Reestruturação de processos ajudou a Invoice Gestão Contábil a direcionar melhor as demandas, preservar históricos e dar mais fluidez à rotina de atendimento da equipe
A Invoice Gestão Contábil, cliente da Questor Sistemas desde 2018, reestruturou sua rotina de atendimento para reduzir dispersões e facilitar a continuidade às demandas dos clientes.
A organização do escritório parte de uma lógica simples: cada solicitação precisa chegar à pessoa certa, sem depender de contatos individuais ou interromper profissionais que estão concentrados em outras atividades.
Entenda como o escritório chapecoense organizou a sua operação de atendimento para trazer mais eficiência à rotina das suas equipes.
Organização para reduzir interrupções na rotina
Parte das mudanças foi motivada pela necessidade de evitar que dúvidas simples chegassem diretamente a profissionais envolvidos em atividades mais técnicas.
Ao separar demandas mais simples daquelas que exigem análise técnica, a Invoice buscou evitar interrupções desnecessárias e direcionar cada solicitação ao profissional mais adequado.
Essa lógica também ajudou o escritório a a reduzir as transferências desnecessárias e facilitar o encaminhamento de situações que exigem análises mais específicas.
Outro ponto importante foi a centralização dos canais de atendimento.
Antes, parte das interações ficava distribuída entre números e contatos individuais. Isso dificultava a continuidade quando havia mudanças na equipe ou quando outro profissional precisava assumir uma solicitação.
A mesma situação já acontecia com e-mails: alguns clientes continuavam procurando pessoas que já não estavam mais responsáveis pelo atendimento.
Agora, com as conversas centralizadas, no Q-Desk, plataforma de atendimento multicanal da Questor, o histórico fica disponível para a equipe e o atendimento deixa de depender de um único profissional.
Dúvidas recorrentes na construção de conhecimento
Na rotina da Invoice, assim como na maioria das contabilidades, alguns assuntos aparecem com mais frequência do que outros. Questões relacionadas à emissão de notas fiscais, por exemplo, estão entre as que podem gerar novos contatos do mesmo cliente em um curto período.
Nesses casos, quando o tema exige uma análise mais aprofundada, a orientação do profissional pode ser registrada para uso futuro.
Tal prática permite que o conhecimento seja reaproveitado pela equipe e, quando necessário, também disponibilizado aos clientes.
Q-Desk apoia o atendimento da Invoice
O Q-Desk passou a fazer parte dessa estrutura como ferramenta de apoio à operação há poucos meses, mas já tem feito a diferença na estrutura de atendimento.
Isso porque a plataforma reúne conversas, histórico e distribuição das demandas em um único ambiente, o que facilita o acompanhamento dos atendimentos por diferentes profissionais.
A plataforma também conta com recursos como base de conhecimento e Copiloto de IA, que podem apoiar a equipe na consulta e no reaproveitamento de informações durante os atendimentos.
Além disso, permite visualizar informações da operação, como volume de conversas, andamento das demandas e prazos de atendimento.
A experiência da Invoice, portanto, mostra como pequenas mudanças de organização e o uso de tecnologia podem impactar a rotina de atendimento. O resultado é um atendimento mais organizado para a equipe e mais simples para quem está do outro lado.
