Você já sabe o que a Reforma Tributária muda na rotina do escritório contábil e nas telas que o seu time fiscal abre todos os dias?
Faça o teste no seu escritório: chame quem lança nota e pergunte o que ele vai fazer diferente quando a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) entrar em vigor. Muitas vezes, a resposta vem em forma de outra pergunta.
Isso não é desatenção do time. É consequência de como a Reforma Tributária chegou até aqui.
O contador leu muito sobre a reforma no plano da legislação, dos princípios e da carga tributária. Mas, quando o assunto é a rotina fiscal, ainda existem muitas dúvidas.
E é justamente na operação que as mudanças começam a aparecer.
As 4 mudanças trazidas pela Reforma Tributária
Vale começar pelo que não muda: a reforma não criou simplesmente uma nova declaração para o escritório entregar. Como resume João Carlos Pellegrini, CEO da Questor Sistemas: “A obrigação acessória principal da reforma é o próprio documento fiscal”.
O que muda é menos visível, porque acontece dentro da operação que já existe. Confira:
1º A origem do dado
Hoje, quando você quer saber quanto um cliente deve de PIS e Cofins, a informação está na escrituração, no SPED e na EFD-Contribuições.
Com a entrada da CBS e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), essas informações passam a estar também dentro do XML do documento fiscal. Por isso, o escritório precisa garantir que os documentos fiscais dos clientes cheguem corretamente.
Em muitos escritórios, o XML de saída já chega por integração. Em outros, o processo ainda depende do envio do cliente.
Esse é um dos fluxos que precisam ser revisados.
2º A classificação passa a ter consequência imediata
O NCM sempre fez parte da rotina fiscal, mas muitas empresas ainda convivem com cadastros antigos ou pouco revisados.
Com IBS e CBS, esse cuidado aumenta. NCM, NBS, CST e cClassTrib passam a ter ainda mais peso na tributação das operações.
Sendo assim, o cadastro errado deixa de ser apenas um problema cadastral e passa a refletir diretamente no documento fiscal emitido.
3º Onde a operação acontece passa a importar
O IBS segue o princípio do destino. Isso significa que o local da operação passa a ter peso na tributação.
Quem hoje concentra a parametrização tributária no CFOP precisará olhar para um conjunto maior de informações.
O CFOP continua importante, mas sozinho não responde mais a todas as perguntas relacionadas ao IBS.
4º A conferência muda de lugar
Na reforma, a apuração assistida passa a utilizar as informações dos documentos fiscais para formar débitos e créditos.
O trabalho, agora, passa a exigir mais atenção ao que aconteceu no documento e não apenas para o resultado consolidado no fim do mês.
Quando houver uma divergência, será preciso identificar onde ela começou: no documento, na classificação, no cadastro ou na escrituração.
Quando aumentar a cartela de clientes pode ser um problema
Essas quatro mudanças já exigem atenção por si só. Mas o impacto tente a crescer quando elas precisam ser repetidas em dezenas ou centenas de empresas.
Em um escritório com trinta clientes, parte desse trabalho ainda pode ser absorvida manualmente. Alguém revisa o cadastro, confere as notas e ajusta o que for necessário. Mas, com trezentos clientes, os mesmos quatro pontos ganham outra dimensão:
- Cadastro: revisar o NCM de um produto se transforma em revisar o cadastro de produtos de centenas de empresas, cada uma com seu próprio histórico.
- Autorização de XML: uma configuração pontual passa a exigir organização e contato com diversos clientes.
- Reconciliação por documento: a conferência, antes concentrada no fechamento, passa a fazer parte da rotina.
- Dúvidas do time: perguntas pontuais podem gerar filas internas, consultas ao suporte e retrabalho.
Ou seja, o problema não está somente na complexidade de cada mudança, mas na quantidade de vezes que ela precisa ser repetida dentro de uma carteira de clientes.
5 dicas de como preparar o escritório para a Reforma Tributária
Entender as mudanças é só o primeiro passo. O próximo é organizar o escritório para colocá-las em prática sem concentrar ajustes, dúvidas e retrabalho no mesmo período.
Para começar essa preparação, vale olhar para cinco pontos:
- Cadastro saneado
NCM e NBS corretos, exceções tratadas e produtos que fogem da regra padrão identificados antes de aparecerem em documentos fiscais emitidos incorretamente.
- Entrada de dados resolvida
XML de saída chegando, notas de serviço capturadas e menos dependência de o cliente lembrar de enviar documentos.
- Simulação com dados reais
Sempre que possível, utilizar o que já está escriturado para comparar cenários e conversar com o cliente com base em números.
- Conferência desenhada
Saber onde olhar quando a nota escriturada não bate com o que aparece na apuração e definir como tratar essa divergência.
- Time treinado nas telas
Não apenas na legislação. A equipe precisa saber onde localizar as novas informações, como conferir IBS e CBS e o que fazer diante de uma inconsistência.
Os quatro primeiros pontos dependem de processos e tecnologia. O quinto depende também de tempo e preparação da equipe, justamente algo que não deve ficar para a última hora.
O que já pode ser feito em 2026?
A tentação de esperar é compreensível. Parte das regras ainda está sendo publicada, existem definições que continuam em evolução e o cronograma da Reforma Tributária ainda terá várias etapas. Mas existem preparações que não dependem dessas definições.
Ou seja, agora o escritório já pode:
- Revisar cadastros;
- Garantir a entrada correta dos documentos;
- Organizar a captura de XML;
- Revisar classificações;
- Testar as rotinas disponíveis no sistema;
- Definir processos de conferência;
- Treinar o time.
O melhor momento para aprender a operar uma nova rotina não é quando cadastro, documento, cliente e fechamento precisam ser resolvidos ao mesmo tempo.
Assim, se o time vai passar por uma curva de aprendizado, é mais seguro distribuir essa preparação ao longo de 2026.
Próximos passos para preparar o escritório para a Reforma Tributária
Como vimos, conhecer as novas regras é uma parte da preparação. A outra é garantir que o time saiba como aplicar essas mudanças no sistema e na rotina do escritório.
Por isso, a Questor está abrindo turmas de implantação da Reforma Tributária.
São quatro encontros ao vivo de duas horas, com o sistema aberto na tela, turma fechada e documentação de apoio para acompanhar cada etapa.
A proposta é sair da teoria e trabalhar as rotinas que o escritório precisa dominar para operar a Reforma Tributária no dia a dia. Para saber mais detalhes, clique abaixo.