanhar uma operação cada vez mais complexa.
Em 2024, a empresa oficializou uma nova fase com o rebranding para Dacto Contabilidade Consultiva, nome que representa sua proposta de oferecer proximidade, estratégia e acompanhamento contínuo aos clientes.
Para sustentar esse modelo, porém, a Dacto precisava de uma estrutura tecnológica capaz de automatizar rotinas, integrar informações e acompanhar o crescimento do escritório. Foi nesse contexto que a empresa escolheu a Questor como base de sua operação.
Quando o operacional passou a limitar a consultividade
Antes da Questor, a Dacto utilizava um sistema regional e já buscava automatizar o máximo possível das rotinas. Com o crescimento do escritório, entretanto, as limitações começaram a gerar retrabalho e dificultar a escala da operação.
“Chegou uma hora em que o sistema não conseguia fazer as automações de que precisávamos. Ficava muito retrabalho internamente”, relata Ivan Rocha, sócio responsável pela estratégia da Dacto.
A empresa passou, então, a avaliar diferentes soluções. Entre os critérios analisados, a possibilidade de integrar o sistema contábil a outras ferramentas foi decisiva.
“O que me chamou muita atenção na Questor foi a API aberta e a possibilidade de integrar com basicamente qualquer plataforma. Era um desejo nosso fazer o negócio de forma mais personalizada”, explica.
Com a Questor como base da operação, a Dacto passou a desenvolver integrações próprias, conectar informações internas e ampliar o uso de automações.
A implantação como projeto de gestão
Quando a troca de sistema aconteceu, foi conduzida como um projeto estratégico, e não apenas como uma mudança de ferramenta.
No início do processo, a Dacto criou um grupo dedicado à implantação, reunindo lideranças e profissionais diretamente envolvidos com os processos que seriam migrados.
“Não dava para, no meio de uma operação já conturbada e cheia de questões manuais, jogar a implantação para a equipe. Isso seria humanamente impossível”, afirma Ivan.
A migração ocorreu gradualmente, conforme o perfil dos clientes e os núcleos de colaboradores. Em aproximadamente três a quatro meses, os principais departamentos já operavam no Questor.
Para Ivan, a liderança tem papel essencial nesse processo. “Você precisa ter uma diretoria engajada, um gestor à frente e alguém que acredite que aquilo vai trazer benefícios para o negócio.”
Na Dacto, cada solução também possui um “guardião”: uma pessoa responsável por acompanhar a implantação, estimular o uso e identificar novas oportunidades de automação. O que colabora para o uso adequado e integral das ferramentas.
Apurações em cinco dias úteis e entregas antecipadas
Com as parametrizações e automações estruturadas na Questor, o escritório passou a concluir a apuração do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) em aproximadamente cinco dias úteis.
“A gente consegue apurar os DAS com cinco dias úteis. Como somos uma contabilidade consultiva, ainda fazemos alguns controles para conferir se as informações estão batendo”, explica Ivan.
As obrigações acessórias também passaram a ser concluídas com antecedência. “Quando apuramos o imposto, a obrigação já está concluída. Conseguimos trabalhar com pelo menos uma competência de antecedência.”
A confiabilidade das informações processadas pela Questor, combinada aos controles desenvolvidos pela Dacto reduziu o esforço operacional e abriu espaço para atividades mais analíticas.
“Sobra tempo para dar mais atenção ao cliente, olhar qual é o problema dele na ponta e apresentar uma solução, sem ficar preso à operação”, afirma.
Integrações que transformam dados em orientação
Atualmente, a Dacto possui dois desenvolvedores internos dedicados à criação de APIs, automações e relatórios personalizados.
A partir das informações disponíveis na Questor, o escritório consegue produzir análises específicas para os clientes.
“Hoje buscamos as informações dentro do sistema, utilizamos inteligência artificial, deixamos tudo pronto e enviamos para o cliente tomar decisão”, relata Ivan.
Antes, a empresa precisava utilizar ferramentas intermediárias para capturar e organizar esses dados. Com a API aberta da Questor, as informações passaram a ser integradas diretamente às soluções desenvolvidas pelo escritório.
“Toda informação está dentro do sistema. Conseguir integrar as soluções da Questor, sistemas externos e aquilo que nós produzimos faz com que a gente converse com o nosso público de forma assertiva, e não genérica.”
Mais tempo para ser consultivo
Hoje, mais da metade da equipe da Dacto atua em áreas consultivas ou serviços especializados, como recuperação de créditos, assessoria jurídica, legalização e tecnologia.
No Fiscal, sete profissionais conduzem a operação de mais de 800 clientes. Segundo Ivan, essa estrutura enxuta é resultado da combinação entre processos definidos, automações e uso integrado do sistema.
Para ele, a atuação consultiva não está apenas em grandes projetos tributários. Ela também aparece na capacidade de identificar problemas cotidianos e orientar o cliente com mais proximidade.
“É perceber que o cliente está emitindo uma nota errada e ter tempo para olhar para ele e falar que aquilo está errado. Quando você observa os pequenos detalhes, consegue observar os maiores.”
Uma evolução que continua
“Tenho certeza de que ainda não usamos nem 50% do potencial do sistema. Tudo o que vamos buscar, descobrimos que tem alguma automação”, comenta Ivan.
Para o empresário, o crescimento exige revisar continuamente as ferramentas que sustentam a operação. “Trocar de sistema é um grande desafio. Vai ter erros, acertos e dificuldades. Mas não dá para continuar preso a uma ferramenta que não entrega o que você busca.”
A trajetória da Dacto mostra que a automação não representa apenas fazer as mesmas tarefas com mais velocidade.
Quando tecnologia, processos e liderança trabalham de forma integrada, o escritório conquista tempo para analisar informações, orientar clientes e ampliar o valor entregue pela contabilidade.
Com a Questor como base da operação, a Dacto continua avançando em direção a um modelo cada vez mais consultivo.
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